Pièces comptables - grand livre et livre journal obligatoires

L'article en brefChaque opération financière doit être documentée par une pièce comptable justificative comme une facture, une note de frais, ou un bulletin de salaire. Ces documents sont essentiels pour le suivi comptable par l’expert-comptable et doivent être transmis régulièrement. De plus, la loi impose de les conserver pendant 10 ans, dans un format librement choisi, afin de pouvoir les fournir rapidement en cas de contrôle par l’URSSAF ou l’administration fiscale. Ces pièces doivent contenir des informations précises comme la date de l’opération, les parties impliquées, les caractéristiques et le montant de l’opération, ainsi qu’une codification spécifique.

Ces pièces comptables sont cruciales pour justifier la sincérité des comptes de l’entreprise. Elles comprennent les factures d’achat et de vente, les relevés de banque, et les déclarations fiscales, entre autres. Leur conservation permet non seulement de répondre aux exigences légales, mais aussi de disposer des preuves nécessaires en cas de litige avec un fournisseur ou un client. Ainsi, une bonne gestion des pièces comptables garantit la transparence et la véracité des comptes annuels, facilitant le travail de l’expert-comptable et assurant une traçabilité complète des opérations financières de l’entreprise.

Selon la loi, chaque opération financière doit être enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise et assortie d’une pièce comptable justificative, à savoir un document qui prouve l’opération en question (facture d’achat, de vente, note de frais, bulletin de salaire, déclaration sociale...). Ces pièces comptables justificatives sont à transmettre à l’expert-comptable à un rythme prédéfini avec lui afin qu’il puisse effectuer sa mission de suivi de la comptabilité puis les comptes annuels. Vous devez également conserver ces documents justificatifs pendant 10 ans, selon un système de classement et de format (originaux, électronique) que vous choisissez librement; l’objectif étant de pouvoir transmettre rapidement n’importe quelle pièce comptable justificative en cas de demande de la part de l’expert-comptable, mais aussi de l’URSSAF ou de l’administration fiscale lors d’un contrôle. Les pièces comptables justificatives sont obligatoires et doivent mentionner au minimum la date de l’opération, l’identification des parties concernées, les caractéristiques et le montant de l’opération et une codification pour le traitement.

Les pièces comptables : définition

La loi oblige les entreprises à enregistrer leurs opérations financières au travers de documents de suivi comptables tels que le grand livre et le livre journal. En parallèle au suivi comptable, la loi oblige également les entreprises à conserver toutes les pièces qui prouvent ces opérations. La démarche est logique. En cas de contrôle fiscal, ce sont ces pièces qui permettent de justifier de la sincérité de vos comptes.
On les appelle les pièces comptables encore pièces comptables justificatives.

Les différentes pièces comptables

Plus concrètement, ces documents justificatifs comptables sont vos factures d’achat, vos factures de vente, notes de frais, relevés de banque, bulletins de salaire, déclarations fiscales... Bref, tous les documents qui prouvent les opérations financières réalisées dans votre entreprise (entrées et sorties d’argent ou encore transfert de comptes bancaires, etc.)

Les mentions obligatoires sur une pièce comptable justificative

Bien que les pièces comptables aient leurs propres caractéristiques, certaines mentions sont obligatoires pour toutes. Vos pièces comptables justificatives doivent obligatoirement mentionner :

la date de l’opération
l’identification des parties en présence
les caractéristiques et le montant de l’opération
la codification pour le traitement

Si vos documents comptables ne contiennent par ces éléments, vous devrez les régulariser.
Ces mentions sur pièces comptables sont obligatoires pour pouvoir valider la sincérité de vos comptes annuels !

Les pièces comptables justificatives pour votre expert-comptable

Les pièces comptables sont obligatoires, car elles vont effectivement servir votre expert-comptable dans sa mission de suivi et de révision comptable puis de réalisation des comptes annuels.
Vous devrez transmettre à votre expert l’ensemble de ces documents comptables au rythme prédéfini avec lui et au minimum une fois par an. Certains entrepreneurs utilisent un logiciel leur permettant de scanner les pièces justificatives à l’expert-comptable au fur et à mesure des opérations avant de lui transmettre les originaux en fin d’exercice.

Délais de conservation des documents comptables

Les justificatifs comptables d’une entreprise doivent être classés et archivés durant 10 ans. Peu importe le type de classement et le type de format, les pièces comptables justificatives papier ou électronique doivent être conservées. C’est une obligation légale et aucune société ne peut y déroger. Vous devrez donc trouver un système pour conserver vos pièces comptables justificatives de manière à pouvoir transmettre à tout moment n’importe lequel de ces documents à votre expert-comptable, à l’URSSAF ou à l’administration fiscale en cas de contrôle.

Les pièces comptables : importance

L’objectif des pièces comptables est de pouvoir retracer, à chaque instant, l’ensemble des opérations qui ont affecté l’activité de l’entreprise. Ces justificatifs comptables permettent de pouvoir disposer de l’ensemble des éléments dans le cas d’un litige avec un fournisseur ou un client. Ainsi, sans les pièces comptables justificatives, il n’est pas possible d’enregistrer une opération dans votre comptabilité.

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