Un devis est un document écrit détaillant les prestations proposées par le professionnel ainsi que leur prix. Le fournisseur s’engage à ne pas modifier le devis tant que l’acheteur n’a pas décidé de renoncer à son service.
Le devis n’est pas un contrat mais un engagement unilatéral qui ne devient un contrat seulement lorsque le devis a été signé par les deux parties d’où l’importance des mentions obligatoires. Il est tout à fait possible d’établir un devis gratuit à condition de respecter les différentes règles de base qui régissent l’écriture d’un devis.
Qu’est-ce qu’un devis ? Définition
Définition juridique
Le devis est un document écrit par un fournisseur qui propose de vendre un bien à un prix qu’il s’engage à ne pas modifier tant que l’acheteur n’a pas décidé de renoncer à en faire la demande. Dans le cas d’une offre de travaux, on parle plus simplement d’une proposition de contrat.
Initialement, le devis n’est pas considéré comme un contrat, ce document devient contractuel seulement si le particulier accepte que l’entrepreneur qu’il a mandaté honore son devis. Dans ce cas, on parle de contrat commercial car les parties sont engagées contractuellement.
Le devis peut également être limité dans le temps. Ainsi, au terme de cette durée, le devis doit être modifié.
À savoir, le code civil par les articles 1779, 1787 et suivants déterminent la nature des engagements contractuels.
Définition matérielle
Le devis est une description détaillée des différents services réalisés par un professionnel. Il est important de faire apparaître, étape par étape, la liste de toutes les prestations.
À savoir, l’article de l’arrêté du 2 mars 1990 relatif aux prix des prestations de réparation, dépannage et d’entretien dans le secteur du BTP, oblige les professionnels à détailler le devis dès lors que le montant des travaux dépasse 150€ TTC.
On parle d’engagement contractuel dès lors que le devis a été validé et approuvé par le maître d’ouvrage. Ce dit contrat est réglementé par les obligations légales fixées par la loi (bonne exécution des travaux, mentions obligatoires, modifications spécifiques etc.)
Le devis doit être réalisé en double exemplaire, chaque partie doit conserver une copie du document.
Quels sont les trois types de devis ?
Trois principaux types de devis sont utilisés pour assurer une transparence entre le fournisseur de services ou le vendeur et le client, et pour formaliser les attentes et les engagements de dépenses avant le début des travaux ou la fourniture de services. On les retrouve généralement dans le cadre de transactions commerciales ou de projets. Il s'agit du :
- Devis estimatif : Ce type de devis donne une évaluation approximative du coût d’un projet ou d’une prestation. Il est souvent utilisé en phase préliminaire, lorsque les détails exacts ne sont pas encore définis. Cela permet au client d'avoir une idée générale du coût impliqué.
- Devis descriptif : Ce devis est plus détaillé et inclut une description précise des travaux à effectuer, des matériaux à utiliser, et des prix unitaires. Il est souvent utilisé quand les spécifications du projet sont claires et que le fournisseur peut fournir une estimation précise des coûts.
- Devis quantitatif et estimatif : Ce type de devis combine les éléments du devis descriptif avec des quantités précises pour chaque poste de dépense, permettant ainsi de calculer un coût total plus exact. Il est généralement utilisé dans les grands projets de construction ou de fabrication où la précision des coûts est cruciale.
Quand la création d'un devis est-elle obligatoire ?
Quel que soit le secteur d’activité, vous devrez délivrer un devis lorsque le montant de la vente est supérieur à 1 500 euros. Pour certaines activités, la rédaction d’un devis est obligatoire.
C’est le cas pour les déménagements, les travaux, les dépannages et certains dépassements d’honoraires par les professionnels de la santé.
Rendez-vous auprès de votre syndicat ou association de professionnels pour savoir à partir de quel montant la délivrance d’un devis est obligatoire.
Peut-on faire payer un devis ?
Oui, il est possible de faire payer un devis, mais cela dépend souvent du secteur d'activité, de la nature du travail impliqué pour établir le devis, et des pratiques commerciales habituelles.
