Les délais de conservation des documents liés à une activité professionnelle dépendent de la nature de ces documents. Le Code général des impôts prévoit que la destruction avant les délais prescrits est punie d'une amende de 1 500 euros. Lorsque le contrôleur est dans l'incapacité de réunir les éléments, celle-ci peut s'élever à 25 000 euros et l'Administration peut procéder à une rectification d'office.
Les documents commerciaux
Les documents commerciaux doivent être conservés 10 ans. Il s’agit notamment des dossiers clients, des contrats commerciaux, des commandes fournisseurs et des accords industriels.
Les documents en matière de droit des sociétés :
Les documents en matière de droit des sociétés doivent être conservés pendant 5 ans au moins à partir de la date de publication de la clôture de la liquidation de la société. Il s’agit notamment du registre des procès verbaux d’Assemblées Générales, des rapports des gérants, des feuilles de présence aux Assemblées Générales.
Les documents comptables :
Les entreprises sont tenues de conserver leurs documents comptables pendant dix ans.
Il s’agit notamment de la conservation du livre journal, du livre d'inventaire, du grand livre.
Les pièces justificatives doivent être conservées durant dix ans : factures clients, factures fournisseurs, documents bancaires…
Ce délai est néanmoins réduit à 3 ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard des tiers.
Les documents sociaux
La plupart des documents sociaux sont à conserver pendant 5 ans : registre du personnel, livres de paie, fiches fiscales par salarié, double des bordereaux de paiement des cotisations sociales.
Certains documents sont à conserver sans limite de durée : bulletins de salaire, dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation.
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