Notes de frais : modalités de remboursement, régime fiscal et social

La note de frais : définition

Le salarié qui engage des dépenses personnelles dans le cadre de son activité professionnelle doit être remboursé par l’entreprise via l’établissement d’un document appelé note de frais.

La note de frais liste l’ensemble des dépenses effectuées par le salarié pour le compte de l’entreprise au cours d’une certaine période, généralement mensuelle. Ces dépenses sont justifiées par une facture (sauf exception). Elles se justifient par l’exercice de l’activité et/ou l’intérêt de l’entreprise, mais attention, pour être remboursées, les sommes engagées par le salarié doivent être proportionnelles au besoin réel.

Les notes de frais sont à la seule charge de l’employeur et ne peuvent venir réduire le salaire versé.

Les modalités de remboursement des notes de frais

Le remboursement des notes de frais peut être opéré par l’entreprise selon le système des frais réels ou au forfait.

Le remboursement des frais réellement engagés

Avec le système des frais réels, l’employeur rembourse la somme exactement engagée par le salarié, sur présentation d’une facture ou d’un justificatif de paiement pour pouvoir établir la note de frais

Le remboursement des frais de manière forfaitaire

La méthode forfaitaire entraîne le remboursement automatique du salarié à hauteur d’un montant fixe et récurrent évalué par l’employeur.

En principe, le montant est identique pour tous les salariés de l’entreprise qui occupent le même poste ou selon la catégorie socioprofessionnelle. Par exemple, dans un souci de simplification pour l’entreprise, tous les commerciaux qui utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels bénéficient d’un remboursement forfaitaire mensuel de leurs frais kilométriques.

Le régime fiscal et social des notes de frais

Pour certains remboursements, l’administration fixe un seuil au-delà duquel la somme versée n’est pas fiscalement traitée dans la catégorie des notes de frais, mais comme avantages en nature pour le salarié. C’est le cas des dépenses suivantes :

• les repas au restaurant pour le salarié en déplacement et empêché de regagner sa résidence

• la restauration sur le lieu de travail ou en-dehors des locaux de l’entreprise

• les indemnités kilométriques

• les dépenses d’hébergement

• les dépenses d’installation dans un logement dans le cadre d’une mobilité professionnelle

• les frais engagés pour s’équiper en outils des nouvelles technologies

• les frais engagés pour le télétravail

En bref, pour certaines dépenses :

• en dessous du seuil fixé par l’administration fiscale, le remboursement est traité comme une note de frais

• au-delà du seuil, la somme versée est traitée comme un avantage en nature

Le régime fiscal des remboursements de frais

Les frais remboursés de manière forfaitaire ou au réel ne sont pas soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu du salarié, dans la limite des seuils prévus le cas échéant par l’administration fiscale. Au-delà, les montants remboursés sont considérés comme des avantages en nature, c’est-à-dire qu’ils sont soumis à l’impôt sur le revenu.

Les remboursements opérés par l’entreprise sont déductibles de son résultat imposable, dans la limite des seuls prévus le cas échéant par l’administration fiscale.

Le régime social des remboursements de frais

Les notes de frais forfaitaires et réelles sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des seuils prévus le cas échéant par l’administration fiscale. Au-delà, les frais sont considérés comme des avantages en nature, c’est-à-dire qu’ils sont soumis à cotisations sociales.

Les règles pour établir une note de frais

Les notes de frais n’ont pas de délai obligatoire à respecter pour leur établissement ; la loi parle d’un « délai raisonnable ». En pratique, elles sont établies mensuellement. Il est également possible que l’entreprise avance les sommes nécessaires au salarié.

Le formalisme de la note de frais est assez libre. Le salarié doit remplir un document généralement mis en place par l’employeur et le transmettre au service comptable pour remboursement, accompagné du justificatif de la dépense (facture). La note de frais mentionne l’objet des différentes dépenses réalisées durant le mois, la date, le montant et éventuellement le contexte.

La note de frais pour les dépenses de restaurant

Ces frais sont remboursables par l’entreprise à condition d’être justifiés par une note de restaurant (indiquant date et montant). En cas de contrôle URSSAF, le(s) nom(s) et qualité(s) de(s) l’invité(s) devront être indiqués au dos.

Les frais de nourritures constituent une note de frais, mais ils sont traités comme des avantages en nature au-delà du premier déjeuner d’affaires par semaine et par salarié.

Notez que si le salarié bénéficie de chèques déjeuner , l’employeur devra déduire du solde des titres le nombre de repas pris en charge par la société par le biais de note de frais.

La note de frais pour les dépenses d’hébergement et de logement

Les frais d’hébergement sont remboursables par l’entreprise à condition que le salarié ne puisse pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (éloignement minimum de 50 km) ou de la faible desserte de son domicile par les transports en commun (trajet minimum fixé à 1h30). Ces frais devront être justifiés par une facture.

Les indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques concernent le salarié qui utilise son véhicule personnel au profit de l’entreprise. Le salarié peut se faire rembourser les indemnités kilométriques aux frais réels (en prouvant le kilométrage privé et professionnel) ou au forfait, en utilisant la méthode fiscale dite du barème kilométrique.

Pour bénéficier du barème kilométrique, le salarié doit mentionner dans sa note de frais :

• la raison de ses déplacements au cours de la période

• les lieux des missions

• le nombre de kilomètres effectué

• les péages sur autoroutes et leur montant, le cas échéant

• le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (justification par certificat d’immatriculation)

Le forfait lié au barème kilométrique sert à rembourser les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, usure du véhicule et assurance.

Les erreurs à ne pas commettre en matière de notes de frais

Plusieurs erreurs peuvent conduire à ne pas se faire rembourser ses notes de frais ou à une subir une fiscalité désavantageuse :

• l’absence de facture (perte, oubli...)

• le mauvais choix du régime d’indemnisation, notamment un remboursement au forfait, alors que les frais réellement engagés sont plus élevés

• un remboursement trop élevé pour le salarié, notamment lorsque l’administration fixe un seuil maximum au-delà duquel la somme est imposable et soumise à cotisations sociales dans la catégorie des avantages en nature