Comment ouvrir et créer une conciergerie ? Guide (2024)

Vous aspirez à créer votre propre service de conciergerie mais vous êtes incertain sur les démarches à suivre ? Nous sommes là pour vous guider à travers les étapes essentielles pour mettre en place votre conciergerie, en répondant à toutes les interrogations que vous pourriez rencontrer.

Podcast : Ouvrir une conciergerie : Les étapes

Définition d'une conciergerie

Une entreprise de conciergerie fournit une assistance sur mesure à divers types de clients, tels que des particuliers, des entreprises et des visiteurs. Son but principal est de simplifier l'existence de ses utilisateurs en prenant en charge différentes activités liées à la gestion de biens immobiliers. 

Ce secteur est vaste et comprend plusieurs types de services que nous allons examiner plus en profondeur.

Les services proposés par un service de conciergerie

Un service de conciergerie peut proposer une gamme étendue d'assistances et de facilités pour aider à gérer les exigences quotidiennes ou exceptionnelles de ses clients.

Voici quelques exemples des services fréquemment offerts :

• Gestion de propriétés : Cela inclut l'entretien ménager, la surveillance de résidences pendant l'absence des propriétaires, la gestion des réparations et l'entretien.

• Services personnels : Assistance dans les tâches quotidiennes telles que les courses, le nettoyage à sec, la réservation de restaurants, et l'organisation d'événements familiaux ou sociaux.

• Assistance professionnelle : Gestion d'agendas, organisation de réunions, réservation de voyages d'affaires et coordination d'événements corporatifs.

• Services de luxe : Réservation de tables dans des restaurants prisés, billets pour des événements exclusifs, accès à des clubs privés et organisation de voyages sur mesure.

• Services pour touristes : Planification d'itinéraires touristiques, réservation de guides, organisation de transferts et assistance avec les formalités de voyage.

• Assistance administrative : Aider sur des tâches administratives, gestion de documents et correspondances.

• Conseils et recommandations : Fournir des conseils sur des choix locaux, comme les restaurants, les spectacles et les attractions touristiques.

Ces services sont conçus pour offrir commodité et tranquillité d'esprit, permettant aux clients de mieux gérer leur temps et de se décharger des responsabilités quotidiennes ou exceptionnelles.

Les étapes pour créer une conciergerie

Identifier votre marché et les services que vous pouvez offrir

Le point de départ pour établir une conciergerie est de déterminer avec précision le public que vous visez et les services que vous comptez fournir. Une bonne identification de votre clientèle cible est cruciale pour personnaliser vos services en fonction de leurs besoins.

Réaliser une analyse de marché

Effectuer une analyse de marché est indispensable pour évaluer la demande, identifier vos concurrents et saisir les opportunités dans votre domaine. Cela vous aidera à peaufiner votre proposition de valeur et à cerner les attentes de vos clients.

Élaborer un plan d’affaires

La création d'un plan d’affaires complet est vitale pour attirer des clients, des partenaires et obtenir le soutien des institutions financières. Votre plan devra inclure une étude financière, un plan marketing et une stratégie de croissance. Vous pouvez faire appel à un expert-comptable pour sa rédaction.

Choisir un local adapté

Selon le type de conciergerie envisagé, un local commercial peut être nécessaire pour recevoir vos clients ou pour les opérations quotidiennes. 

Choisir le bon emplacement est essentiel car les besoins varient grandement selon le type de conciergerie.

Voici quelques exemples des types de conciergerie les plus répandus, qui illustrent la variété des besoins selon leur spécificité :

Conciergerie AirBnb :

• Public Ciblé : Propriétaires utilisant Airbnb pour louer leurs propriétés à court terme.
• Besoins : Gestion des réservations, accueil des hôtes, nettoyage, communication avec les clients...

Conciergerie Booking.com :

• Public Ciblé : Gestionnaires d'hôtels, de chambres d'hôtes et de locations de vacances.
• Besoins : Réservation, amélioration de la visibilité en ligne, gestion des paiements, stratégies marketing...

Conciergerie en franchise Les Cigales :

• Public Ciblé : Habitants locaux et entreprises désirant offrir des services de conciergerie à leurs salariés.
• Besoins : Gestion domestique, livraison de courses, recherche de prestataires locaux, organisation de loisirs, planification de déplacements professionnels, organisation d'événements d'entreprise, bien-être au travail...

Cette méthode permet aux entrepreneurs de bénéficier de l'expertise et de la notoriété de la franchise pour établir une conciergerie florissante tout en répondant aux divers besoins de leur clientèle.

Conciergerie publique :

• Public Ciblé : Habitants d'une municipalité ou d'une communauté.
• Besoins : Informations et orientation, aide administrative, renseignements sur les événements locaux, réservation de services municipaux, conseils de transport, assistance pour les logements sociaux...

Options de domiciliation de votre activité :

• Domiciliation à domicile : Idéale si vous opérez depuis chez vous. Assurez-vous d'avoir l'autorisation de votre propriétaire si vous êtes locataire.
• Location de bureaux : Vous pouvez louer un espace dans un immeuble commercial ou un centre d'affaires pour bénéficier d'une adresse professionnelle et de services associés.
• Domiciliation commerciale : Des sociétés de domiciliation offrent une adresse commerciale, la gestion du courrier, entre autres services.