- Complexité du travail : Pour les projets complexes nécessitant une étude approfondie, des calculs détaillés, ou la création de plans spécifiques (comme en architecture, en ingénierie ou dans certains métiers spécialisés), il est courant que les professionnels facturent le devis. Cela compense le temps et les ressources investis pour préparer une estimation précise.
- Politiques de l'entreprise : Certaines entreprises choisissent de facturer leurs devis pour s'assurer que les clients sont sérieux dans leur intention de procéder avec le projet. D'autres peuvent offrir des devis gratuits pour attirer plus de clients.
- Remboursement du devis : Dans certains cas, le coût du devis peut être déduit du montant total du projet si le client décide de poursuivre avec l'entreprise qui a fourni le devis. Cela peut encourager le client à rester avec l'entreprise après avoir payé pour le devis initial.
- Réglementations locales : Il est important de vérifier les lois et règlements locaux, car ils peuvent influencer la pratique de facturation des devis dans certains métiers ou régions.
Dans la pratique, il est souvent préférable de communiquer clairement au client si le devis est facturé ou non, afin d'éviter toute confusion ou malentendu. Cela peut également faire partie de la politique de service à la clientèle de l'entreprise pour renforcer la transparence et la confiance avec les clients.
Comment faire un devis gratuitement ?
Il existe de nombreux logiciels de comptabilité et de facturation vous permettant d’établir automatiquement vos devis. Sachez que vous êtes parfaitement en mesure de rédiger vous-même vos devis.
Prévoyez de créer un modèle réutilisable en changeant uniquement quelques mentions.
Comment réaliser un devis ?
Réaliser un devis précis et professionnel est indispensable pour les entrepreneurs, car il sert de base à l'accord commercial entre le fournisseur de services et le client. Voici les étapes clés pour créer un devis efficace :
- Collecter les informations nécessaires : l'identification du client (nom, adresse, numéro de téléphone, et email), la description du projet (détails complets du projet ou du service demandé) ; la date et le lieu de réalisation ( préciser où et quand les services seront fournis).
- Évaluer le projet : l'analyse du besoin ; l'estimation des coûts (prendre en compte les matériaux, la main-d'œuvre, les frais de transport, etc) ; le temps nécessaire.
- Détail du devis : Liste des services/matériaux ; le prix unitaire des articles ou du service ; la quantité ; le total et les taxes applicables.
- Conditions générales : la validité du devis, préciser les modalités de paiement (les acomptes, et les délais de paiement) ; les garanties ou assurances ; les clauses spécifiques (ajouter toute condition spécifique liée au projet).
- Présentation professionnelle : Clarté et lisibilité (le devis doit être facile à lire et à comprendre) ; le branding (inclure le logo, les couleurs de l'entreprise, et toute autre marque distinctive).
- Utilisation de logiciels : l'utilisation des logiciels spécialisés peut aider à créer des devis plus précis et professionnels, automatiser les calculs, et maintenir un registre des devis.
Quelles mentions obligatoires doivent apparaître sur un devis ?
La majorité des dirigeants qui réalisent eux-mêmes leurs devis utilisent Excel pour faire leur modèle.
Dans l’entête du devis, vous devrez y insérer les mentions suivantes :
● Le numéro du devis (chaque devis doit être numéroté en suivant un ordre précis, afin de faciliter la traçabilité de vos documents).
● Le lieu et la date de rédaction du devis
● Le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre numéro de SIRET
● Le nom du prospect, signataire potentiel du devis, son adresse et son numéro de SIRET s’il est un professionnel.
En milieu de devis, vous pourrez créer un tableau à 5 colonnes :
● La liste des prestations et/ou des produits visés dans le devis
● Le volume prévu pour chaque prestation et/ou chaque produit
● Le prix unitaire hors taxes (HT) pour chaque volume de prestations/produits
● Le montant de la TVA pour chaque volume de prestations/produits
● Le montant toutes taxes comprises (TTC) pour chaque volume de prestations/produits
Sous le tableau, vous devrez ajouter une ligne mentionnant les montants totaux pour chaque colonne (volume global ; montant HT total ; TVA globale ; montant TTC total). Idéalement, mettez en évidence la case mentionnant le prix global TTC que le client devra verser s’il accepte le devis.
