Lorsqu’une entreprise connaît une trésorerie saine et à jour, c’est que sa comptabilité fait l’objet d’une surveillance régulière. Pour ce faire correctement, le rapprochement bancaire est à ce titre une technique des plus efficaces afin d’y parvenir. Ainsi, le rapprochement bancaire permet aux entreprises de présenter une comptabilité comportant des écritures fiables et proches des opérations réalisées dans le cadre de leur activité. S’il s’agit d’une procédure pouvant être lourde et contraignante, l’utilité pratique du rapprochement bancaire est indéniable.
Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire est un exercice régulier permettant de comparer le compte 512 de la comptabilité d’une entreprise avec les relevés bancaires. Réaliser un rapprochement bancaire permet ainsi de voir rapidement des anomalies sur l’encaissement ou les décaissements pouvant exister et d’appréhender au mieux la trésorerie de la société. Suite à une opération de rapprochement bancaire entre le solde du relevé de la banque et le solde de compte banque en comptabilité, des erreurs ou omissions peuvent être rectifiées. Le service comptabilité et le service contentieux peuvent ainsi mettre à jour la comptabilité de l’entreprise et relancer des factures impayées par exemple.
Pourquoi mettre en place un rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire n’est pas obligatoire, mais fortement conseillé, car il sert à l’expert-comptable pour contrôler l'exactitude des chiffres présents dans la comptabilité de l'entreprise avec ceux émanant du relevé bancaire. Cet outil de contrôle permet de connaître la situation réelle et non théorique de la trésorerie d’une société. En effet, comme il existe des décalages entre la date d’inscription des encaissements et des décaissements sur le relevé bancaire ainsi que la date à laquelle les encaissements et décaissements sont comptabilisés, le rapprochement bancaire permet d’éviter et de rectifier certaines erreurs, omissions comptables, impayés ou éventuellement des vols rapidement. Dans la gestion de trésorerie, des écarts peuvent être expliqués par plusieurs autres causes comme des erreurs de saisie ou encore des oublis d'enregistrement en comptabilité de frais bancaires divers tels que les agios par exemple.
Les diverses étapes du rapprochement bancaire
Parmi les opérations les plus courantes, le rapprochement bancaire est utile pour :
Suivre la trésorerie exacte de l'entreprise
Connaître les montants effectivement encaissés et débités
Connaître les montants prélevés
Connaître les montants en attente de paiement
Réaliser le solde des comptes clients et fournisseurs
Par ailleurs, le rapprochement bancaire est une technique des plus pertinentes pour faire la lumière sur d'éventuelles erreurs et oublis, pour comprendre et analyser les écarts constatés entre les relevés bancaires et la comptabilité de l'entreprise.
Des écarts peuvent être expliqués de plusieurs manières comme des erreurs de saisie ou encore des omissions comme par exemple, quand il a été oublié d'enregistrer en comptabilité des frais bancaires divers tels que les agios.
Objectifs du rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire a pour objectif de pointer les différences entre les soldes cités plus haut et de trouver la cause des erreurs éventuelles ou les rectifier rapidement. Il faut être extrêmement vigilant en pointant les colonnes débit et crédit du compte 512 qui est inversé par rapport aux relevés bancaires, car chacun est le miroir de l’autre. On parle alors de comptes réciproques.
Exemple :
Le relevé bancaire fait apparaître un débit de 1 000 € et un crédit de 500 € au 30 juin. Le solde sera un débit de 500 €
Le compte banque 512 000 fait apparaître un crédit de 1 000 € et un débit de 500 € au 30 juin. Le solde bancaire sera un crédit de 500 €.
Comment repérer les décalages entre le crédit et le débit grâce au rapprochement bancaire ?
Grâce au rapprochement bancaire, qui n’est pas obligatoire, rappelons-le, on peut relever de nombreux décalages comme nous l’avons évoqué, dont voici le détail :
Les chèques et virements reçus sur les comptes bancaires sont pris en comptabilité à l’instant de la remise de chèque. Le montant est crédité par la banque à la date de valeur créant un décalage
Les virements émis depuis les comptes bancaires entrent en comptabilité quand l’avis de crédit est connu, mais ces mêmes montants sont crédités par la banque du destinataire avec un décalage de date
Les chèques émis entrent en comptabilité quand les chèques sont remis, mais le montant crédité par la banque du destinataire diffère aussi pour les mêmes raisons
Les chèques remis directement pas les clients et les fournisseurs font toujours l’objet d’un décalage à cause des dates.
Connaître l’état de santé de la trésorerie d’une entreprise
Le rapprochement bancaire permet encore d’appréhender l’état de santé d’une trésorerie d’entreprise à l’instant T. Ce rapprochement bancaire est encore primordial pour réaliser un plan de trésorerie de l’établissement. Les personnes directement concernées comme les dirigeants peuvent avoir ainsi une bonne visibilité de son aspect financier et peuvent ainsi prendre rapidement les meilleures décisions ou encore entrer en communication immédiate avec les divers partenaires financiers quand besoin est. Ils peuvent ainsi avoir une bonne gestion de trésorerie et la visionner grâce à un simple tableau de trésorerie édité par un logiciel de gestion.