Choisir le bon statut juridique

Le choix du statut juridique est influencé par plusieurs critères, dont la taille de votre entreprise et vos objectifs financiers personnels. 

Parmi les options pour une entreprise de conciergerie, on trouve la micro-entreprise, l'entreprise individuelle, l'EURL/SARL, et la SAS/SASU.

La micro-entreprise

La micro-entreprise est particulièrement adaptée si vous débutez ou si vous envisagez une activité de petite taille ou complémentaire. 

Dans ce cadre, il n'y a pas de distinction entre le patrimoine personnel et professionnel : les gains de l'entreprise sont assimilés à des revenus personnels puisqu'aucune entité juridique distincte n'est créée.

Il est important de noter que dépasser les seuils de chiffre d'affaires pendant deux années consécutives nécessite une transformation en société. De plus, une législation récente affectant les conciergeries pourrait influencer votre décision ; il est donc crucial de se tenir informé des dernières mises à jour légales.

En tant que micro-entrepreneur, vous bénéficiez d'un abattement fiscal qui se calcule en soustrayant un certain pourcentage de votre chiffre d'affaires. Ce montant déduit constitue la base sur laquelle vos impôts seront calculés.

L'imposition repose sur votre chiffre d'affaires, mais cela signifie également que l'entrepreneur assume une responsabilité illimitée, puisqu'il est juridiquement indissociable de son entreprise.

L'entreprise individuelle

L'entreprise individuelle convient parfaitement aux entrepreneurs seuls, permettant de déduire les dépenses tout en entraînant, à l'instar de la micro-entreprise, une responsabilité illimitée. Dans les deux cas, l'impôt sur le revenu reste applicable.

La SASU / SAS

Les formes juridiques SASU et SAS (la SAS étant une SASU avec plusieurs actionnaires) sont réputées pour leur flexibilité et la limitation de la responsabilité des associés. 

La SASU se présente comme une option idéale pour ceux qui mènent une activité secondaire, bénéficient des allocations de Pôle emploi, ou ne souhaitent pas percevoir de salaire immédiat en raison des charges sociales élevées, qui peuvent atteindre 75%. 

Elle offre également l'avantage de permettre une rémunération via des dividendes à la clôture de l'année fiscale.

EURL/SARL

Les EURL et SARL (une SARL étant une EURL avec plusieurs associés) sont à privilégier par rapport à la SASU si vous recherchez une rémunération mensuelle stable. En effet, en EURL, les charges sociales sont nettement plus basses qu'en SASU, atteignant environ 45%. Cela rend le versement d'un salaire plus avantageux dans le cadre d'une EURL, surtout si vous n'exercez aucune autre activité en parallèle.

Toutefois, il est moins bénéfique de se verser des dividendes à la fin de l'exercice comptable en EURL, car ils sont imposés à 60%, contrairement à 30% pour la SASU.

Que vous optiez pour une SASU ou une EURL, chacune permet de créer une entité juridique distincte de votre personne physique, offrant ainsi une protection de votre patrimoine personnel.

Pour vous aider à choisir le statut juridique adapté à votre situation pour votre création de conciergerie voici un simulateur :

Quel capital social pour démarrer son activité de conciergerie ?

Lorsque vous lancez une entreprise de conciergerie, il est essentiel de fixer le montant de votre apport initial au capital social. Ce capital est l'investissement de départ qui soutient les opérations de votre entreprise.

Pour les micro-entreprises, cet apport peut être symbolique. Cependant, pour des formes juridiques telles que l'EURL ou la SASU, il est crucial de déterminer une somme adéquate à investir. Cet apport peut être soit en numéraire (en argent), soit en nature (biens physiques ou droits).

Il est important que le montant que vous décidez d'apporter soit aligné avec les exigences opérationnelles de votre conciergerie, tout en prenant en compte votre plan de développement futur. 

Bien que le montant légal minimum en France soit de 1€, un capital initial de 500 à 1 000€ est recommandé pour asseoir la crédibilité de votre projet auprès des fournisseurs et clients potentiels.

Rédiger les statuts de sa future entreprise de conciergerie

Les statuts constitutifs d'une entreprise établissent les règles qui régissent son fonctionnement, la distribution des pouvoirs, ainsi que des informations telles que le nom de l'entreprise et les détails personnels des associés. 

Dans le cas des structures telles que l'EURL ou la SASU, les statuts précisent également le capital social, la distribution des parts ou actions, et les procédures décisionnelles.

Il est conseillé de consulter un juriste ou un avocat spécialisé en droit des sociétés pour la rédaction des statuts. Ceci garantit que les documents sont non seulement conformes aux exigences légales, mais aussi taillés sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Les statuts doivent être approuvés par les associés ou les actionnaires au moment de la fondation de l'entreprise. Avoir le soutien d'un professionnel lors de la rédaction des statuts assure leur légalité et leur personnalisation, aide à prévenir les conflits entre les parties prenantes, et facilite leur approbation lors de la création de l'entreprise.

