Durant cette période difficile, chaque entrepreneur regarde avec attention la moindre dépense. L’optimisation des dépenses est d’autant plus importante lorsqu’on est auto-entrepreneur car ce dernier est imposé sur le montant de son chiffre d’affaires perçu. C’est-à-dire que tout achat au nom de l’entreprise ne peut pas être déduit du chiffre d’affaires. Il ne faut surtout pas penser en termes de charges mais bien en termes de dépenses. En effet, chaque achat se fait au détriment de ses revenus. Pour éviter cela, il est nécessaire d’identifier les dépenses inutiles ou trop élevées pour les supprimer ou les réduire.
Dans cet article on vous récapitule les différentes méthodes pour réduire au mieux vos dépenses : les identifier, les partager, les amortir, faire acheter son client ou réaliser des notes de débours par exemple.
Identifier les dépenses
Pour la pérennité de votre activité, il est important de savoir où va votre argent. Pour ce faire, il est nécessaire de séparer son compte personnel de son compte professionnel. Il est aussi extrêmement important de garder toutes traces de vos dépenses (facture, ticket de caisse etc.). L’objectif est donc d’identifier au mieux vos dépenses et de savoir s’il s’agit de charges fixes ou variables, si elles peuvent être revues à la baisse ou non, voire complètement supprimées.
Il est conseillé de tenir dans un fichier (excel par exemple) vos dépenses hebdomadaires ou mensuelles, afin d’y voir plus clair. Vous pouvez aussi avoir recours à certains outils d’aide à la gestion comptable qui éditent rapidement des graphiques de dépenses. Un réel gain de temps.
Votre expert-comptable peut bien sûr vous accompagner dans cette démarche et vous donner les meilleurs conseils, n’hésitez pas à le contacter.
Faire l’inventaire des contrats
Les contrats représentent la majeure partie de vos frais réguliers mensuels ou annuels en fonction du type d’abonnement (outils de gestion, abonnement internet, électricité etc.). Pour optimiser au mieux vos dépenses, il est nécessaire de faire un nettoyage de vos contrats. D’une part, il faut supprimer les contrats qui ne correspondent plus à vos besoins. D’autre part, il faut essayer de réduire le prix de vos abonnements actuels.
Comparer les offres : En effet, vous pouvez comparer les différentes offres des concurrents ou vous pouvez faire appel à des entreprises qui s’occupent de trouver les meilleurs prix pour vous comme Papernest.
Versions gratuites des outils : Vous pouvez aussi optez pour les versions gratuites des outils. Par exemple, pour créer des devis ou facturer vos missions vous pouvez utiliser Facture.net. Pour planifier des actions commerciales, vous pouvez utiliser les versions gratuites de Mailchimp, Hubsport, Hootsuite. Pour vous organiser et accomplir certaines tâches vous pouvez les versions gratuites des sites comme Notion, Slite ou Trello suffisent.
Réduire vos dépenses de transport
Le transport peut représenter une dépense importante mensuelle. Il est donc important de faire le maximum d’économies sur cette dépense.
Si vous vous déplacez en voiture ou en véhicule utilitaire, il peut être intéressant de partager les frais. Vous pouvez par exemple opter pour des plateformes de covoiturage pour des trajets réguliers surBlablalines ou Klaxit et pour des trajets moins réguliers sur Blablacar. Si vous n’utilisez pas votre véhicule tous les jours, il peut être souhaitable de passer par des plateformes de location entre particuliers (pour louer une voiture ou louer sa propre voiture) comme Getaround.
Si vous vous déplacez en transport en commun, il peut être intéressant de faire le calcul pour savoir si vous prenez un abonnement ou non.
Optimiser vos dépenses d’immobilier
Les dépenses d’immobilier (espace de stockage, bureau etc.) peuvent être très importantes et mettre dans le rouge votre trésorerie. Si vous avez besoin d’un bureau pour travailler ou pour rencontrer vos clients, il peut être habile de réfléchir à un espace de coworking à la carte plutôt que de payer un loyer chaque mois. Il peut aussi être intéressant de privilégier la vidéoconférence pour s’entretenir avec vos clients ou vos fournisseurs plutôt que de louer des salles ou de se déplacer.
Si vous avez besoin d’un espace de stockage, vous pouvez partager ce coût avec un ou plusieurs autres entrepreneurs.
Réduire vos dépenses de matériel
Il n’est pas toujours facile de trouver la meilleure offre de téléphone, d’ordinateur, de matériel informatique et de connexion. Prenez un peu de temps pour trouver votre offre la plus adaptée et au meilleur prix pour vous, ce sont des petites économies qui sont toujours bonnes à prendre.
