Pourquoi attendre des heures au guichet de la gare quand il est possible d'imprimer son billet de train depuis chez soi ? Aujourd'hui une grande partie des échanges sont dématérialisés : échange de mails, course en ligne, on peut même remplir sa grille de loto sur internet ! Alors face à l'arrivée massive des factures électroniques, plusieurs questions se posent à l'entrepreneur, comment gérer cette dématérialisation des documents comptables ? Cette dématérialisation des documents comptables est-elle bénéfique à l'entreprise ? Voici quelques réponses sur le sujet pouvant aider les entrepreneurs d'aujourd'hui à utiliser la dématérialisation comptable afin de mieux gérer leur structure et lui dédier ainsi, plus de temps tout en étant en adéquation avec l'Administration fiscale en cas de contrôle.
Définition de la dématérialisation en comptabilité
La dématérialisation comptable, lorsqu'elle est mise en place, permet aux professionnels du chiffre et aux entreprises qui l’utilisent, de traiter la comptabilité des entreprises grâce aux solutions numériques. L’utilisation de papiers est considérablement réduite et le temps consacré reste moins important.
Deux technologies sont principalement utilisées dans ce processus et portent sur la lecture automatique des documents nommée également LAD et la reconnaissance optique de caractère ou OCR. La LAD porte sur la lecture des données pendant la numérisation des documents et permet de les récupérer.
L’OCR est le vidéocodage effectué à partir du scan d’un document. Pour la comptabilité dématérialisée, les flux d’information provenant des clients et des fournisseurs, sont automatisés et permettent bon nombre de solutions comme l’archivage des documents, la récupération automatique des données, la numérisation, mais aussi le transfert des documents papier ou encore la facilité pour effectuer des recherches sur une même plateforme et pour une meilleure traçabilité des opérations.
Qui est concerné par la dématérialisation ?
La dématérialisation comptable concerne les entreprises du secteur privé ou du secteur public. Elle s’intègre aujourd’hui, dans un paysage économique, écologique et social du fait qu’elle englobe de nombreux aspects et sert aux services comptables, mais aussi aux services d’achats et de ventes des entreprises ainsi qu’à leurs services de ressources humaines. Il faut aussi souligner que depuis 2020, la facture électronique pour les marchés publics (administrations et collectivités, est obligatoire.
Aujourd’hui, la dématérialisation comptable est de plus en plus utilisée par les entreprises ayant une réelle volonté de s’affranchir des documents papier. Ces factures sont envoyées en mode d’échange des données informatisées (EDI) ou au format PDF assorti d’une signature électronique qui est alors reconnue comme originale pour le traitement comptable.
Pourquoi dématérialiser ses documents comptables ? Les enjeux
Énième mail de votre banquier vous demandant si vous souhaitez recevoir vos relevés bancaires en ligne, cette fois la question se pose ! « Est-ce que je veux dématérialiser mes documents comptables ? ».
Pour tout vous dire la réponse à cette question n'est pas aisée. Aujourd'hui la dématérialisation des documents comptables se prévaut de réduire l'empreinte écologique, de simplifier la vie de l'entrepreneur en supprimant le papier. En réalité, la dématérialisation des documents comptables répond surtout à une question économique, permettant de réduire les coûts et les délais.
Pour autant il ne s'agit pas forcément d'une évolution négative. Dématérialiser vos documents comptables va vous permettre de limiter les volumes de cartons remplis de pièces comptables et de poser autre chose sur vos étagères et de faire ainsi un peu plus de place et de rangements dans votre bureau.
Problème : ranger ses documents comptables sous forme papier nécessite déjà souvent une rigueur de fer pour ne pas se laisser déborder et ne pas perdre de documents.
Avec un système complètement dématérialisé, il faudra être encore plus rigoureux car très vite vous aurez cette petite voix dans votre tête « laisse, tu t'occuperas de cet email plus tard ! » et très vite il sera très difficile de retrouver les emails non traités dans votre boite de réception.
La culture du papier est encore forte pour de nombreuses personnes, et même si la dématérialisation des documents comptables apporte une réponse intéressante au problème de stockage, aux questions environnementales et surtout un moindre coût, elle est en train de se mettre en place avec les nouvelles générations qui ont grandi dans ce monde dématérialisé.
Les avantages de la dématérialisation comptable
Les entreprises utilisant la dématérialisation comptable, connaissent une véritable rentabilité et un gain de temps évident. Elles ne supportent plus le coût du papier et sont plus productives grâce au temps dégagé. Ainsi, la réduction des coûts des charges est estimée autour de 10 € pour chaque facture, la baisse de temps de traitement tourne autour de 45 % et les retards et erreurs sont estimés autour de 12 %.
Grâce à l’archivage numérique, il n’y a plus besoin d’un matériel nécessaire à cet archivage ou de locaux dédiés, plus de consommation de papier et d’encre ni de coûts d’envois postaux.
Grâce à cette fluidité de circulation en interne, chaque service d’une entreprise est encore plus productif et les coûts comptables sont moindres. Avec les nombreux raccourcis, les situations comptables sont plus faciles à établir. Ainsi, un chef d’entreprise, peut établir les besoins en fonds de roulement au plus près. Grâce au Purchase to Pay ou P2P, il est facile de lutter contre la fraude pour valider les paiements des factures aux fournisseurs et d'être en accord avec l'Administration fiscale lors d'un éventuel contrôle. Les relations entre les clients, fournisseurs et tiers s’en retrouvent améliorées. De plus, il est possible de faire travailler des salariés du service comptable en télétravail.