Publication de l'annonce légale de constitution

Il est impératif de publier une annonce légale concernant la formation de votre société de conciergerie dans un journal spécialisé. Ce processus, non seulement obligatoire, a pour but de communiquer officiellement la création de votre entreprise.

L'annonce doit inclure des détails précis, tels que le nom de l'entreprise, l'adresse de son siège social, le capital initial, ainsi que sa forme juridique. La publication de cette annonce répond à une obligation légale cruciale pour l'établissement de votre société.

La procédure d'immatriculation auprès du registre du commerce

L'immatriculation au registre du commerce marque l'achèvement officiel de la création de votre entreprise de conciergerie. Vous devez soumettre un dossier au greffe du tribunal de commerce de votre région.

Le dossier à présenter comprend des éléments comme les statuts juridiques, l'annonce de constitution, et une déclaration sur l'honneur attestant de l'absence de condamnations pénales, entre autres. Après l'approbation de votre dossier, vous obtiendrez un extrait Kbis, qui sert de pièce d'identité officielle de votre entreprise.

Cet extrait est essentiel pour des activités telles que l'ouverture d'un compte bancaire, la signature de contrats, et l'exercice légal de vos activités. Les frais liés à cette procédure sont d'environ 250€.

Combien ça coûte de créer une société de conciergerie ?

Le coût initial pour établir une entreprise de conciergerie varie largement, oscillant entre 5 000 et 50 000 euros, en fonction des spécificités et de la taille envisagée pour l'entreprise.

Pour démarrer, vous devrez couvrir divers frais obligatoires associés à la création d'entreprise, tels que :

• Les frais d'annonce légale et les coûts d'immatriculation auprès de l'INPI, qui s'élèvent généralement à environ 250 euros, bien que ce montant puisse varier selon votre emplacement.

• Les dépenses liées à la gestion comptable et fiscale.

• Les assurances, incluant la responsabilité civile professionnelle, l'assurance des biens et parfois l'assurance véhicule, selon les besoins.

• L'utilisation d'une plateforme de conciergerie qui aide à connecter les clients avec les fournisseurs de services, gérer les réservations, les paiements et les avis des utilisateurs. Il est important de noter que les commissions prélevées par ces plateformes sont généralement un pourcentage des revenus produits par les prestataires, et peuvent varier de 10 à 30%.

Au-delà de ces frais initiaux, votre entreprise devra également supporter les coûts d'achat d'équipements et de fournitures, les frais de déplacement, les formations et certifications nécessaires, et potentiellement, les dépenses en publicité.

Un avantage notable de la création d'une société est la possibilité de déduire ces charges pour optimiser la fiscalité. En effet, en augmentant vos dépenses, vous réduisez votre bénéfice imposable, ce qui diminue le montant de l'impôt sur les sociétés à payer. Les bénéfices sont calculés en déduisant de votre chiffre d'affaires toutes les dépenses courantes liées à l'activité de l'entreprise.

Les aides financières à connaître

Diverses subventions et programmes de soutien peuvent considérablement aider à lancer une conciergerie. Voici un résumé des principales aides disponibles, leurs conditions d'éligibilité et les organismes à contacter :

• ACRE : Destinée aux demandeurs d'emploi qui créent ou reprennent une entreprise, à contacter via France Travail (anciennement Pôle-Emploi).

• ARCE : Pour les bénéficiaires de l'ARE (Allocation d'Aide au Retour à l'Emploi) qui désirent démarrer ou reprendre une entreprise, également à contacter à travers France Travail.

• Prêt d'Honneur Solidaire : Accessible aux porteurs de projet qui répondent à certaines exigences financières. Les organismes tels que Adie, France Active, et Initiative France sont les points de contact.

• Aides de l'Agefiph : Offertes aux entrepreneurs en situation de handicap, à contacter via l'Agefiph.

• Exonérations fiscales en zones prioritaires : Disponibles pour les entreprises localisées dans des zones spécifiques comme les AFR, ZRR, BER, QPPV, et les zones franches urbaines. Les préfectures ou les collectivités locales sont les références pour ces informations.

Ces dispositifs offrent une gamme de supports financiers et pratiques pour encourager et faciliter le démarrage de nouvelles entreprises dans le secteur de la conciergerie.

Les modes de rémunération d'une conciergerie

La rémunération d'une conciergerie varie selon son modèle d'affaires. Les conciergeries privées peuvent percevoir des frais d'adhésion, prélever des commissions sur les services qu'elles organisent, ou proposer des abonnements. En revanche, les conciergeries dédiées aux entreprises optent généralement pour un abonnement mensuel par employé, facturé à l'entreprise cliente.

Le délai pour créer une société de conciergerie

La durée nécessaire à l'établissement d'une société de conciergerie est influencée par les démarches administratives, le type de structure juridique sélectionnée, et la complexité du projet. 

Ce processus peut s'étendre de quelques semaines à plusieurs mois, avec un délai moyen de 15 à 20 jours ouvrables pour obtenir le Kbis, ce qui varie selon l'efficacité des services administratifs.