Organisation comptable : définition, type d’organisation et enjeux

Qu’est ce que l’organisation comptable ? Définition

L’organisation comptable est l’ensemble des obligations comptables mises en œuvre dans l’organisation afin de répondre aux exigences de sincérité et conformité comptable. L’entreprise doit faire en sorte que sa comptabilité assure sa fonction d’outil d’information financière, obligatoire et à valeur juridique.

Organisation interne de la gestion de la comptabilité

L’organisation comptable en interne nécessite qu’un comptable interne ou un service de comptabilité soit créé au sein de la structure dans le but de réaliser les différents travaux comptables :

• Comptabilité générale

• Déclarations fiscales et sociales

• Etablissement des comptes annuels

• Révisions des comptes

• Comptabilité analytique (réalisée à partir du compte de résultat)

• Travaux d’inventaire (amortissements, dépréciations…)

La totalité de la comptabilité est réalisée en interne uniquement pour les grandes entreprises qui disposent d’un service comptable complet et de personnel suffisant pour gérer la totalité de ce processus.

Le service comptable de ce type d’organisation permet au chef d’entreprise d’être suffisamment accompagné et conseillé, permettant une bonne gestion d’entreprise. En effet, on peut retrouver des spécialistes en comptabilité : chef comptable, contrôleur de gestion, responsable comptable, directeur administratif et financier, commissaire aux comptes…

D’ailleurs, pour la cible de cette organisation l’avantage principal est la maîtrise du processus et des informations comptables. L’entreprise va alors lier sa compatibilité avec les autres services de la structure via un PGI afin de fiabiliser l’information comptable.

Organisation avec externalisation partielle

En France, la majorité des entreprises sont des TPE et PME. Celle-ci externalise donc une partie de leur comptabilité. Pour rappel, lors de l’externalisation d’une partie ou de la totalité de la comptabilité d’une entreprise, faire appel à un Expert Comptable inscrit à l’Ordre des Experts Comptables est obligatoire.

En effet, les experts-comptables bénéficient du monopole et sont les seuls habilités à tenir la comptabilité d'une entreprise. Pour devenir expert-comptable il est impératif de suivre un cursus permettant d’acquérir une maîtrise comptable. Le DEC est obligatoire.

Néanmoins pour exercer la profession comptable, des diplômes de comptabilité intermédiaire suffisent : BTS Comptabilité Gestion, DCG et DSCG sont les principaux.

La comptabilité courante (client, fournisseur, trésorerie…) est alors gérée en interne par le personnel de l’entreprise.

Les données comptables sont transmises au cabinet d’expertise comptable. L’intervention de l’expert-comptable apparaît lorsque la comptabilité devient plus pointue : déclaration fiscale, révisions des comptes, travaux de fin d’exercice, gestions des immobilisations, bilan comptable, liasse fiscale…

Pour être en bons termes avec l’administration fiscale et son expert-comptable au sein de son entreprise il est essentiel de tenir une comptabilité à jour en s’imposant une rigueur journalière dans la tenue de votre comptabilité générale lors de l’exercice comptable :

• Enregistrement flux réel et flux monétaire à la date exacte

• Vérification des montants avant les opérations comptables

• Lier les enregistrements aux pièces comptables puis archivés chronologiquement

• Permanence des méthodes lors des écritures comptables

La finalité de cette organisation comptable permet d’éviter de courir après les justificatifs et les données importantes.

La mise en place d’un contrôle interne peut-être envisageable selon la taille de l'entreprise. L’expert comptable est là pour vous accompagner dans la gestion de votre activité. La sincérité et l’image fidèle de votre comptabilité est donc essentielle.

Les inconvénients de l’organisation interne : Il est difficile pour un indépendant ou un dirigeant d’assurer la comptabilité lui-même, survolant souvent cette étape par manque de temps ou négligence involontaire, c’est un temps qu’il ne consacre pas au développement de son activité. Sans oublier la sécurité et la conservation des données.

Outre la perte de temps, un coût sur le budget de l’entreprise : achat de logiciel de comptabilité.

Pour continuer, ils ne bénéficient pas d’un accompagnement analytique proposé par l’expertise-comptable ni d'optimisation concernant sa fiscalité. Pour ce type de profil, il est essentiel d’externaliser la tâche, afin de se concentrer sur les activités fortement créatrices de valeur.

Faire appel à une organisation externe pour gérer la comptabilité

Aujourd’hui les entreprises peuvent transférer la totalité de leur comptabilité à un cabinet d’expertise comptable. L’externalisation complète de la comptabilité concerne une cible précise : les entrepreneurs indépendants et les TPE principalement. La comptabilité sera donc gérée par des professionnels, en contrepartie l’entreprise sera redevable d'honoraire envers le cabinet.

Les cabinets proposent une pluralité de services :

• Création d’entreprise, choix du statut juridique et droit des sociétés;

• Guide les dirigeants sur le statut social à adopter;

• Assure à la structure une optimisation fiscale;

• Présente une analyse de gestion pour orienter les choix stratégiques;

• Gestion de la paie;

• Tenue des comptes.

Concernant la comptabilité, externaliser est un moyen d'économiser de l’argent surtout si vous n’avez pas le budget suffisant pour un service comptabilité. En effet, le cabinet comptable va s’occuper de la tenue de la comptabilité, suivi de la comptabilité, des obligations comptables, fiscales et sociales.

Recourir à cette méthode permet :

• Une sécurité par rapport au démarches et respect des obligations administratives

• La sérénité vis à vis des normes comptables qui évoluent sans cesse

• Un accompagnement, le cabinet ayant un devoir de conseil.

En contrepartie, cela implique votre entière collaboration et sincérité, les collaborateurs comptables en charge de votre dossier auront besoin de pièces justificatives pour tenir correctement votre comptabilité.

Un panel d’outils facile d’utilisation est mis à votre disposition dans la plupart des cabinets comptables en ligne pour la transmission des vos factures ou autres documents justificatifs qui vous seront demandés.

Concernant les cabinets traditionnels, des outils en ligne sont également déployés progressivement. L'arrivée du numérique et l’évolution du métier de comptable font que les offres deviennent de plus en plus compétitives.

Les cabinets en ligne proposent des tarifs souvent attractifs, des applications intuitives. et des conseillers disponibles à tout moment.

Néanmoins, cette solution en ligne ne correspond pas à tout type d’activité. Il est essentiel pour vous de comparer les offres et choisir celle qui convient le mieux à vos attentes.

Les enjeux de l’organisation comptable

L’organisation comptable à un rôle essentiel dans la fiabilité des états financiers. Une mauvaise organisation aura des répercussions sur l'activité de l’entreprise allant même jusqu’à entraîner des pénalités.

En effet, il est important de choisir un mode d’organisation correspondant à votre situation pour être serein en cas de contrôle de l’administration.

Il est tout à fait possible pour l'entreprise d'opter pour l’organisation externe en début d'activité dans le but de profiter des avantages de cette méthode. Puis après une certaine période si l’entreprise à la capacité de changer d’organisation elle optera pour une externalisation partielle. Dans l’hypothèse où l'entreprise atteint une taille suffisante elle pourra se diriger vers l’organisation interne.