L’expertise-comptable s’est digitalisée depuis plusieurs années. Aujourd’hui, les outils technologiques pour suivre votre comptabilité sont devenus présents chez les cabinets comptables en ligne et chez beaucoup de cabinets physiques.
Avec cette digitalisation, beaucoup d’outils existent pour la gestion comptable : logiciels à installer, logiciels en SAAS, avec ou sans synchronisation…
Le logiciel comptable peut donc être un allié précieux, mais il ne fait pas tout ! Retenez que c’est un assistant comptable et qu’il vous faudra aussi choisir un cabinet comptable si vous souhaitez déléguer la gestion de votre comptabilité.
Quelles sont les possibilités ?
Il existe beaucoup d’outils pour gérer votre comptabilité, qui proposent des services et des fonctionnalités différentes. Il faut d’abord différencier les logiciels comptables qui sont à télécharger et installer sur ordinateur, avec les outils en ligne qui sont accessibles à distance avec une connexion internet.
Selon le type d’outil digital pour votre comptabilité, il y aura des différences sur le type de licence, la gestion des données, les fonctionnalités, le coût, ainsi que la maintenance et les mises à jour.
Les outils en mode Acquisition
Concernant les logiciels à acheter puis à télécharger sur le serveur de l’entreprise, on parlera d’un mode Acquisition ou On-premise.
Avec un logiciel, vous achetez la licence et vous en êtes donc propriétaire. Vous n’avez pas besoin d’internet pour accéder à votre outil en Acquisition et c’est à vous d’héberger et de sécuriser vos données.
Avec un logiciel en Acquisition, votre société devra aussi prendre un contrat de maintenance (facultatif) et gérer les incidents qui peuvent se produire.
Au niveau du tarif, le coût ne se limite pas à l’achat initial du logiciel en Acquisition.
La société doit prévoir le coût de la licence, ainsi que les coûts d’hébergement du logiciel (adresse VPN), et les mises à jour souvent payantes.
On retient donc que la solution en Acquisition est un vrai investissement pour la société, qui sera pertinent si vous êtes à la recherche de fonctionnalités précises et de personnalisation.
Les outils en mode SaaS
Le mode SaaS (Software as a Service) est une forme de logiciels sous forme de cloud. Autrement dit, l’accès au logiciel fonctionne par accès à internet. Dans ce fonctionnement, c’est le fournisseur du logiciel qui est propriétaire de son exploitation.
Avec un outil en SaaS, vos données sont directement hébergées sur un serveur à distance et accessibles via un cloud.
La sécurisation de vos données est aussi déléguée au fournisseur du logiciel. Les mises à jour et la maintenance en SaaS sont aussi assurées par le développeur du logiciel.
En termes de coûts, la solution SaaS sera donc plus économique, et il faudra seulement compter le prix de l’abonnement, souvent mensuel et variable selon le nombre d’utilisateurs.
Les logiciels de facturation et de comptabilité
On distingue aussi parmi les logiciels de gestion, les outils de facturation et de comptabilité. Ce sont deux solutions qui peuvent vous aider dans la gestion de votre société : les outils de facturation vous permettent de gérer l’ensemble de vos devis, de votre facturation, et le suivi de l'encours clients.
Il existe des solutions en Acquisition ou en Saas, gratuites ou payantes selon les éditeurs. Chez l’expert-comptable.com, Tiime Invoice vous permet de gérer gratuitement sur mobile ou ordinateur, l’ensemble de votre facturation en temps réel.
Les outils de suivi comptable sont ceux qui se synchronisent avec votre compte bancaire professionnel pour récupérer les écritures et faire leur rapprochement comptable. Il existe des logiciels là encore en Acquisition ou en SaaS, gratuits ou payants.
La différence essentielle est entre les solutions qui sont des assistants comptables ou des outils comptables intégrés à un service d’expertise-comptable.
Les assistants comptables vont vous aider dans la gestion de la comptabilité de votre société, mais ils ne vont pas jusqu’à remplacer les services d’un cabinet comptable car c’est à vous de faire les déclarations fiscales tout au long de l’année, et de vous charger du dépôt des comptes (bilan, compte de résultat et liasse fiscale) en fin d’exercice comptable.
Les solutions qui sont proposées directement par le cabinet d’expertise comptable servent à collecter les éléments de votre société pour produire ces obligations, mais c’est au comptable de s’en charger.
Chez L-Expert-Comptable.com, Tiime Accounts permet à nos experts-comptables de récupérer les pièces tout au long de l’année via l’interface connectée, pour gérer toutes vos obligations comptables et vous laisser vous consacrer pleinement à votre activité.
Quel est votre besoin ?
