Le mandat de facturation : définition
Un mandat de facturation est un contrat par lequel une entreprise - appelée mandant - donne l’autorisation à une autre entreprise - appelée mandataire - d’émettre des factures en son nom et pour son compte. Un mandat de facturation intervient principalement :
dans le cadre d’une relation commerciale entre le mandant et le mandataire. Par exemple, un fournisseur de services réguliers propose à son client d’établir un mandat de facturation pour que ce dernier gère directement les factures qui l’incombent (on parle d’auto-facturation)
Une entreprise sous-traite son service client auprès d’un cabinet comptable. Ici, le mandat de facturation est le contrat qui permet au mandataire (le cabinet) d’émetre les factures au nom et pour le compte de l’entreprise, de gérer les relances et suivre les paiements
Pourquoi faire un mandat de facturation ?
Un freelance, par exemple, qui fixe des tarifs horaires ou journaliers doit se libérer un maximum de temps pour produire ses services. Dans ce contexte, lorsque son portefeuille client devient conséquent, utiliser les mandats de facturation plutôt que de passer une journée par mois (ou plus) à émettre ses factures s’avère un gain de temps non négligeable ! Le mandat est d’autant plus intéressant dans la relation client lorsque la facturation est identique d’un mois sur l’autre (clientèle régulière, facturation forfaitaire).
La responsabilité du mandant
La responsabilité du mandant reste pleine et entière concernant les modalités d’application de la facture concernée, notamment en cas de manquement aux règles de facturation (oubli d’une mention obligatoire, par exemple).
Les conditions de validité du mandat de facturation
Le mandat de facturation :
doit être conclu préalablement à la prestation ou le partenariat concerné (et évidemment, préalablement à la facture concernée)
doit être écrit et transmissible à l’administration fiscale en cas de demande de sa part
doit préciser le délai durant lequel le mandant peut contester la facture
La facture :
doit mentionner le statut de mandataire, notamment le terme « auto-facturation » pour un client mandataire
doit être établie en double exemplaire, selon les règles fiscales habituelles ; le mandant récupère son exemplaire pour sa propre comptabilité
est soumise à la TVA selon les règles fiscales habituelles du mandant
Le cas d’un mandat de facturation tacite
En cas de relation commerciale peut fréquente entre le fournisseur et le client (moins de 10 factures par an), le mandat de facturation peut être tacite, mais chaque facture émise par le client mandataire doit être approuvée par le fournisseur mandant (via un cachet, une signature), en plus d’être éditée en double exemplaire et de faire apparaître la mention obligatoire « auto-facturation ».
Comment le mandat de facturation est-il mis en œuvre ?
En général, le fournisseur (le mandant) se charge d’authentifier les factures que le mandataire émet à son nom et pour son compte. A défaut d’authentification par le mandataire, la facture émise par le client (le mandataire) doit obligatoirement porter la mention de son établissement par un mandataire : il faut clairement y mentionner que la facture a été faite par un mandataire et non par le mandant. Dans le cadre d’un mandat tacite, il faut que le mandant accepte expressément la facture émise.
Qu’en est-il de la responsabilité de chacune des parties au mandat ?
Le mandant demeure responsable en cas de manquement aux obligations de facturation. Il lui est impossible de rejeter la faute sur la tête de son mandataire dans le cas où l’une des obligations relatives à la facturation n’a pas été respectée. Sur le plan pratique, les factures émises par le mandataire sont séparées de celles émises par le mandant lui-même. Il doit isoler les factures émises par chacun de ses mandataires dans le cas où il a recours à plusieurs, aucun mélange ne devant avoir lieu.
5f59.png){kind=small}