Matériel de seconde main : Le matériel peut constituer un poste de dépense important dans votre activité. L’achat de matériel de seconde peut être une bonne solution pour coupler prix et qualité. Vous pouvez par exemple acheter vos objets multimédias sur Backmarket par exemple. Pour les professions de l’industrie ou du BTP, vous pouvez acheter du matériel de seconde main sur Backacia ou sur Applanat.
Partage des dépenses et tarifs de groupe : Certaines dépenses de matériel sont lourdes, et parfois, avoir un tarif de groupe est nettement plus avantageux. Vous pouvez vous rapprocher d’un autre auto-entrepreneur pour partager les frais. Local, imprimerie, carburant, parking, dépenses énergétiques ou de transport, etc. Rapprochez-vous de la communauté des auto-entrepreneurs pour bénéficier de leurs “bons plans”.
Anticiper le futur
Amortissement des dépenses : La notion d’amortissement est aussi très importante. En effet, il ne faut pas toujours chercher à vouloir faire des économies uniquement sur le moment, essayez de voir à long terme. Par exemple : si vous faites appel à un imprimeur professionnel, peut-être que l’achat d’une imprimante peut vous revenir moins cher à long terme. Réfléchissez à l’usage que vous pourrez en avoir, la fréquence d’utilisation et son prix à la revente.
Prévision des dépenses et des impôts : Anticiper le futur est aussi une nécessité pour bien gérer sa trésorerie. En effet, il est important de prévoir quelles seront vos prochaines dépenses et notamment vos dépenses d’impôts. La budgétisation de vos impôts est donc très importante.
Si vous sous-estimez l’impôt, la santé financière de votre activité peut être mise à mal. Il faut donc prévoir de mettre au moins 25% à 30% de tout ce que vous gagnez, ce qui permettra la plupart du temps de régler vos impôts et d’avoir une marge de manœuvre pour des dépenses exceptionnelles.
Paiement en temps et en heure de vos clients : Pour éviter de piocher dans vos réserves financières et mettent en péril votre activité, il faut faire en sorte que vos clients vous paient en temps et en heure. En effet, certains clients tardent à payer voire parfois oublient. Vous pouvez créer un calendrier des paiements ou des rappels de date d’échéance pour pouvoir relancer au mieux vos clients.
Si un client ne paie pas, vous avez deux recours : le règlement à l’amiable (mail de relance, frais de pénalités etc.) ou le passage par la voie judiciaire. Pour être accompagné(e) dans cette démarche, vous pouvez avoir recours au Médiateur des entreprises.
La Médiation des entreprises aide les chefs d’entreprise et les indépendants à trouver des solutions pour toutes les sortes de différends que vous pouvez rencontrer avec une administration ou une autre entreprise.
Faire acheter le client
En fonction de votre activité, vous pouvez être amené(e) à avancer les frais de matériels ou frais de déplacement pour le client et celui-ci vous rembourse par la suite. Cela peut gonfler votre chiffre d’affaires ce qui n’est pas avantageux pour vous. Vous pouvez alors faire acheter le matériel par votre client, cela ne sera pas visible dans votre comptabilité. Cela peut aussi être intéressant car il vous permet de ne pas avoir à avancer de l’argent sur votre trésorerie.
Facturer la note de débours
La note de débours est un justificatif d’un achat via une facture au nom et adresse du client qui vous remboursera la dépense de manière exacte. Cela permet de ne pas faire augmenter votre chiffre d’affaires puisque vous n'hésiterez pas de facture.
Attention, cette manipulation est possible uniquement dans le cas d’une facture pour un particulier. Un professionnel ne pourra pas rembourser un montant TTC car il aura acheté HT.
Exemple : Vous êtes auto entrepreneur dans le bâtiment, vous effectuez des travaux chez un particulier pour une prestation d’un montant de 2000 euros.
Cas n° 1 : vous prenez en charge l’achat de la peinture pour 600 euros que vous refacturez ensuite à votre client. Votre chiffre d’affaires est de 2000 + 600 = 2600 €. Vous allez payer environ 23% de cotisations sociales sur 2600 € soit 598 € et un peu moins de 2% de prélèvement libératoire soit 60€ si vous avez opté pour ce mode d’imposition. Bilan : vous avez gagné : 2600-600 - 598 – 60= 1342€
Cas n°2 : vous faites acheter la peinture par votre client en frais de débours et ne lui facturez pas dans votre prestation.
Votre chiffre d'affaires est de 2000€ sur lesquels vous allez payer environ 23% de cotisations sociales (soit 460 euros) et moins de 2 % en prélèvement libératoire (soit 40€).
Bilan : vous avez gagné : 2000 – 460 – 40 = 1510€.
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