L'évènementiel est un domaine qui se diversifie de plus en plus et qui s’insère aujourd’hui dans le monde de la communication et du marketing. Si le secteur de l'événementiel séduit de nombreux entrepreneurs, ouvrir une agence évènementiel ne s’improvise pas.
Comment créer une agence événementielle ? Sous quel statut juridique ? Quelles sont les compétences et qualités requises ? Voici les étapes clés pour réussir votre projet de création d’agence événementielle !
Définition d'une agence événementielle
Une agence événementielle propose des prestations de service spécialisées dans la conception et l’organisation de divers événements tels que des événements festifs, des manifestations sportives et culturelles, des événements professionnels, des activités dans le domaine du tourisme ou encore du spectacle vivant….
Elle peut être amenée à organiser des événements à destination tant des professionnels (entreprises, associations, collectivités…) que des particuliers.
Par ailleurs, les agences événementielles jouent désormais un rôle de plus en plus important dans le domaine de la communication et entretiennent ainsi des relations étroites avec le marketing et la publicité.
Créer une agence événementielle : les étapes clés
Élaborer un projet viable
Ouvrir une agence événementielle implique l’étude préalable de la faisabilité et de la rentabilité du projet. L’ étude de marché et l’élaboration d’un business plan sont deux étapes indispensables pour analyser la viabilité du projet.
Étudier le marché
L'événementiel est un secteur très concurrentiel. Ainsi, la première étape pour ouvrir une agence événementielle consiste à étudier les tendances du domaine comme le niveau de la concurrence et la demande des consommateurs.
L’objectif est de saisir les enjeux du secteur afin de :
Déterminer la conjoncture du secteur ;
Mesurer les principales difficultés du marché ;
Évaluer les attentes des clients ;
Identifier les événements les plus demandés ;
Examiner la demande du marché local et déterminer les potentielles zones d’implantations.
À l’issue de l’étude de marché, vous pourrez bâtir votre offre, fixer vos prix, déterminer votre stratégie et définir un profil détaillé de votre clientèle.
Réaliser un business plan
Une fois l’étude de marché réalisée, il vous faut élaborer un business plan qui vous servira de feuille de route pour mener à bien votre projet d’ouverture d’une agence événementielle. Ce document permet d’exposer clairement chaque étape du projet de création d’entreprise.
L’objectif du business plan est de :
Définir le projet et ses objectifs ;
Exposer le plan de financement et le bilan prévisionnel ;
Attester de la pertinence, de fiabilité et de la viabilité du projet ;
Convaincre les investisseurs, les établissements de crédits et les partenaires.
Choisir un statut juridique
Il faut ensuite choisir le statut juridique adapté à votre projet en prenant en considération les implications fiscales et patrimoniales (régime d’imposition, régime social, responsabilité du dirigeant). Le choix du statut est en effet une étape déterminante pour la création d’une entreprise événementielle.
La micro-entreprise : ce statut a l’avantage d’être relativement simple, tant dans sa constitution que dans son fonctionnement. Toutefois, ce n’est pas celui qui offre le plus de crédibilité à l’activité. L’auto-entreprise peut ainsi être une forme juridique intéressante pour démarrer son activité, mais ce n’est pas un statut adapté sur le long terme pour une agence événementielle.
L’entreprise individuelle au réel : c’est une forme juridique proche de la micro-entreprise qui peut convenir aux personnes souhaitant se lancer seules dans leur activité.
Le statut de la société : c’est sans doute la forme sociale la plus appropriée pour une entreprise événementielle. L’EURL est appropriée en cas d’associé unique tandis que la SARL convient davantage en cas d’associés multiples. Enfin, la SAS ou la SASU sont plus adaptées aux entrepreneurs qui souhaitent bénéficier du statut assimilé-salarié.
Prenez soin de choisir le statut juridique de votre entreprise en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise et de ses perspectives d’évolution.
En effet, certaines formes sociales doivent respecter un plafond en termes de chiffre d'affaires, ce qui peut freiner le développement de la société événementielle.
Choisir un nom commercial et le déposer
Si vous avez opté pour la création d’une société, il faut trouver un nom commercial à votre agence événementielle. Le nom commercial est le nom sous lequel la société sera connue du public.
C’est ce nom qui reflète l’image de l’entreprise. Il peut être le même que la dénomination sociale ou être complètement différent, mais il doit être original et correspondre à votre cible. En effet, il est indispensable de se démarquer des concurrents.
Vous devez tout de même vous assurer préalablement que le nom choisi n’est pas déjà utilisé. Une fois cette vérification faite, il est fortement recommandé de déposer votre marque à l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). En effet, le dépôt de votre nom commercial est essentiel pour protéger votre société.
