La certification Qualiopi est un gage de qualité pour les prestataires d'actions pour le développement des compétences. Elle est désormais obligatoire et présente plusieurs avantages. Quels sont les critères pour l'obtenir ? Comment l'obtenir ? Combien coûte-t-elle ? Pour tout savoir, poursuivez la lecture !
Qu'est-ce que la qualification Qualiopi ?
La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 inclut un article qui oblige la certification par un organisme tiers, pour les organismes qui réalisent des actions liées au développement de compétences et qui veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés (financement par un opérateur de compétences, par l'Etat, par les régions, par la Caisse des Dépôts et Consignations, par Pôle Emploi ou par l'Agefiph).
Le Qualiopi est le nom du Référentiel National Qualité (RNQ).
Au 1er janvier 2022, la certification qualité sera obligatoire.
La marque Qualiopi concerne tous les prestataires dont les formateurs indépendants dispensant des actions:
de formation
de bilans de compétences
qui permettent de faire valider les acquis de l'expérience
de formation par apprentissage
Pourquoi avoir cette certification Qualiopi ?
Cette certification devenue obligatoire, permet aux prestataires d'actions pour le développement des compétences d'être attestés de la qualité du processus mis en place et de favoriser une plus grande lisibilité de l'offre de formation auprès des entreprises et des usagers.
Bien que la certification soit une obligation, elle présente des avantages tels que:
rassurer vos clients et vos financeurs en leur assurant la qualité de vos services
une meilleure position sur le marché
satisfaire au mieux vos clients puisque le suivi des appréciations et la gestion de l'expérience client ont une place principale dans la certification
la simplification de la gestion administrative parce que cette certification prévoit un référentiel unique et est reconnue par tous les financeurs
monter en compétences et rester compétitif grâce aux audits réguliers qui se font dans une logique d'amélioration constante
Les critères pour obtenir la certification Qualiopi
Afin d'obtenir la certification Qualiopi, il existe 7 critères qualité qui sont les suivants:
Informer le public concernant les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
Identifier de manière précise les objectifs des prestations proposées et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.
Adapter les prestations et les modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre aux publics bénéficiaires.
Mettre en adéquation les prestations mises en œuvre et les moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement.
Qualifier et développer les connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
Le prestataire doit s'inscrire et s'investir dans son environnement professionnel.
Recueillir et prendre en compte les appréciations et les réclamations formulées par les parties prenantes concernant les prestations délivrées.
Comment obtenir la certification Qualiopi et combien de temps dure-t-elle ? Les démarches
Sur la base du référentiel national qualité, les organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d'accréditation (Cofrac) ou une instance de de labellisation reconnue par France compétences peuvent délivrer la marque Qualiopi.
Afin d'obtenir la certification Qualiopi, 3 étapes sont à suivre.
Les prestataires d'actions concourant au développement des compétences se chargent de:
formuler une demande de certification auprès d'un organisme certificateur
signer un contrat avec un organisme de certification
se soumettre à plusieurs audits : l'audit initial, l'audit de surveillance à plus ou moins 18 mois et enfin, l'audit de renouvellement au bout de 3 ans
En effet, à l'issue du résultat favorable de l'audit initial, la certification Qualiopi est valable 3 ans.
Combien coûte la certification ? Les tarifs
La certification Qualiopi est payante.
En effet, les dépenses de l'audit sont obligatoires mais des dépenses liées à un éventuel accompagnement (facultatif) dans la démarche peuvent s'ajouter. Un conseiller d'un cabinet spécialisé peut faire gagner du temps et rendre les procédures plus simples.
Dépense obligatoire : coût de l'audit
Comme évoqué plus haut, une des étapes pour obtenir la certification est de se soumettre aux audits.
Ceux-ci sont obligatoires et payants.
Audit initial
Un cabinet certificateur accrédité par le COFRAC réalise l'audit. La liste, contenant 27 organismes, est publiée par le ministère du travail. Chaque structure affiche librement ses tarifs qui peuvent aller de 950€ à 1400€ HT/jour.
De plus, il est nécessaire de se questionner sur certains coûts afin de savoir s'ils sont inclus ou en supplément comme les frais de dossier, les frais de déplacement, les frais de report ou d'annulation...
Audit de surveillance
L'audit de surveillance est aussi obligatoire et doit être organisé entre le 14e et le 22e mois après l'audit initial. Son coût représente la moitié de celui de l'audit initial.
Audit de renouvellement
L'audit de renouvellement se déroule dans les mêmes conditions que l'audit initial.
Sachant que la certification est valable 3 ans, le coût global de préparation et de certification doit être anticipé et prévu tous les 3 ans.
Dépense facultative : coût de l'accompagnement
L'audit peut se faire seul mais le processus est long et complexe. Il serait intéressant de faire appel à un professionnel mais dans ce cas, des coûts supplémentaires sont à prévoir.
Différentes possibilités s'offrent à vous :
L'accompagnement pour préparer l'audit
La préparation de l'audit peut durer plusieurs mois où le dirigeant de l'organisme de formation consacre plusieurs heures de travail par semaine. Afin de gagner du temps et de l'efficacité, le conseil d'un cabinet spécialisé est utile dans certains cas. L'accompagnement sera poussé ou non selon les besoins et les caractéristiques de l'entreprise. Ce qui va faire varier la durée et le coût de la préparation de l'audit.
Le coût de l'accompagnement afin de préparer l'audit varie selon les prestations.
Les packs dédiés à la certification Qualiopi, vous livrant l'ensemble des documents nécessaires, à personnaliser, pour avoir un dossier complet à présenter lors de l'audit.
Tarifs : 300 à 400€ HT
Pour qui ? Les personnes qui n'ont pas les moyens d'avoir un expert dédié pour leur projet et qui ont du temps à passer dans la personnalisation des documents.
L'accompagnement sur mesure par un expert en qualité de la formation
Tarifs : 80 à 150€ HT/heure sachant que pour un accompagnement, il faut compter de 5h à 21 heures. La moyenne est de 10 heures de conseil, c'est-à-dire 1000€ HT.
Pour qui ? Les organismes de formation qui sont déjà installés et qui ont pour souhait de déléguer, d'externaliser la mise en conformité de leur activité.
Dépense supplémentaire: L'utilisation d'un logiciel spécifique, proposé par le cabinet d'accompagnement, qui fait gagner du temps. Son coût varie entre 270€ à 670€ HT.
Se former à la préparation de l'audit
Certains spécialistes Qualiopi ont les compétences pour intervenir dans le cadre d'une formation professionnelle.
Tarifs : entre 700€ et 2500€ HT (pour une durée de 7h à 21h). La moyenne est d'environ 1600€ HT pour 14 heures de formation.
Le diagnostic préalable
Le diagnostic se fait avant de commencer la préparation, avec un cabinet ou seul. Le but est d'avoir un état des lieux, écrit et détaillé, qui indique les points conformes et non conformes pour chaque indicateur.
Tarifs : de 600€ à 1200€ HT/jour.
Audit à blanc ou pré-audit
Le pré-audit permet de vous rassurer et de vous mettre en condition avant l'audit. Le prestataire réalisera un rapport écrit avec des commentaires sur tous vos indicateurs ou uniquement ceux non conformes.
Tarifs : de 600€ à 1200€ HT/jour.
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