Les frais généraux : détails, fonctionnement et exemples

Qu’est-ce que les frais généraux ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur leur fonctionnement, les différents types de frais généraux ou encore les principaux frais généraux à prendre en compte pour l’entreprise.

Les frais généraux : définition 

Les frais généraux correspondent au budget dépensé par une entreprise pour les activités quotidiennes liées à son fonctionnement, et à tout ce qui correspond à une charge indirecte.

Il peut s’agir par exemple du loyer, du matériel ou encore des frais postaux… Les frais généraux sont à distinguer des frais de vente et des frais administratifs, et ensemble ils constituent les frais d’exploitation de l’entreprise.

Quels sont les différents types de frais généraux d’une entreprise ?

Pour saisir les écritures d'achat, comptabiliser efficacement les frais généraux et pouvoir analyser le compte de résultat d’une entreprise, il est nécessaire de les classer en trois catégories différentes :

Les frais fixes ou coûts de structure

Ces derniers représentent les coûts générés par l’établissement, par la structure même de l’entreprise. Il peut s’agir du loyer, des frais d’assurances ou encore des coûts de services de l’expert-comptable. Ces frais sont stables, et n’évoluent pas en corrélation avec le chiffre d’affaires de l’entreprise ou son taux de production.

Les frais variables

Les frais variables sont, à l’inverse des charges fixes, des coûts qui changent en fonction de l’activité de l’entreprise. Ils augmentent ou baissent selon le montant du chiffre d’affaires et du volume de production de la société. Les frais variables correspondent par exemple aux matières premières, à la sous-traitance, à l’intérim ou bien aux frais de marketing et de communication.

Les frais semi-variables ou semi-fixes

Les frais semi-variables sont quant à eux des dépenses pouvant être en partie fixes et en partie variables, la partie variable étant corrélée à l’activité de l'entreprise.

Ce sont par exemple les frais d’abonnement à un fournisseur d’énergie et la consommation d’énergie : l’abonnement représente un coût invariable, tandis que la facture d’énergie peut varier d’un mois à l’autre.

Quels sont les principaux frais généraux à comptabiliser ?

Les charges locatives et le loyer

Ces frais représentent le coût de la location d’un local commercial ou de bureaux pour l’entreprise, tel que déterminé dans le contrat de bail.

Ce sont des frais invariables, qui peuvent être assez élevés en fonction de la taille de la société, du nombre de salariés, de la surface et de l’emplacement des locaux nécessaires... Pour réduire ces frais généraux, il est possible d'encourager le télétravail au sein de l'entreprise.

Les frais d’assurances

Les frais d’assurances sont inévitables pour les entrepreneurs et représentent une dépense mensuelle fixe. Les différentes souscriptions d’assurances de l’entreprise correspondent par exemple à :

• L’assurance responsabilité civile professionnelle

• L’assurance des biens de l’entreprise

• L’assurance garantie cybersécurité

De plus, il est souvent requis par la loi de souscrire à certaines assurances, selon le secteur de métier auquel appartient la société : 

• La garantie financière pour les agences de voyages et les agences immobilières

• L’assurance automobile pour les professionnels véhiculés

• La responsabilité civile décennale ou encore Responsabilité civile exploitation pour les professionnels du bâtiment 

Les frais comptables

Les frais comptables ne font pas forcément partie des frais généraux, selon le type d’entreprise et son chiffre d’affaires. Il est en effet possible de tenir sa comptabilité soi-même dans certains cas, comme sous le régime de la micro-entreprise, qui permet de bénéficier d’un régime comptable simplifié. L’entrepreneur tient alors son propre livre de recettes. 

Pour les entreprises tenues de réaliser une comptabilité de trésorerie plus complexe, il est nécessaire de faire appel aux services d’un expert-comptable professionnel.

Le coût de ces services est variable selon le type de mission demandée (bulletins de paie, volume d’écriture comptable, bilans comptables annuels…).

Les frais de communication et marketing

Les frais généraux reliés au marketing et à la communication de l’entreprise sont bien souvent incontournables pour assurer un chiffre d’affaires. Ils permettent de cibler les campagnes de communication, de faire la promotion de la marque, de tenir les consommateurs au courant des nouveaux produits et services, et d’augmenter le nombre de clients sur le moyen et long terme.

Ces frais peuvent rassembler un grand nombre de frais divers tels que :

• Les services d’un web designer pour la création du site, 

• Les services d’un community manager pour assurer la présence de la marque sur les réseaux sociaux

• Un graphiste pour l’élaboration d’un logo, d’une charte graphique...

• Un infographiste pour l’élaboration de flyers, de cartes de visites...

• Une place de stand sur un salon 

Les frais d’entretien

Afin de maintenir en état le matériel utilisé au sein de l’entreprise, il peut exister des frais d’entretien ou même de réparations. C’est le cas notamment pour : 

• Les locaux de la société à entretenir

• L’entretien régulier et le lavage des voitures de fonction

• La maintenance des outils informatiques de l’entreprise

• L’entretien de tous les outils techniques liés au secteur concerné 

L’achat du matériel

L'achat de matériel est indispensable quelle que soit la taille de l'entreprise (TPE, PME, groupe...). Si le montant de ces achats ne dépasse pas les 500 euros hors taxes, alors ils sont comptabilisés comme des frais généraux. Parmi ces frais de matériel, on peut citer les tenues de travail, les outils, le matériel informatique et les fournitures de bureau.

Les frais de déplacement

Les frais de déplacement font parfois partie des dépenses à comptabiliser dans les frais généraux. Les employés peuvent alors se faire rembourser leur déplacement à l’aide de notes de frais. Ces notes de frais sont classées dans les frais généraux par le comptable de l’entreprise et sont des charges déductibles.

Il peut s’agir de frais d'essence et de péages (frais kilométriques), de notes de repas ou encore du coût du logement durant un déplacement. 

Les frais bancaires

Toutes les entreprises sont tenues de posséder un compte bancaire dédié à leur activité. Les charges bancaires sont des frais généraux fixes, à régler mensuellement. Outre les frais de tenue de compte, il y a également les commissions de la banque sur les transactions bancaires (les frais de commissions de mouvement ou les frais d’encaissements par carte). En cas de découvert sur le compte, l’entreprise pourra être facturée de frais bancaires supplémentaires.

Les frais de sous-traitance et d’intérim

Les frais de sous-traitance correspondent au règlement d’un prestataire externe, et les frais d’intérim sont le salaire des intérimaires embauchés pour travailler ponctuellement au sein de l’entreprise. Tous deux sont comptabilisés dans la catégorie des frais généraux.

Les frais juridiques 

Les frais juridiques sont des frais généraux incontournables pour les plus grandes entreprises afin de réaliser la rédaction des statuts, des mentions légales pour la facturation, ou encore des contrats de travail.