Facture électronique : Définition, obligations...

Qu'est-ce qu'une facture électronique/e-facture? (Loi finance 2020)

Une facture considérée comme électronique est une facture émise, transmise et reçue au format électronique, ainsi tout le processus de facturation doit être intégralement effectué par voie électronique. Il ne suffit pas juste de numériser sa facture papier en format numérique, car dans ce cas il ne s'agit pas d'une facture électronique mais plutôt d'une facture dématérialisée.

Le recours à la facture électronique va progressivement devenir obligatoire entre 2024 et 2026, cette mesure étant introduite par l'article 153 de la Loi de Finance de 2019 pour 2020, nous présente le calendrier de généralisation de la facture électronique entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026.

• 1er Juillet 2024 : Pour l'ensemble des entreprises, obligation de réception de la facture électronique.
• 1er Juillet 2024 : Obligation d'émission pour les grandes entreprises.
• 1er Janvier 2025 : Obligation d'émission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• 1er Janvier 2026 : Obligation d'émission pour les PME et micro-entreprises.

Comment faire une facture électronique ?

La législation française prévoit 3 méthodes pour l'émission de la facture électronique :

• Par PDF : format simple du PDF, toutefois il faut établir une piste d'audit fiable entre la facture et la livraison, cette solution sera dans un premier temps acceptée par l'Administration fiscale, mais à long terme il sera préférable de choisir les options suivantes.

• Par PDF signé : il s'agit d'un PDF que l'on signe électroniquement (par un certificat électronique qualifié) permettant d'assurer l'authenticité et l'intégrité de l'origine de la facture.
• Par échange de données informatisé (EDI) : utilisation d'un format structuré par l'échange automatique de données entre ordinateurs.

En ce qui concerne le format, plusieurs choix sont possibles (PDF,EDI..)

Par ailleurs, utiliser un logiciel de facturation comme Tiime pour l'envoi de vos factures électroniques permet de gagner encore plus de temps et de gagner en simplicité.

Comment signer une facture électronique ?

La signature électronique permet de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur. Elle doit être :

• Authentique : On doit pouvoir identifier son auteur.

• Infalsifiable : Elle ne peut pas être imitée ou falsifiée.

• Inaltérable : Une fois signé, le document ne peut plus être modifié.

• Irrévocable : L'auteur ne peut plus revenir sur sa décision.

• Non réutilisable : La signature ne peut pas être copiée sur un autre document.

Afin de signer une facture électronique, il est primordial d'utiliser un certificat électronique qui est délivré par un prestataire agrée telle qu'une Autorité de certification (AC).

Quelles sont les plateformes de facturation électronique ?

Pour réaliser leurs factures électroniques, toute entreprise devra choisir un prestataire pour réaliser ses factures électroniques et pour les opérations de e-reporting destinées à l'Administration fiscale, elles auront le choix entre le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire de l'Administration fiscale. Seules ces plateformes pourront transmettre les factures à leurs destinataires et les données à l'Administration fiscale.

• Portail public de facturation : Le portail Chorus Pro regroupera toutes les factures déclarées par les fournisseurs ou par les plateformes de dématérialisation immatriculées. Ce portail centralisera toutes les données dans l'objectif de les transmettre à l'Administration fiscale.

• Plateformes de dématérialisation partenaire (immatriculées) : elles seront chargées d'envoyer les données du fournisseur vers le client, et de transmettre les données relatives aux achats et aux ventes à l'Administration fiscale.

Les règles de la facture électronique

Depuis la loi du 13 mars 2000, la valeur juridique d'un document sous format électronique est reconnue comme preuve.

Pour qu'une facture électronique soit conforme à la législation en vigueur, elle doit être intègre, lisible et authentique. Cela est garanti par la signature électronique, par la forme d'un message structuré permettant la lecture par ordinateur réalisé par un EDI en grande partie ou par la mise en place d'un audit fiable entre la facture et la livraison.

En ce qui concerne l'archivage électronique des factures, pour que celles-ci obtiennent une valeur probante, elles doivent être archivées selon 3 principes:

• Elles doivent être authentifiées.
• Elles doivent être rédigées dans un langage clair et intelligible.
• Elles doivent être intègres.

Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial.

Les documents électroniques sont stockés dans un coffre-fort numérique pour garantir la traçabilité et la pérennité des factures.

Les avantages de la facture électronique

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Rentabilité et rapidité : la facture électronique coûte moins cher que la facture papier dû à l'économie de papier et l'utilisation d'un espace physique d'archivage, de plus les factures sont générées très rapidement, ce qui permet donc d'améliorer la productivité.
• Sécurité : La traçabilité est renforcée et le processus de facturation est automatisé.
• Durabilité : Les factures se conservent dans le temps.
• Facilité de déclaration : Les déclarations de TVA sont préremplies grâce à la facturation électronique ce qui permet donc de diminuer les erreurs.
• Délais de paiement améliorés : La facturation électronique permet un suivi des transactions car la réception de la facture par le client est certaine.
• Bienfaits environnementaux : Diminution de 1/3 des émissions de gaz à effet de serre par la production des factures.

Elle présente également des avantages pour l'Administration fiscale :

• Amélioration de la lutte anti-fraude fiscale par une détection plus facile.
• Connaissance en temps réel de l'activité des entreprises.

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