Comptabilité : que doit faire absolument un Freelance lors de sa 1ère année ?

Se renseigner sur ses obligations comptables

Lors du lancement de votre entreprise individuelle, vous ne pouvez pas ignorer les obligations comptables qui vous incombent.

Quel que soit le statut que vous choisissez, vous avez l’obligation de remettre une facture qui comporte les mentions obligatoires lors de chaque vente ou prestation et de conserver toutes les pièces justificatives pendant une durée de 10 ans. Découvrez les particularités propres à chaque régime.

Les obligations comptables d’une micro-entreprise

En tant qu‘indépendant enregistré sous le régime de la micro-entreprise, vous devez obligatoirement :

• tenir un livre de recettes encaissées, ainsi qu’un registre des achats pour les activités de vente de marchandises ;
• détenir un compte bancaire dédié à l’activité si votre auto-entreprise génère plus de 10 000 euros de recettes par an pendant deux années civiles consécutives. Pour faciliter le suivi de votre activité, il est recommandé d’en ouvrir un même si vous vous situez sous ce seuil.

Le régime micro-social vous exempte de la préparation de comptes annuels ainsi que de la tenue d’un grand livre.

Votre entreprise individuelle bénéficie du régime micro-BIC si elle ne dépasse pas un chiffre d’affaires annuel de :

• 176 200 euros pour une activité de vente de marchandises ;
• 72 600 euros pour une activité de prestation de services ;
• 72 500 euros pour une activité qui relève des bénéfices non commerciaux, on parle dans ce cas de régime micro-BNC.

Les obligations comptables d’une entreprise individuelle au régime de la déclaration contrôlée

Si vous exercez une profession libérale, réglementée ou non, et que vous réalisez des bénéfices commerciaux déclarés supérieurs à 72 500 euros HT par an pendant deux années consécutives, vous passez du régime micro-BNC au régime de la déclaration contrôlée.

Les obligations comptables du freelance avec ce régime sont les suivantes :

• tenir un journal des recettes et des dépenses et un registre des immobilisations et des amortissements ;
• préparer un compte de résultat fiscal au moyen de la déclaration n° 2035, mais vous êtes dispensé de la préparation des comptes annuels.

Les obligations comptables d’une entreprise individuelle au régime réel simplifié d’imposition

Pour bénéficier du régime réel simplifié d’imposition (RSI), votre entreprise individuelle doit avoir un chiffre d’affaires qui respecte les seuils suivants :

• entre 176 200 euros HT et 818 000 euros HT par an pour les activités de vente de marchandises ;
• entre 72 600 euros HT et 247 000 euros HT par an pour les activités de prestation de services.

Les entreprises soumises au RSI profitent d’obligations comptables allégées par rapport au régime réel normal, qui consistent à :

• tenir une comptabilité simplifiée composée d’un livre journal et d’un grand livre ;
• constater les créances et les dettes à la clôture de l’exercice ;
• procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des en-cours de production ;
• fournir des comptes annuels simplifiés à l’administration fiscale et les déposer auprès du RCS, mais vous êtes dispensé des annexes comptables.

Les obligations comptables de l’entreprise individuelle soumise au régime réel normal

Au-delà des seuils évoqués précédemment, votre société est soumise au régime réel normal, ce qui implique la tenue d’une comptabilité plus « lourde » :

• procéder à l’enregistrement comptable chronologique des mouvements qui affectent le patrimoine de votre entreprise ;
• tenir un livre journal et un grand livre ;
• décliner la comptabilite dans plusieurs journaux auxiliaires qui seront rassemblés dans le journal centralisateur ;
• faire un inventaire au moins une fois par an ;
• établir des comptes annuels et les déposer auprès du RCS.

Choisir son type de comptabilité

En fonction du régime auquel est soumise votre entreprise individuelle, mais également selon vos besoins pour effectuer le suivi de votre activité, vous avez le choix entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement. Mais laquelle choisir ? Zoom sur ces deux méthodes comptables.

La comptabilité de trésorerie

Vous pouvez opter pour la tenue d’une comptabilité de trésorerie uniquement si votre activité d’indépendant relève des bénéfices non commerciaux (BNC) ou si vous êtes soumis au régime micro-BIC ou du RSI pour les bénéfices industriels et commerciaux (BIC).

Elle présente trois avantages :

• une méthode de comptabilisation simple qui se base uniquement sur les relevés bancaires et les livres de caisse ;
• un gain de temps et des économies sur vos honoraires comptables grâce au faible nombre d’écritures à encoder ;
• un classement facilité avec uniquement les justificatifs à joindre derrière chaque relevé bancaire.

