L’importance du procès verbal d’association

L'article en brefUn procès-verbal associatif est essentiel pour la transparence et la bonne gestion d'une association. Il doit inclure des éléments clés tels que la dénomination de l'association, le motif, la date, l'heure et le lieu de la réunion. La convocation des membres, l'ordre du jour, et la liste des participants doivent être clairement détaillés. Il est crucial d'inclure le compte rendu des débats, les résolutions votées et leurs résultats, ainsi que l'heure de clôture de la séance et la signature du rédacteur du PV avec son titre officiel.

Bien que le PV associatif ne soit pas une obligation légale, il joue un rôle majeur en cas de litige. Il sert de preuve que les décisions prises reflètent une véritable consultation des membres. Pour renforcer sa validité, il est recommandé d'annexer une feuille signée par les participants. Le PV associatif assure ainsi une gouvernance transparente et documentée, renforçant la crédibilité et la conformité de l'association.

Que doit contenir le PV associatif ?

Le procès-verbal d’association répond à des règles élémentaires qu’il est indispensable de respecter. Aucune association ne devrait s’y soustraire, même la plus modeste ou la moins active. Le PV associatif, pour être complet, doit contenir :

La dénomination de l’association.
Le motif de la réunion (assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d’administration,…).
La date et l’heure de la réunion, ainsi que le lieu choisi.
La façon dont ont été convoqués les membres et/ou adhérents (par lettre recommandée, en mains propres,…), ainsi que la date de convocation.
L’ordre du jour ainsi qu’un récapitulatif détaillé des points abordés lors de la séance.
La liste des membres présents à la réunion, et éventuellement des mandataires si des procurations ont été faites pour les votes.
Nom de la personne qui préside la réunion ainsi que du secrétaire chargé de prendre des notes et de rédiger le compte rendu.
Compte rendu des débats, des interventions de chaque personne présente en les identifiant, et de toute prise de parole surtout les plus polémiques.
Textes des résolutions qui ont fait l’objet d’un vote.
Résultat des votes (avec détail des pour, des contres, des abstentions et des bulletins nuls).
Heure de levée de la séance.
Nom de la personne signataire du procès-verbal d’association avec son titre au sein de la structure (président, trésorier,…).

Il est également conseillé, mais pas obligatoire, de joindre au procès-verbal une feuille annexe où les personnes présentes à la séance ont signé lors de leur venue afin de prouver, si besoin est, que la majorité requise par les statuts a bien été atteinte.

Le PV associatif est-il une obligation légale ?

Le procès-verbal d’association n’est pas un document expressément exigé par la loi. Cependant, il permet à la structure de prouver que les décisions et les orientations prises répondent à une véritable consultation des membres et des adhérents. Le procès-verbal d’association prend donc toute son importance en cas de litige éventuel.

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