Pour les cafés et restaurants, les recettes s'effectuent en majorité au comptant. Afin que ces recettes en espèce soient toutes déclarées, les établissements de restauration doivent respecter un certain nombre d'obligations légales.
Qu'est ce qu'une caisse ?
A l’origine une caisse enregistreuse est une machine permettant aux commerçants d’encaisser, de rendre la monnaie et d’éditer un ticket à leurs clients.
Au sens comptable du terme, la caisse permet de suivre (généralement mensuellement) le chiffre d’affaires encaissé, le commerçant édite tous les soirs ce qui est communément appelé le “ticket Z” ou “bande Z” et ferme sa caisse.
L'obligation de tenue d'un livre de caisse pour les cafés et restaurants
Les cafés et les restaurants ont la possibilité de tenir une caisse enregistreuse en tant que commerce de détail afin de répondre à leurs obligations de suivi du chiffre d’affaires (ce n’est pas une obligation). En revanche si le restaurateur s’équipe d’une caisse enregistreuse, depuis le 1er janvier 2018, “L'article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts (CGI) présente l'obligation pour une personne assujettie à la TVA d'utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfasse aux conditions d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.
Le respect des quatre conditions précitées (inaliénabilité, sécurisation, conservation et archivage) peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur.” En d’autres termes il n’y a aucune obligation à avoir une caisse enregistreuse, mais si vous en avez une, elle doit répondre aux nouveaux critères en vigueur depuis 2018.
En pratique même si la caisse enregistreuse n’est pas obligatoire elle reste néanmoins indispensable au bon fonctionnement de l’établissement et peut revêtir plusieurs formes.
La justification du livre de caisse pour les cafés et restaurants.
Un livre de caisse est, quant à lui, un document comptable obligatoire. La tenue et la justification du livre de caisse sont les premiers éléments qui sont à présenter à l'administration fiscale lors d’un contrôle fiscal pour les cafés et les restaurants.
De nos jour le suivi du chiffre d’affaires, tout comme le livre de caisse, peut revêtir plusieurs formes:
Physique: sous la forme d’un ticket Z quotidien, puis hebdomadaire puis mensuel édité d’un logiciel de caisse ou papier écrit à la main
Dématérialisé sous la forme d’états transférables fichiers sheet ou Excel par exemple.
Quelle que soit la forme utilisée les états doivent répondre aux 4 obligations décrites ci-dessus: inaliénabilité, sécurisation, conservation et archivage.
La quasi-nécessité d'une caisse enregistreuse
La justification des recettes en espèce est donc un poste très sensible dans la gestion des cafés et des restaurants.
La mauvaise tenue ou un manque de justification de ces recettes, notamment en espèce, peuvent entraîner de lourdes conséquences financières pour le dirigeant.
Attention à ce que la caisse utilisée soit bien homologuée par l’administration fiscale. L’attestation de conformité permettra au restaurateur de sécuriser ses données.
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