En bas de tableau, vous devrez ajouter les mentions suivantes :
● Date (ou délai) et adresse de la livraison ou du lieu de la prestation
● Modalités de paiement (virement, chèque…)
● Délais de paiement et échelonnement des paiements, le cas échéant
● Pénalités prévues en cas de retard de paiement
● Durée de validité du devis
● Votre signature
Enfin, clôturez le devis par la mention « Bon pour accord / acceptation du devis en date du : ... » et prévoyez un espace « signature » pour votre prospect.
Ce dernier pourra donc compléter le devis par la date et sa signature qui vaudra acceptation. Le devis devient alors un véritable engagement et se transforme en contrat commercial.
Vous pouvez consulter notre modèle de devis ici.
Pourquoi rédiger un devis ?
Le devis sert à sécuriser la relation commerciale avec le client: lorsque ce dernier a donné son accord pour l’exécution de la prestation, il est engagé sur l’offre qui a été convenue.
En d’autres termes, ce document permet de protéger les intérêts de chacun en cas de litige (non-paiement, retard de paiement ou erreur de votre part). Pour aller plus loin dans la protection de vos intérêts, n’hésitez pas à faire parvenir en annexe du devis vos conditions générales de vente (CGV).
À noter que le devis est obligatoire pour certaines activités.
Combien de temps est valable un devis ?
L'une des mentions obligatoires à faire apparaître sur un devis est sa durée de validité. Elle permet d'empêcher l'augmentation du tarif de la prestation pendant la durée indiquée.
La durée de la validité est choisie par le prestataire mais elle doit être raisonnable et proportionnelle aux travaux ou prestations.
En général, elle est fixée à 3 mois. Le délai commence à courir à partir de la date d'édition du devis.
Comment fonctionne un devis pour un auto-entrepreneur ?
En tant que chefs d’entreprise, les auto-entrepreneurs doivent rédiger leurs devis dans les mêmes conditions qu’une entreprise ou une société.
En revanche, les auto-entrepreneurs évoluent en franchise en base de TVA. Ils n’auront donc pas à se soucier de cet aspect dans la rédaction de leur devis.
Le devis d’un auto-entrepreneur doit comporter une mention supplémentaire, à savoir « TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts ».
Acheteur/Client, demandez au minimum 3 devis !
Il est conseillé de faire établir 3 devis différents afin de se faire une bonne idée du prix des différents éléments composant le devis.
Afin d’éviter toute surprise, il est préférable de bien se renseigner sur la prestation à réaliser car les devis peuvent comporter un écart de prix conséquent selon le type de prestations.
L’objectif pour l’acheteur sera de repérer le devis qui correspondra au mieux à ses besoins.
À noter que le devis est un document régi par le droit civil. En cas de litige entre les deux parties, le devis constitue donc l’élément de référence auquel le tribunal se reporte.
Doit-on rajouter des conditions générales de ventes à un devis ?
Inclure des CGV dans un devis est fortement recommandé pour les entrepreneurs et les entreprises, car cela clarifie les termes de l'accord entre le fournisseur et le client, contribuant ainsi à la sécurité des transactions.
Les CGV doivent couvrir des aspects tels que la portée des travaux, les prix et modalités de paiement, les délais de livraison ou d'exécution, les garanties, ainsi que les responsabilités de chaque partie.
Elles doivent également préciser les conditions en cas de rétractation ou d'annulation par le client, les procédures de résolution des litiges et la loi applicable au contrat.
L'ajout de ces informations transforme le devis en un document contractuel robuste, minimisant les risques de malentendus et de conflits futurs. Pour garantir la conformité et la protection des intérêts commerciaux, il peut être utile de demander l'avis d'un professionnel lors de la rédaction des CGV.
Comment annuler un devis signé ?
Annuler un devis signé implique de consulter d'abord les conditions générales de vente pour comprendre les modalités d’annulation spécifiées.
Il est important de communiquer rapidement et clairement avec l'autre partie pour expliquer les raisons de l'annulation et chercher une résolution à l'amiable. Il faut également être attentif aux délais de rétractation légaux qui peuvent s'appliquer et, en cas de complexité ou de refus de l'annulation par l'autre partie, il peut être nécessaire de consulter un professionnel spécialisé.
5f59.png){kind=small}