Quelles sont les pièces comptables à dématérialiser absolument ?
Comme la comptabilité dématérialisée est une comptabilité zéro papier, les pièces comptables pouvant être dématérialisées absolument sont les factures des clients, les factures fournisseurs, les notes de frais, les achats et les ventes ainsi que toutes les pièces justificatives se rapportant directement à la comptabilité qu’elles soient émises et envoyées entre les entreprises et les cabinets d'expertise comptable.
Il faut aussi intégrer tous les états comptables comme les bilans, les journaux, le livre, les comptes de résultats et leurs annexes qui doivent être conservés et archivés au format numérique.
Comment dématérialiser ses documents comptables ?
Vous ne faites pas attention mais un grand nombre de vos transactions comptables se font déjà de manière dématérialisée. Le plus souvent elles sont effectuées par les cabinets d'expertise comptable pour l'envoi de vos déclarations de TVA, impôts, cotisations sociales.... Via un système protégé de transfert d'informations informatisées : EDI, EFI ou bien TDFC.
Logiciel dématérialisation comptable
Du document papier, à la dématérialisation comptable, il existe un monde entre les deux. Par contre, la dématérialisation se gère très bien par le biais de logiciels numériques spécifiques utilisés par les entreprises et les experts-comptables. Les entreprises connaissant une bonne croissance s’équipent de plus en plus de logiciels de dématérialisation comptable pour faciliter les échanges avec les professionnels du chiffre.
Leur service comptable doit donc être équipé de l’un de ces logiciels pour assurer efficacement les diverses tâches imparties et pour faire également face à l’expansion de leur activité.
Tiime est une application en ligne de comptabilité et de facturation qui simplifie l'interaction entre vous et votre comptable. Ce logiciel allège la charge de travail de votre expert-comptable et vous épargne des tracas.
Avantage supplémentaire : si votre comptable travaille déjà avec Tiime (à l'instar des professionnels chez L-Expert-Comptable.com), vous pouvez utiliser les applications sans frais !
Afin de sélectionner le bon logiciel de dématérialisation comptable, il faut prendre en compte différents paramètres. Les ERP et les CRM sont des solutions permettant de coexister avec des logiciels déjà présents dans l’entreprise pour exporter les données. Les processus de saisie et la validation des factures sont automatisés quel que soit le format des documents numériques. Il est essentiel que la capture soit omnicanale et que le logiciel choisi couvre l’ensemble des processus pour la maximisation de sa performance tout en évitant les erreurs de saisie au maximum.
Choisir un logiciel de dématérialisation comptable
Un bon logiciel de gestion pour la dématérialisation comptable doit encore proposer une traçabilité du début à la fin des opérations en matière de sécurité et d’archivage. En général il est certifié data center ISO27001 ou Safe Horbor pour la protection des données personnelles. Il doit aussi être possible de l’utiliser sur son lieu de travail ou lors d’une mobilité.
Ce même logiciel doit encore assurer la possibilité d’élaborer des tableaux de bord pour le pilotage, l’anticipation sur des factures dématérialisées, par exemple. Il faut aussi veiller à ce qu’il soit conforme aux réglementations en vigueur et à celles qui auront une forte probabilité d’être actualisées dans le futur. Ainsi, la conformité doit être garantie par son éditeur surtout pour pouvoir prendre en compte les changements dans le domaine comptable et financier.
La détection automatique des anomalies est aussi un facteur déterminant pour choisir parmi les meilleurs produits du marché actuel. Tout comme la qualité du support et de la hot line proposée aux clients utilisateurs par l’éditeur.
Le prix est encore un paramètre important ainsi que l’adaptation du logiciel aux volumes à traiter et aux différents usages. Enfin, une fois paramétré avec une personnalisation à l’entreprise, la possibilité d’utiliser ce processus comptable doit pouvoir être immédiat et opérationnel sur tous les postes dédiés d’une entreprise afin que le gain de temps soit vraiment effectif et de correspondre avec l'un des cabinets d'expertise comptable avec qui elle travaille. Il est possible de se servir aussi de son application mobile. Sa mise en place est conseillée pour le 1er janvier de l'année d'exercice.
De l'enregistrement à l'archivage
Pour l’enregistrement, il est mis en place une lecture automatique de documents ou LAD se nommant encore Optical Character Recognition ou OCR. Les pièces comptables, une fois numérisées, sont classées dans une gestion électronique de documents ou GED. Les écritures comptables sont ensuite automatiquement générées.
Cette GED permet encore de tracer l’état d’avancement du travail. L’archivage garantit les documents comptables ainsi que leur authenticité et leur intégrité. En cas de contrôle de l’Administration fiscale, ils sont présentés et reconnus légaux par la Direction Générale des finances. Le système d’archivage, pour être reconnu, doit être à la norme NF Z42-013.
Bien qu'instituée depuis plusieurs années, la dématérialisation des documents comptables, au niveau des particuliers, n'est encore qu'aux prémices de son développement.
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