Parmi tous les choix possibles, il faut vous demander quel est votre besoin pour savoir vers quelle solution s’orienter. Plusieurs critères importants sont à prendre en compte.
Votre type d’activité
Votre besoin en outil comptable va d’abord dépendre de l’activité exercée par votre société.
Un freelance qui propose des prestations de services en consulting par exemple va avoir un traitement comptable beaucoup moins complexe qu’un artisan qui gère des stocks et qui achète et revend des produits.
Pour ces exemples, l’un pourra utiliser un outil en SaaS, alors que l’autre devra sans doute prendre une solution de logiciel en Acquisition.
La taille de votre entreprise
Selon la taille et la structure de votre société, les possibilités seront différentes. Pour un indépendant, des solutions Saas ou en Acquisition avec des fonctionnalités simples peuvent suffire.
Si on prend l’exemple d’une activité de PME ou de grande entreprise, on recommandera plutôt l’installation d’un logiciel en Acquisition par l’entreprise, qui a souvent un comptable en interne.
Le budget dont vous disposez
En fonction des solutions, nous avons vu que le coût est variable entre les outils en SaaS et en Acquisition. Il faudra donc réfléchir à votre budget en fonction de votre choix entre les deux solutions.
Pour vous aider à choisir, il faut avoir une vision à long terme en calculant s’il est préférable de consacrer un budget mensuel régulier et connu dans une solution SaaS ou bien un budget initial en Acquisition, suivi de coûts sur les mises à jour, la maintenance ou la sécurisation des données à votre charge.
Comment choisir votre logiciel ?
Une fois votre besoin bien défini, il vous reste à choisir parmi les offres celle qui est le plus adaptée pour vous. Plusieurs critères peuvent vous aider à choisir.
Le temps consacré à votre comptabilité
Demandez-vous quel est le temps maximum que vous acceptez de consacrer à la gestion de votre comptabilité. La différence se fera surtout entre les outils d’assistance et les outils qui vont avec un suivi comptable. Dans le cas d’un assistant comptable, vos démarches seront simplifiées avec des données prêtes à l’emploi.
Vous devrez tout de même vous charger des formalités auprès des impôts, du CFE, ou du Greffe principalement. Avec un outil qui est intégré dans un service de comptabilité, vous choisissez de déléguer à 100% les obligations comptables de votre société pour vous consacrer pleinement à votre activité.
Plusieurs niveaux de délégation et de responsabilité
Si vous choisissez un assistant comptable, vous restez responsable de vos comptes aux yeux de l’administration fiscale.
En cas d’erreur ou d’anomalie, c’est donc contre vous que l’on se retournera. En confiant votre comptabilité à un expert-comptable, vous lui transférez la responsabilité juridique de la tenue de vos comptes. En cas de problèmes, c’est donc l’expert-comptable qui est concerné.
Quelles sont les fonctionnalités proposées ?
Pour choisir le meilleur outil de comptabilité, regardez quelles fonctionnalités sont proposées. Est-ce que l’interface utilisateur comprend des tableaux de bord en temps réel sur votre activité : chiffre d’affaires, trésorerie, facturation… ?
Renseignez vous aussi sur les possibilités de faire des exports de données sous le format que vous souhaitez afin d’avoir des états précis à la demande.
L’ergonomie générale de l’application ou de l’outil est aussi un critère important, car vous allez l’utiliser régulièrement. Profitez des essais gratuits disponibles sur beaucoup d’outils et d’applications. C’est le meilleur moyen de faire votre choix !
Et si vous externalisez complètement votre comptabilité ?
Les outils digitaux vous permettent donc de simplifier la gestion de votre comptabilité et de remplir facilement vos bilans, comptes de résultat et déclarations.
Mais vous consacrez toujours du temps à la comptabilité en faisant vos déclarations vous-même !
Pourquoi opter pour un expert-comptable ?
Confier la gestion de votre comptabilité à un cabinet d’expertise-comptable vous permet de déléguer la saisie comptable mais aussi de bénéficier du conseil sur les performances de votre activité.
Un expert-comptable est surtout juridiquement responsable des comptes de votre société. En déléguant votre saisie et votre gestion comptable, vous déléguez aussi le risque en cas d’erreurs ou de retard sur toutes vos obligations fiscales et comptables.
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Tiime est une solution de comptabilité en ligne facilitant la coopération entre vous et votre expert-comptable. Les deux applications, Invoice et Accounts, sont accessibles via smartphone ou en ligne.
Invoice assure une facturation fiable et en temps réel. Accounts permet d'envoyer vos documents comptables à votre expert par simple photo.
Tiime simplifie la vie de votre comptable et vous évite des tracas.
Bonus : si votre expert-comptable utilise déjà Tiime (comme chez L-Expert-Comptable.com), l'accès aux applications est gratuit pour vous !
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