Comprendre la différence entre rapprochement bancaire et lettrage
Avant d’effectuer un rapprochement bancaire, il faut aussi comprendre la différence entre le lettrage et le rapprochement bancaire en question.
Le lettrage, qu’il soit fournisseur ou client entre également dans la bonne gestion de trésorerie. Le lettrage sert simplement à rapprocher les crédits et les débits des factures clients ou fournisseurs ainsi que leur règlement sur les comptes bancaires des entreprises. Afin que le pointage soit juste, chaque somme due est associée à une lettre de l’alphabet. Cette même lettre est également associée au paiement même s’il est réglé en de nombreuses fois ou comme un avoir et un chèque par exemple. Le lettrage est inclus dans le rapprochement bancaire et n’en est qu’une partie.
Établir un rapprochement bancaire concrètement
Pour établir un rapprochement bancaire concrètement, il est nécessaire de réunir :
Le grand livre ou extrait de compte 512
Les extraits de compte bancaire de la période sélectionnée
Le dernier rapprochement bancaire
Les souches de chèques
Les remises d’espèces
Les remises de chèques et autres justificatifs de mouvements de trésorerie
Si le rapprochement bancaire s’effectue à la main, il est nécessaire d’établir un tableau de trésorerie constitué de plusieurs colonnes comme :
Le montant figurant sur le compte bancaire en première ligne
Deux colonnes comportant les débits et les crédits (ou encaissements et décaissements) que l’on trouve sur le relevé bancaire et non sur le livre de comptabilité
La ligne du solde bancaire théorique
La ligne du solde dans le compte banque
La ligne calculant l’écart entre les deux premières
Le pointage des comptes
Il est ensuite nécessaire de pointer les comptes. Cette opération vise à vérifier la concordance entre les montants indiqués sur le relevé de banque et le compte 512. La technique de lettrage est alors fort utile et il ne faut pas oublier qu’un même montant peut faire l’objet de plusieurs lignes.
Le calcul de l’écart de rapprochement bancaire
Lorsqu’il existe un écart suite au pointage du rapprochement bancaire, il est nécessaire de le justifier en contrôlant :
Les chèques
Les espèces
Les décalages temporels entre l’enregistrement comptable et l’enregistrement à la banque
Les erreurs d’écritures manquantes ou erreurs de saisie
Cette tache est fastidieuse et il est conseillé de faire régulièrement des rapprochements bancaires assez souvent afin d’éviter trop d’erreurs comptables et de rectification à réaliser.
L’enregistrement des écritures
Quand un rapprochement bancaire est terminé, il convient d’enregistrer les opérations du relevé de compte ne figurant pas dans la comptabilité de l’entreprise. Pour ce faire plus facilement, il est possible d’utiliser des outils afin de faciliter cette opération comme un tableur Excel.
Le rapprochement bancaire avec Excel
Les personnes non rôdées avec le rapprochement bancaire ou l’utilisation d’Excel peuvent trouver de nombreux modèles préétablis sur Internet ou un logiciel de gestion. Il suffit simplement de télécharger les tableaux ou le logiciel de gestion le plus adapté. Par contre, il faut maîtriser un minimum le tableur. Pour une comptabilité simple, Excel est suffisant, mais il est limité sur :
La sécurité des données lors d’un bug ou une erreur humaine
L’absence de connexion directe aux données bancaires pendant le rapprochement bancaire
Pour ces deux raisons essentielles et le gain de temps, les dirigeants d’entreprises se tournent de plus en plus vers les logiciels professionnels.
Réaliser un rapprochement bancaire à l’aide d’un logiciel ERP
Le logiciel ERP ou Enterprise Ressource Planning est un logiciel de gestion comptable permettant de réaliser un rapprochement bancaire rapidement, de façon fiable tout en optimisant sa gestion comptable. Ces algorithmes sont paramétrables et connaissent ainsi un fort niveau d’automatisation. Le pointage est ainsi effectué au plus proche de la réalité. Il existe donc des logiciels conçus uniquement pour réaliser un rapprochement bancaire ou des logiciels complets permettant également d’intégrer une comptabilité d’entreprise complète avec un module de rapprochement bancaire.
Les avantages des logiciels de rapprochement bancaire
Les logiciels de rapprochement bancaire font gagner un temps considérable à la gestion comptable d’une entreprise. Ils permettent également au dirigeant d’avoir un meilleur aperçu de sa trésorerie réelle. Toutes les situations peuvent être régularisées en un temps record et éviter le manque à gagner. Les collaborateurs chargés de la comptabilité sont aussi libérés des tâches de pointage long et fastidieux et peuvent davantage se consacrer à d’autres travaux pour faire prospérer l’entreprise comme la relance des factures impayées par exemple, les paiements, un encaissement, des virements, un décaissement, etc. Pour finir, les risques d’erreurs sont plus facilement évités et régularisés quand ils existent.
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