Vous venez de créer votre entreprise en tant que freelance et vous vous demandez comment facturer à un client ? Vous souhaitez connaître les mentions obligatoires, les spécificités par statut et régime social, ou encore être conseillé sur modèles de factures voire des logiciels de facturation pour vous accompagner ? Vous êtes au bon endroit et L-Expert-comptable.com vous dit tout.
Les freelances sont des professionnels qui exercent leur activité en indépendant, c’est-à-dire en leur nom et sous leur responsabilité. Un freelance prospecte des clients et émet des factures pour les prestations qu’il réalise. Dans ces conditions et pour protéger l'indépendant, les factures dont des documents essentiels (et pas seulement pour votre compta).
Elles doivent comporter certaines mentions obligatoires permettant de formaliser la relation. Un contrat de freelance peut accompagner la facture pour détailler les conditions de réalisation de la prestation (niveau de qualité, délais, conditions...). En cas de litige, la facture et le contrat de freelance permettent au tribunal de commerce d’ordonner une injonction de payer au client débiteur.
Qu’est-ce qu’un freelance ?
Un travailleur indépendant (communément appelé freelance) est un professionnel qui exerce son activité à son compte, en son nom et sous sa propre responsabilité. Un travailleur indépendant n’est pas salarié. Il prospecte des clients et émet des factures pour les prestations qu’il réalise. Les professionnels qui évoluent en freelance sont généralement des professions libérales, des consultants, coachs, métiers du Web (développeurs web, référenceur, etc.), graphistes...
La facturation quand on est freelance : une étape primordiale
Dans ce contexte, si vous êtes travailleur indépendant, vous devrez émettre une facture pour encaisser l’argent en provenance de vos clients. La facture est non seulement une pièce comptable obligatoire, mais aussi un justificatif officiel de transaction, voire un contrat exprimant les modalités de réalisation de la prestation lorsqu’aucun autre document n’existe à cet effet.
Quand peut-on facturer ?
En tant que freelance, indépendant ou consultant, vous pouvez facturer vos clients à partir du moment où vous avez créé votre entreprise. Pour ce faire, plusieurs statuts juridiques sont possibles :
- Le statut auto-entrepreneur
- L’EIRL (entreprise individuelle à responsabilité limitée)
- L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée)
- SASU (société à actions simplifiées unipersonnelle)
Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture
Les factures suivent un formalisme strict (que vous soyez freelance ou non). Certaines mentions sont obligatoires, et d’autres vont venir s’ajouter selon que vous soyez sous le statut d’auto-entrepreneur, en EURL ou encore en SASU) :
- La date de la facture
- Le numéro de facture
- Les coordonnées et numéro SIREN du travailleur indépendant
- Les coordonnées et numéro SIREN du client s’il s’agit d’un professionnel
- La désignation, le volume et la date de réalisation de la prestation
- Votre TJM (taux journalier moyen) si nécessaire
- Le prix unitaire et le prix total Hors Taxes (HT)
- Le prix unitaire et le prix final Toutes Taxes Comprises (TTC)
- Les éventuelles réductions de prix
- La date limite de paiement (ou délais de paiement)
- Les intérêts de retard, taux de pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement
- Éventuellement vos mentions légales
Les factures doivent être émises en double exemplaire. L’une d’entre elles sera transmise au client et l’autre sera dédiée au suivi de votre comptabilité .
La facturation pour les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs
Certaines mentions obligatoires supplémentaires s’ajoutent selon le statut juridique et le régime fiscal pour lequel vous avez opté en tant que freelance.
Par exemple, la facture pour un indépendant en auto-entreprise exonérée de TVA doit mentionner une référence à l’article 293 B du Code Général des Impôts ainsi que l’absence de TVA applicable (un micro-entrepreneur ne collecte pas la TVA en-dessous d’un certain seuil de chiffre d’affaires, et doit en effet le mentionner sur chaque facture).
Ajouter la TVA pour les auto-entrepreneurs
L’auto-entrepreneur n’a pas de récupération de TVA sur les achats et il n’a pas de TVA appliquée sur les ventes. En revanche, si au cours de son activité, il dépasse les seuils de la TVA (82 800 € pour la vente de marchandises et l’hébergement, 33 200 € pour les prestations de service), c’est le régime réel de la TVA qui prend la place du régime de la franchise. Dans ce régime, la TVA sur les achats effectués par l’entreprise peut être récupérée auprès de l’Etat (sauf exceptions) et la TVA est prélevée sur les ventes de l’entreprise pour être reversée à l’Etat.
Les auto-entrepreneur doivent facturer leurs produits et leurs prestations hors taxe tant qu’ils ne franchissent pas les seuils de la TVA.
La mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI »
En cas de dépassement de seuils de TVA, les auto-entrepreneurs doivent appliquer la TVA sur leurs factures et peuvent récupérer la TVA sur les achats.
La TVA appliquée sur les ventes est récupérée par l’Etat, elle devra donc lui être reversée périodiquement. En contrepartie, l’auto-entrepreneur pourra demander l’Etat de lui reverser la TVA qu’il paye sur ses dépenses (achats et investissements).
La somme du montant de la TVA à reverser moins la somme du montant de TVA à récupérer est égale au solde de TVA.
