Tenir une caisse en comptabilité

La gestion d’une entreprise se doit d’être rigoureuse et respectueuse des obligations comptables  juridiques et financières. Il est ainsi conseillé de passer par un expert-comptable compétent qui sera à même d’appréhender ces obligations. Parmi celles-ci, la bonne tenue de sa caisse a une importance et permet d’anticiper des problèmes importants (contrôle fiscal, problématiques liées à la trésorerie…). Le présent article donne quelques conseils afin de tenir correctement sa caisse.

Qu’est-ce que la caisse ?

La caisse traduit l’ensemble des opérations réalisées par l’entreprise dans le cadre de son activité courante (encaissements, décaissements…). Ainsi, elle permet de déterminer avec précision  les flux financiers auxquels est confronté le commerçant. Celui-ci dispose ainsi d’un outil pertinent pour déterminer si son activité est viable et corriger les éventuels problèmes qui pourront se poser (défauts de paiement des clients, financement insuffisant, charges courantes trop importantes au regard du volume d’activité…)

Quel est le formalisme à respecter ?

Le commerçant doit tenir scrupuleusement, de manière journalière, un livre de caisse. L’ensemble des opérations en espèces doivent figurer sur celui-ci. Toutefois, il peut également appréhender la totalité des recettes journalières, quelque-soit le mode de paiement (espèces, chèques, cartes bancaires…). C’est ainsi le cas dans les secteurs où les opérations sont nombreuses, comme les cafés-hôtels-restaurants ou les coiffeurs.

Comment tenir correctement sa caisse ?

Les écritures de caisse doivent être inscrites quotidiennement, sans blanc, ni rature, ni surcharge.
Tous les mouvements de caisse sont numérotés et justifiés par une pièce comptable portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, ...)

En outre, certaines obligations devront être respectées :
-    Il faut distinguer les encaissements en espèce des encaissements par chèque,
-    La caisse doit être créditée du montant de la remise en cas de remise en banque de chèques,
-    Il convient de dissocier les encaissements des décaissements.
Concernant ce dernier point, le professionnel devra, sur son livre de caisse, utiliser deux colonnes différentes, l’une mentionnant les recettes et l’autre les dépenses.
En outre, de manière pratique, le commerçant voulant s’assurer que sa caisse soit bien tenue, devra respecter certains processus (afin d’éviter les vols notamment) :
-    Les chèques de banque devront être déposés le plus vite possible à la banque,
-    Il faudra prévenir les éventuels vols, en déposant par exemple les espèces dans un coffre fort,
-    Les vols devront être assurés,
-    Les paiements en espèce devront être limités. Une pièce justificative pourra être demandée si ceux-ci sont importants.

Les différentes méthodes permettant de tenir sa caisse

Lorsque les opérations consignées dans la caisse sont simples (lorsque par exemple, on applique un seul taux de TVA), le commerçant peut se contenter de tenir un agenda de caisse où sont reprises les recettes journalières. 
Lorsqu’elles sont plus complexes (différents taux de TVA applicable…), il convient de se doter d’un outil permettant de justifier le détail des recettes :
-    Une bande de caisse enregistreuse, qui mentionne la date de la vente, la désignation du produit ou du service vendu, le prix et la TVA applicable,
-    Le brouillard de caisse, qui permet d’inscrire de manière manuscrite le détail des ventes quotidiennes en fonction de leur réalisation.
Dans ces situations, l’agenda de caisse ne doit mentionner que la récapitulation des recettes de manière journalière. 
Les commerçants qui ne sont pas soumis à une comptabilité d’engagement doivent tenir un livre journal présentant l’ensemble de leurs dépenses et de leurs recettes professionnelles. 

La comptabilisation des opérations de caisse

Les encaissements en espèce doivent être inscrits de la manière suivante en comptabilité :
-    Le compte 53 « caisse » doit être débité,
-    Il faut créditer les comptes 70 « ventes » et 44571 « TVA collectée ».
Les comptes 5112 « chèques à encaisser » et 511 « cartes bleues à encaisser » doivent être débités en cas de paiement par chèque ou carte bleue.

Si des espèces sont remises en banque, il faut créditer le compte 53 et débiter le compte 58 « virements internes » puis créditer le compte 58 et débiter le compte 512 « banque ».
Lorsque les paiements par carte bancaire ou par chèque sont crédités sur le compte bancaire professionnel, on va créditer les comptes 5112 et 511 et débiter le compte 512.

Quels contrôles doivent être effectués ?

La caisse ne peut jamais être négative. Dans le cas contraire, le commerçant risque le rejet de l'ensemble de sa comptabilité de la part du contrôleur fiscal.

En outre, celui-ci doit effectuer des contrôles périodiques (à chaque fermeture de magasin par exemple), permettant de déterminer si  le solde théorique de caisse (montant figurant dans le livre de caisse) correspond au solde réel (montant figurant dans la caisse. Il faudra déterminer alors la cause des anomalies constatées (vol, erreur…)