À défaut, et en cas de concurrence déloyale, c’est tout votre travail et toute la crédibilité de votre entreprise qui s’effondrent.
S’informer sur la réglementation
Pour ouvrir votre agence d'événementiel, il faut avoir connaissance des normes qui encadrent l’exercice de certaines activités. Par exemple, la vente d’alcool nécessite l’obtention préalable d’une autorisation de la mairie. L’exercice de certaines activités touristiques est également encadré par la loi et notamment par l’ article L211-1 du code du tourisme.
Enfin, les rassemblements sur la voie publique impliquent une autorisation préalable.
Dans la très grande majorité des cas, une autorisation administrative doit ainsi être obtenue en mairie ou en préfecture. La procédure n’est généralement pas lourde, mais il est important de connaître la réglementation lorsque l’on organise des évènements.
Estimer les frais annexes
Le principal avantage lorsque l’on ouvre une agence événementielle est le peu de frais d’installation que cela requiert. En effet, dans la majorité des cas, les principaux frais que vous allez avoir sont le matériel informatique, les frais liés à la souscription à une responsabilité civile professionnelle, les coûts liés à la gestion administrative et comptable de votre entreprise et les frais en matière de publicité pour vous faire connaître.
Vous pouvez directement travailler de chez vous ou éventuellement travailler depuis des bureaux si vous le désirez, par exemple, si vous comptez recevoir des clients.
Dans ce cas, vous pouvez songer aux sociétés de domiciliation qui cumulent la possibilité de recevoir des courriers directement chez eux et de louer des salles de réunion à la journée ou la demi-journée.
Par ailleurs, le coworking est une solution intéressante pour bénéficier d’un endroit dédié au travail ainsi que pour rencontrer d’autres professionnels et se construire un réseau.
Communiquer sur l’ouverture de l’agence événementielle
Une fois toutes les démarches administratives et juridiques accomplies, vous devez communiquer sur la création de votre agence événementielle. Vous pouvez en parler autour de vous, distribuer des cartes visites, et surtout communiquer sur les différents réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook…).
Il est également judicieux de compléter votre présence sur le web par la création d’un site web. Ce site est la vitrine de votre entreprise et c’est un support qui vous apporte davantage de crédibilité, notamment lors de vos prospections.
Créer une agence évènementielle : compétences requises
S’il n’existe pas de profil type pour ouvrir une agence d’évènementielle, une qualification dans le domaine de la communication, du commerce ou du marketing permet d’acquérir les compétences nécessaires pour travailler dans l'événementiel.
Tout d’abord, il est indispensable de maîtriser les outils de communication. En effet, la communication est essentielle pour assurer la promotion des activités d’une agence événementielle. À l’ère de la digitalisation, vous devez ainsi savoir utiliser les différents canaux marketing tels que :
Un site web ;
Les réseaux sociaux ;
Les médias ;
Un blog ;
L’e-mailing ;
Les supports papiers (flyers, panneaux, affiches…).
Il est également important de maîtriser les logiciels bureautiques et collaboratifs pour gérer et coordonner l’organisation d’un projet événementiel : les éditeurs de texte, les tableurs, les diapositives, les outils de partage comme la visioconférence et la messagerie instantanée.
Si vous souhaitez ouvrir une agence événementielle, vous devez faire de la technologie votre allié pour gagner en productivité.
Par ailleurs, la communication visuelle est un outil percutant pour promouvoir un projet événementiel. Ainsi, des compétences en matière de graphisme peuvent être un réel atout pour optimiser la communication par le biais d’affiches et de vidéos publicitaires.
De plus, l'infographie est un moyen pertinent de présenter un projet sous forme de maquettes et de donner au client un aperçu de ce que sera l'événement.
Enfin, pour assurer la réussite de votre agence événementielle, vous devez être capable de créer un réseau de fournisseurs et de prestataires pour vous accompagner dans la réalisation de vos événements (traiteurs, photographes, fleuristes, propriétaires de salles d'événements, artistes, décorateurs, vidéastes…).
La capacité à créer des liens professionnels est indispensable pour ouvrir votre agence événementielle.
Créer une agence évènementielle: qualités requises
Outre les compétences, certaines qualités sont requises pour créer une agence événementielle et en assurer la pérennité:
Créativité et capacité à innover;
Gestion du stress:
Organisation et rigueur;
Capacité à anticiper les risques;
Réactivité;
Flexibilité et capacité d'adaptation;
Empathie et écoute à l'égard des clients pour comprendre leurs attentes;
Esprit d'équipe;
Très bon relationnel.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour ouvrir votre agence événementielle. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez être accompagné par des professionnels dans la création de votre entreprise événementielle !
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