S’il est positif : l’auto-entrepreneur fait un chèque au Service des impôts.
S’il est négatif, le Service des impôts le rembourse du montant du solde.
Dans le cas où l’auto-entrepreneur doit appliquer la TVA sur ses factures, il doit indiquer le prix avant TVA, le pourcentage de la TVA puis le prix final.
Comment faire une facture quand on est freelance ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous si vous désirez émettre une facture. D’un côté, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation (équivalent à un logiciel de devis, ces outils regroupant souvent factures et devis). Il en existe de nombreux, en ligne ou non (certains logiciels de facturation pour les auto-entrepreneurs proposent même un essai gratuit) et l’offre n’a jamais été aussi fournie.
Assurez-vous que ces logiciels soient bien intégrés avec vos outils comptables (votre comptable vous en remerciera, et cela lui permettra de rapprocher les factures et paiements des écritures comptables), comptes bancaires, logiciels de gestion ou avec votre CRM, afin d’avoir une vision et une gestion commerciale qui va jusqu’au paiement.
Ces logiciels présentent plusieurs avantages :
- Ils peuvent être simples à utiliser (pas tous, malheureusement) et sont parfois intuitifs ;
- Vos factures peuvent être totalement personnalisables ;
- Ils peuvent vous permettre d’automatiser l’envoi de factures (dans le cas de factures récurrentes par exemple, si vous êtes en régie chez un client pour une mission longue, vous n’avez ainsi pas à vous soucier de l’envoi des factures chaque mois) ;
- S’ils sont intégrés avec un outil de gestion, ils peuvent vous permettre de bénéficier de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi sur votre activité, qui seront d’une grande aide au quotidien.
- Ils calculent automatiquement la TVA et ont leur propre système de numérotation ;
- Ils vous font gagner du temps ;
Demandez conseil à votre expert-comptable, il pourra sans doute vous conseiller un outil qu’il affectionne. Vérifiez également que votre logiciel de comptabilité (si vous en utilisez un) ne propose pas déjà de module de facturation. Il n’est en effet pas rare que tout soit intégré.
Vous pouvez également utiliser un modèle de facture sur Excel. Il suffit de rechercher « modèle facture freelance » dans Google pour obtenir de nombreux modèles gratuits et trouver un exemple de facture adapté à son métier et son statut juridique. Sur notre site, nous proposons d’ailleurs un modèle pour créer une facture.
Il existe aussi des sites internet spécialisés dans la création de facture en vous proposant des modèles à remplir puis à télécharger, mais aussi une application ! Avec l’application Tiime Invoice, vous pouvez créer, envoyer et personnaliser vos devis et vos factures.
Facturer à l’étranger
Vous travaillez avec une société dont le siège social est à l’étranger, au Luxembourg, en Suisse, voire aux Etats-Unis ? Dans ce cas, renseignez-vous sur le taux de TVA applicable, car votre facture sera différente d’un pays à un autre, en fonction du taux de TVA en vigueur. Si vous émettez une facture pour une entreprise Suisse par exemple, vous ne devrez pas appliquer de TVA.
Voici un article complet sur le sujet
Le contrat de freelance
La facture peut être accompagnée d’un contrat de freelance pour détailler les modalités de réalisation de la prestation entre le freelance et son client. Le contrat de freelance est important pour se protéger d’un litige, concernant notamment :
- les délais de paiements
- les délais de réalisation de la prestation
- la nature de la prestation à réaliser pour le client, son niveau de qualité
- les modalités de réalisation de la prestation
- les éventuelles clauses de confidentialité, exclusivité...
- toute disposition relative à la réalisation de la prestation
Un contrat de freelance est l’équivalent des Conditions Générales de Vente (CGV) pour un commerçant.
Devis et facture en freelance
Attention, ne confondez pas devis et facture ! Le devis est en amont de l’accord entre le freelance et le client. Il annonce ce que sera la prestation, son prix, ses conditions de réalisation et de paiement. Un devis signé engage les deux parties et lance la réalisation de la prestation par le freelance. Une facture sera envoyée pour encaisser le prix.
Généralement, le devis est envoyé accompagné du contrat de freelance, permettant au futur client d’appréhender les conditions de la relation à venir et avant la signature du devis.
La procédure en cas de litige
Le suivi des règlements et impayés est la hantise du freelance (et pour une petite entreprise de manière générale). Ils peuvent effet avoir un impact désastreux sur votre activité et il faut anticiper au mieux ces situations pour ne pas être dépendant du paiement de telle ou telle facture.
En cas de facture impayée, vous devrez tenter de résoudre le litige à l’amiable (en envoyant par exemple quelques relances) puis envoyer une lettre de mise en demeure. En dernier recours, la procédure « d’injonction de payer » est la plus simple pour l'indépendant, car le juge ordonne le paiement sans la présence du débiteur au tribunal. Cette ordonnance d’injonction de payer permet au créancier de récupérer le montant de sa facture au moyen d’un huissier de justice. Pour y parvenir, la facture et le contrat de freelance sont des moyens de preuve indispensables.
Vous pouvez lancer une procédure d’injonction de payer au titre de débiteur professionnel auprès du tribunal de commerce ou directement en ligne.
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