Société en formation : tout ce qu'il faut savoir

Société en formation : définition

On parle d’une société en formation pour faire référence à la période durant laquelle une société est en attente d’immatriculation. C’est une société en création qui n’a, par définition, pas de personnalité morale mais qui possède malgré tout une existence sur le plan juridique.

Société en formation et société créée de fait : quelles différences ?

Il faut faire la distinction entre une société en formation et une société créée de fait. Cette dernière désigne en effet la société une fois immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés), donc déjà constituée.

Quelle est la période de formation d’une société en cours de constitution ?

La période de formation d’une société débute dès la volonté de créer l’entreprise en question. Cette volonté peut être concrétisée par la désignation d’un commissaire aux apports, par le dépôt des fonds sur un compte bloqué, ou encore par la rédaction des statuts de l’entreprise.

La fin de la période de formation est effective dès la signature des statuts et l’immatriculation de la société au registre du commerce. L’extrait Kbis permet de prouver officiellement l’immatriculation de la société et la fin de sa formation.

Quel est le délai maximum pour immatriculer la société en cours de formation ?

La société en formation doit être, de préférence, immatriculée rapidement, par la signature des statuts, en déposant les apports en numéraire sur le compte bancaire de l’entreprise et en faisant la demande d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

La période de formation de la société ne doit pas excéder les 6 mois, sous peine d’être requalifiée par les tribunaux en société de fait. Si tel est le cas, la responsabilité de tous les associés est alors engagée.

Les actes d’une société en formation 

Les actes, ou opérations d’une société en formation, sont ceux accomplis par les actionnaires ou associés, avant la création de l’entreprise.

Quels actes peuvent être réalisés par une société en formation ?

Sans avoir de personnalité juridique, la société en cours de constitution n’a toutefois pas la possibilité de réaliser certaines actions, comme par exemple régler des frais de greffe ou ouvrir un compte en banque professionnel. 

Les actes pouvant être réalisés par une société en formation sont tous ceux relatifs à sa création, tels que la signature d'un bail commercial. Ils ne peuvent toutefois être réalisés qu’à condition d’être « au nom et pour le compte de la société en formation », avec la mention du nom de la future société et de son siège social. À défaut, l’acte restera à charge de la personne l’ayant réalisé.

Reprise des engagements de la société en formation

La reprise des actes d’une société en formation avant la signature des statuts 

Pour reprendre les actes conclus avant la signature des statuts de l’entreprise, il est nécessaire d’associer aux statuts de la société un état des actes réalisés précédemment et les obligations qui en résultent.

La reprise des actes d’une société en formation entre la signature des statuts de la société et son immatriculation 

Au moment de la signature des statuts, la société s’engage automatiquement à reprendre ces actes une fois immatriculée. À cette occasion, les associés peuvent aussi se mandater pour réaliser des actes pour la société jusqu’à son immatriculation. 

Ce mandat doit être explicité au sein des statuts ou d’un document séparé et il doit décrire avec exactitude les modalités de l’acte. À défaut de respecter la procédure, les actes réalisés ne seront pas repris automatiquement au moment de la création officielle de l’entreprise à son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

La reprise des actes d’une société en formation après l’immatriculation de la société au RCS 

La reprise des actes en formation peut aussi être assurée après son immatriculation. Pour ce faire, les associés doivent statuer sur lesdits actes lors d’une assemblée générale de l’entreprise, à l’occasion de laquelle la majorité (telle que définie dans les statuts ou majorité simple) tranchera. S’il n’y a qu’un seul associé (pour une EURL - entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - ou une SASU - société par action simplifiée unipersonnelle - par exemple), la reprise des actes de la société en formation doit être consignée sur le registre spécial des décisions.

Quelles sont les modalités de reprise des actes d’une société en formation ?

Il y a deux conditions pour pouvoir reprendre des actes faits pour une société en cours de constitution : 

• Les actes possèdent obligatoirement la mention suivante : « agit pour le compte de la société X en formation ».
• Les actes doivent obligatoirement avoir été effectués durant la période de formation (avant l’immatriculation de la société au RCS).

Comment se faire rembourser par sa société en formation ?

Si les associés avancent leurs fonds propres durant la période de formation, il leur est possible de se faire rembourser par la société après son immatriculation, lors du déblocage des fonds.

Qui peut agir au nom d'une société en formation ?

Les personnes en capacité d’agir au nom d’une société en formation sont ses fondateurs et associés. Ils sont les seuls capables de passer des actes pour la société en cours de constitution.

Quelles sont les personnes responsables des actes passés pour le compte d'une société en formation ?

La responsabilité des personnes pour actes passés pour le compte d'une société en formation n’est engagée que si les actes en question sont réalisés au nom et pour le compte de l’entreprise et de ses dirigeants (s’ils ont donné mandat à une tierce personne).

La comptabilité des frais d’établissement

De nombreuses dépenses peuvent être engagées lors de la période de création de la société. Ces frais d'établissement peuvent être liés au règlement des formalités administratives (frais de publication au journal d'annonces légales, immatriculation au RCS…), aux droits d’enregistrement et aux coûts liés à la prospection (campagne marketing, site internet…).

Ces différents coûts peuvent être comptabilisés soit en charge déductible sur la première année d’exercice, soit dans le compte “frais d’établissement”, un compte d’actif, ce qui permet de les amortir sur une durée maximum de cinq ans. Si la dernière option est choisie, la société ne pourra pas distribuer de dividendes tant que la totalité des frais de constitution ne sera pas amortie.