A l’ère du tout numérique, lorsqu’on envisage de lancer son activité, on se pose la question des outils à utiliser. Certains sont indispensables comme les logiciels bureautiques, les outils de facturation, de suivi client, de création de devis ou de mailing. D’autres sont moins évidents mais tout aussi nécessaires comme les logiciels de suivi budgétaire, de comptabilité ou de transmission de données. Faisons un point sur les incontournables.
Il y a quelques mois, Auguste s’est réveillé avec une idée géniale, lancer sa boîte et commercialiser un produit novateur : les chaussettes massantes. Ce produit, c’est le produit du moment, idéal en été comme en hiver pour les coquets aux pieds délicats. Après avoir consulté plusieurs professionnels et une fois son site internet lancé, Auguste s’organise de façon à être efficace.
Bureautique
C’est le pack de base. Qui n’a jamais eu à taper un courrier ou un mail ? Auguste s’en passe volontiers mais il ne peut pas se permettre de téléphoner systématiquement à ses fournisseurs et clients pour régler de menus détails. Trop de temps perdu. L’été arrive, les pieds gonflent avec la chaleur et les chaussettes massantes n’attendent pas, il faut livrer avant les beaux jours. Le mail sera plus rapide.
Le tableur aura une fonction prépondérante dans le suivi de son activité. Auguste démarre tout juste et, comme beaucoup d’entrepreneurs, ses finances ne lui permettent pas de s’équiper du dernier outil hors de prix. Une suite tableur, traitement de texte, mail sera suffisante. Auguste utilise également des présentations pour ses clients et lorsque sa tante Berthe passe le voir au bureau. Ces outils sont incontournables et la plupart du temps installés de base. Ils seront d’une aide discrète mais précieuse.
Gestion de commandes, stock et logistique
Là, c’est du sérieux. Gérer correctement son stock c’est livrer dans les temps et satisfaire le client. Un bon outil est indispensable. Auguste n’envisage pas de s’excuser auprès de son client car il n’a plus en stock de paires vertes à pois roses en taille 41, son modèle phare.
Dans son cas, comme souvent, le suivi du stock est géré par son site internet au fil de l’eau. Celui-ci est mis à jour en fonction des commandes passées par les clients permettant ainsi à Auguste de gérer sereinement les approvisionnements chez ses fournisseurs.
Le suivi du stock et des commandes constitue la clé de la satisfaction client pour un commerce. Il permet également une prévision de trésorerie puisqu’un suivi de stock en temps réel permet d’anticiper les commandes à venir et donc les sorties financières.
Logiciel de caisse ou comptable
Auguste ayant l’ambition d’ouvrir une boutique prochainement, il s’est renseigné sur les systèmes de caisse. Bien conseillé par son expert-comptable, il a ciblé un matériel permettant de répondre à toutes les normes légales en vigueur. En effet, les logiciels de caisse sont depuis le 1er janvier 2018, soumis à des normes drastiques afin d’éviter la fraude et doivent répondre à un cahier des charges très précis pour être acceptés par l’administration fiscale. Il a opté pour un système de facturation intégré à son site internet qui répond aux normes exigées par l’administration fiscale.
Le suivi comptable est incontournable, outre l’obligation légale, il a également un intérêt en terme de gestion et de suivi de trésorerie. A moins que vous soyez suivi par un expert-comptable ou que votre volume d’activité n’exige pas de tenir une comptabilité, il faudra passer par un logiciel comptable.
Concernant la facturation, il est indispensable de s’équiper dès le début des bons outils. L’administration fiscale exige que vos factures ou tickets de caisse répondent à des normes auxquelles il est très difficile de répondre sans le logiciel approprié. Il en va de la sincérité de la comptabilité. Ne pas appliquer ces normes expose le professionnel à des risques fiscaux importants. Mieux vaut donc choisir un bon logiciel de facturation (et éventuellement de comptabilité si vous n’êtes pas suivi par un professionnel du chiffre) dès le départ.
Relation client et marketing
Le dernier aspect est plus commercial. Auguste met un point d’honneur à satisfaire ses clients et, même si cela n’a pas encore été le cas, il souhaite faire un suivi rigoureux des insatisfactions éventuelles et choyer ses meilleurs clients. Un logiciel de CRM est tout indiqué pour gérer un fichier client. Il permet de cibler ses actions commerciales, conquérir de nouveaux clients et pérenniser les anciens.
Auguste a fait l’effort financier de se fournir ce type d’outil relativement coûteux mais efficace. Il ne le regrette pas mais reconnaît que ce n’était pas indispensable. Cet outil lui permet principalement de lancer des campagnes publicitaires ciblées auprès de certains de ses clients et d’améliorer ses ventes.
En bref
Vous trouverez sur le marché de nombreux logiciels plus ou moins utiles au développement de votre activité. Ils sont à sélectionner avec soin car bien souvent, une fois un outil utilisé, il est contraignant et coûteux d’en changer. Ces outils vous apporteront une aide précieuse et un gain de temps non négligeable. A l’inverse, un logiciel choisi à la va-vite et mal adapté à votre activité vous coûtera du temps et de l’argent, il est donc indispensable de s’équiper dès le début avec les bons outils afin de vous concentrer sur votre activité et non sur les outils informatiques.
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