Pour se faire payer quand ses clients ne donnent plus de nouvelles il faudra veiller à suivre de près ses factures, relancer et se renseigner sur vos clients autant que possible. Dans le cas de factures impayées mieux vaut prévenir que guérir. L-Expert-Comptable.com vous donne ses astuces pour une gestion optimale du suivi des paiements clients et vous explique la méthodologie de relance des factures et les procédures qui s’offrent à l’entreprise…
Vous passez votre temps à relancer vos clients : retards de paiement, service comptable en vacances, factures qui s’égarent. Il est temps de mettre au point une méthode de paiement, impliquant une vraie gestion du recouvrement des factures. La pérennité de votre entreprise en dépend. L-Expert-Comptable.com vous déroule le processus de gestion des retards de paiement et la procédure judiciaire en dernier recours.
Étape 1 : connaître le processus d’achat de vos clients
Pour éviter les mauvaises surprises, le mieux est encore d’anticiper le paiement de la facture, en vous rapprochant du ou des service(s) concerné(s).
- Qui, auprès de votre entreprise cliente, décide d’acheter votre produit ou votre prestation ?
- Qui valide le paiement et surtout, qui l’exécute ?
Il peut effectivement exister plusieurs intervenants dans le processus d’achat. Votre rôle consiste à connaître les différents interlocuteurs concernés, leur rôle dans le paiement de votre facture, leur service et leurs coordonnées, afin de vous tourner rapidement vers la bonne personne en cas de retard.
Étape 2 : encadrer votre facture et vos conditions générales de ventes
La date de paiement, qui peut d’ailleurs différer de la date de livraison de votre produit ou de votre prestation, fait partie des mentions obligatoires à faire apparaître sur votre facture et dans vos conditions générales de vente.
Le Code de commerce précise que le délai de règlement client est fixé au 30e jour suivant la date de réception du produit ou d’exécution de la prestation. Si les parties sont d’accord, il peut être inférieur ou supérieur à 30 jours, mais il ne peut jamais excéder quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours à compter de la date d’émission de la facture.
Des pénalités de retard doivent également être prévues, dont le taux légal est fixé par la Banque Centrale Européenne (un taux plafond et un taux plancher sont à respecter). Ces pénalités sont applicables dès le jour suivant la date d’échéance de la facture. Enfin, sachez qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’une valeur de 40 euros peut être réclamée par le créancier, en plus des pénalités de retard.
(Article L441-6 du Code de commerce)
En encadrant au maximum vos factures et vos conditions générales de vente, vous ne laissez rien au hasard ! Le tribunal saisi en cas de dernier recours ne pourra qu’ordonner le paiement auprès de votre client.
Attention, dans le cas d’une transaction entre professionnels, le fait de ne pas indiquer le taux des pénalités de retard dans la facture et dans les conditions générales de vente est passible d’une amende pouvant atteindre 75 000 euros.
Étape 3 : la relance client
De nombreuses entreprises commencent par relancer leur client par courrier simple. Cette méthode n’est pas forcément plus efficace que le mail et il vaudra mieux prendre le taureau par les cornes en téléphonant directement à l’interlocuteur concerné. Transparence et fermeté sont les maîtres mots de l’argumentaire qui vous attend.
N’hésitez pas à savoir précisément pourquoi la facture n’a pas été payée à temps. Vous pouvez aussi invoquer l’impact du retard de paiement sur votre trésorerie. Un mail envoyé à votre interlocuteur finalisera la discussion et y laissera une trace écrite.
Retrouvez ici notre modèle de lettre de relance pour impayés.
Étape 5 : facturer les pénalités de retard
Si votre client n’a pas réagi à votre appel téléphonique, il est temps de lui faire parvenir la facture des pénalités de retard qui auront été mentionnées dans le document ainsi que dans vos conditions générales de vente.
Étape 6 : le courrier de mise en demeure
Pour laisser une dernière chance à votre client, vous pouvez lui adresser un courrier de mise en demeure (idéalement par recommandé avec accusé de réception) spécifiant votre volonté de saisir le tribunal en cas de non-paiement de la facture et des pénalités de retard sous le délai que vous aurez choisi.
Notez que le courrier de mise en demeure n’est pas obligatoire, mais il vous servira en cas de saisine du juge.
Étape 7 : l’ordonnance d’injonction de payer
La loi prévoit une procédure simplifiée pour les entreprises démunies face à leur client mauvais payeur. En dernier recours, vous pouvez adresser une requête auprès du tribunal, en remplissant un formulaire spécialement dédié à cet effet (CERFA 12 948). Le tribunal peut alors rendre une ordonnance d’injonction de payer, puis, sans contestation de la part de votre client, la rendre exécutoire pour valoir décision de justice. Les huissiers pourront alors procéder à la saisie de votre client. Cette procédure nécessite une extrême rigueur de votre part puisque le tribunal vérifiera la validité de vos factures, de vos conditions générales et les modalités de relance client effectuées.
Cette procédure simplifiée évite au créancier et au débiteur de comparaître, sauf si ce dernier conteste l’ordonnance.
En conclusion, l-Expert-Comptable.com ne peut que vous recommander de mettre en place une véritable méthode de suivi de vos factures et d’anticiper le relationnel avec votre client. Nous le disions, transparence et fermeté vous permettront d’éviter le dernier recours.
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