Néanmoins, une comptabilité de trésorerie vous handicape dans votre activité de freelance lorsque vous souhaitez :

• réaliser le suivi de vos fournisseurs et de vos clients, car vous ne disposez pas d’un grand livre des tiers non lettrés. Vous devrez tenir des tableaux de suivi annexes, surtout si vous travaillez avec de nombreux intervenants ;
• réaliser une situation trimestrielle, car vos données se basent uniquement sur votre activité financière sans tenir compte de vos engagements.

Si le développement de votre entreprise individuelle nécessite un suivi régulier et précis, vous pouvez opter volontairement pour la comptabilité d’engagement.

La comptabilité d’engagement

La tenue d’une comptabilité d’engagement est obligatoire uniquement pour les sociétés non éligibles à la comptabilité de trésorerie. Cette méthode se base sur les dépenses engagées et les factures émises, chaque engagement reçu ou donné par votre entreprise entraîne un mouvement comptable.

Bien que plus complexe, la comptabilité d’engagement vous permet :

• d’obtenir une image plus fidèle de la situation financière et patrimoniale de votre société ;
• d’accomplir un suivi plus performant des dettes et des créances.

Ses plus gros inconvénients sont :

• la multiplication du nombre d’écritures ;
• l’obligation de réaliser un état de rapprochement bancaire.

Mensualiser son suivi

Maintenant que vous travaillez à votre compte, votre temps compte plus que jamais. Afin d’en perdre le moins possible, alliez rigueur et organisation pour votre gestion administrative.

Inutile de se connecter tous les jours à votre compte professionnel pour vous assurer que votre client a réglé votre facture. À l’inverse, n’attendez pas plusieurs mois avant de mettre de l’ordre dans vos dépenses effectuées et vos factures émises.

Bloquez-vous environ 15 minutes chaque mois pour exécuter vos tâches administratives et ranger vos documents. Pour le classement, privilégiez la simplicité avec un classeur comprenant douze intercalaires ou un dossier dématérialisé avec un sous-dossier par mois dans lesquels vous placerez vos pièces comptables.

En revanche, ouvrez votre courrier professionnel et vos e-mails au fur et à mesure pour vous éviter de mauvaises surprises.

Digitaliser sa comptabilité

La comptabilité ne se pratique plus avec un boulier depuis longtemps, et même si vous trouvez encore des carnets de factures dans le commerce, nous vous conseillons de digitaliser votre comptabilité.

Au-delà de l’aspect écologique, vous économisez du temps et de l’argent en utilisant le maximum de documents numériques :

• vous limitez votre volume de courrier entrant ;
• vous envoyez vos factures à vos clients sans frais postaux ;
• vous accédez à vos fichiers où que vous vous trouviez ;
• votre comptable met à jour votre comptabilité sans se déplacer.

La durée de conservation des pièces comptables est de 10 ans, même pour un indépendant. Optez pour un espace de stockage digital pour vous éviter plusieurs étagères remplies de classeurs. Nous vous recommandons d’effectuer régulièrement une sauvegarde sur un disque dur externe ou une clé USB. Deux précautions valent mieux qu’une !

Faire appel à un expert-comptable

Si vous disposez des compétences nécessaires, vous pouvez vous charger vous-même de la tenue de votre comptabilité. Mais faire appel à un expert-comptable vous apporte des bénéfices non négligeables.

Réduire le risque d’erreurs

Tenir la comptabilité de votre entreprise individuelle, ce n’est pas seulement mettre des chiffres dans des cases et encoder des factures dans un logiciel. Au-delà de l’aspect comptable, l’environnement fiscal et juridique de votre activité mérite aussi une attention toute particulière.

En confiant votre comptabilité à un professionnel, vous lui déléguez également la responsabilité et réduisez le risque d’erreurs qui peuvent avoir des conséquences dramatiques pour vous et votre entreprise.

Gagner du temps

Devenir indépendant ne rime pas avec s’occuper de tout soi-même. Avec Internet, vous avez accès à la plupart des informations pour effectuer votre comptabilité sans l’aide d’un professionnel, mais combien vaut votre temps ?

Au démarrage de votre activité de freelance, concentrez-vous sur les tâches les plus importantes : prospecter et réaliser des missions. Toute l’énergie que vous consacrez à la tenue de vos comptes n’assure pas la pérennité de votre entreprise, car vous ne facturez pas ce temps à vos clients.

Bénéficier de conseils avisés

Un expert-comptable se tient informé de tous les changements de législation qui impactent la vie de votre société. C’est son rôle de réaliser cette veille pour vous et de vous conseiller. Il vous apporte un éclairage extérieur et un avis objectif sur le développement de votre activité.

De plus, il vous fournit des tableaux de bord adaptés pour bénéficier d’une meilleure visibilité sur votre situation professionnelle et sur la santé financière de votre entreprise.

Profitez de notre service en ligne gratuit, nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner dans la gestion comptable de votre activité.