La comptabilisation du solde de tout compte

Comment faire un reçu pour solde de tout compte ?

En pratique, le reçu pour solde de tout compte est rédigé par l'employeur en deux exemplaires (ceci étant précisé sur chaque exemplaire) et signé par le salarié.

Le reçu pour solde de tout compte ne peut être établi que lorsque l'expiration ou la rupture du contrat de travail engageant les deux parties est effective. Le reçu pour solde de tout compte atteste que l'employeur a bien payé l'intégralité des sommes qu'il devait à son ancien salarié : dernier salaire, indemnités de congés payés, heures supplémentaires, etc...

La loi de modernisation du marché du travail du 25 juin 2008, précise que le reçu de solde de tout compte n'a de valeur que pour les montants indiqués. Il est impératif que soit mentionné sur le reçu pour solde de tout compte les mentions suivantes :

• La date d'établissement du reçu pour solde de tout compte. La date d'établissement du reçu est très importante (même si cette mention n'est pas exigée par la loi) car un reçu non daté, (qui n’apporte donc pas la preuve qu’il a été signé après l’expiration du contrat), sera sans effet libératoire pour l’employeur.

• La mention, écrite par la main du salarié, « pour solde de tout compte ». En signant le reçu pour solde de tout compte, le salarié reconnaît avoir, à l’expiration de son contrat de travail, perçu l’intégralité des sommes qui lui étaient encore dues.

• Le délai de dénonciation de 6 mois. Le salarié dispose de 6 mois pour contester ces montants, une fois ce délai dépassé l'employeur n'est plus juridiquement tenu de répondre aux requêtes de son ancien collaborateur concernant le reçu pour solde de tout compte. Si au contraire le salarié n'a pas signé le reçu pour solde de tout compte qui lui est remis par l'employeur, le délai de contestation passe alors à trois ans suivant la date de remise.

• Les détails des éléments de rémunérations perçus par le salarié.

Le droit du travail exige que le reçu soit établi en deux exemplaires originaux. Le reçu doit obligatoirement être daté lors de sa remise au salarié, après la rupture du contrat. Si la date de signature n'est pas mentionnée, le reçu est alors dépourvu d'effet libératoire.

Pour télécharger un modèle de reçu pour solde de tout compte, cliquez ici.

Comment enregistrer un solde de tout compte ?

Le solde de tout compte, quand l’arrêt définitif de travail du salarié d’une entreprise s’effectue avant la clôture de l’exercice, est une charge à payer qui doit être comptabilisée, même si des indemnités ne sont versées qu’au cours de l’exercice qui suit. Dans ce cas, l’écriture comptable à enregistrer dans la charge à payer est :

• Débit du compte 6414 ou indemnités et avantages divers

• Crédit du compte 4286 ou personnel et autres charges à payer

Quand les indemnités de licenciements sont définitives, elles sont enregistrées dans les écritures de paie au débit du compte 6414 ou indemnités et avantages divers. S’il existe une provision antérieure, alors le compte 158 ou autres provisions pour charges est débité et le compte 6414 ou indemnités et avantages divers est crédité.

Tout dépend donc de l’avancement de la procédure de licenciement quand celui-ci a été annoncé avant la clôture de l’exercice.

Comment comptabiliser le solde de tout compte lors d'une rupture conventionnelle ?

Le solde de tout compte suite à une rupture conventionnelle s’enregistre dans le compte 6414 et il n’y a pas de distinction à faire par rapport à la rupture de licenciement classique sauf qu’il est nécessaire de rassembler tous les justificatifs servant au contrôle du solde du compte.

Comment comptabiliser le solde de tout compte lors d'une fin de CDD ?

Les indemnités de fin de contrat ne sont pas soumises à cotisations sociales jusqu’à un certain montant. Elles sont donc inscrites au compte 6414 ou indemnités et avantages divers. S’il existe certaines indemnités ou prime de précarité à la fin d’un CDD, elles sont souvent portées au compte 641. S’il existe un avantage en nature, deux montants sont alors à comptabiliser dont celui soumis à cotisations sociales dans le compte 64143 et le compte 64144 ou un compte de transfert de charges. Les avantages en nature représentent souvent les repas ou un véhicule.

Comment comptabiliser  le solde de tout compte lors de la rupture de la période d'essai ?

Lorsqu’un employeur rompt un contrat de travail avec son salarié pendant la période d’essai, sans avoir respecter le délai de prévenance, il doit alors indemniser son employé. Cette indemnisation sera comptabilisée comme les autres dans le compte 6414 au débit et il devra créditer le compte 4286 ou compte personnel et autres charges à payer.

Comment comptabiliser la paie lors d'une rupture conventionnelle ?

La comptabilisation de la paie lors d’une rupture conventionnelle est relativement simple. S’il existe une indemnité de rupture, il faut la rajouter à la masse salariale du mois. Dans ce cas, le compte 64 pour rémunération du personnel est utilisé pour les éléments soumis à cotisations sociales et pour des éléments non soumis à cotisations sociales. Il faudra aussi utiliser un compte 43 ou compte de tiers pour chaque bordereau de cotisations. La cotisation des charges patronales sera inscrite au compte 645.

Le paiement du solde de tout compte

Lorsqu’un salarié est en fin de contrat de travail et qu’il quitte son entreprise, l’employeur doit lui remettre un solde de tout compte qui fait partie des documents obligatoires à effectuer lors d’une rupture de contrat de travail. Le solde de tout compte fait apparaître un reçu qui est l’inventaire de la totalité des montants que l’employeur verse au salarié. Ce solde de tout compte est versé au salarié en fin de contrat de travail par chèque à son nom ou par virement bancaire.

Le solde de tout compte doit comporter plusieurs mentions comme la totalité des sommes dues au salarié à la date de son départ intégrant son salaire, des primes, des indemnités diverses pour rupture de contrant. Ce solde de tout compte doit encore faire figurer la mention indiquant que le document est établi en double exemplaire et dont l’un est remis au salarié.

Le solde de tout compte est remis au salarié s’il effectue un préavis ou non. Dans le cadre d’un préavis effectué, les deux exemplaires de reçu pour solde de tout compte sont remis à la fin de ce préavis. L’employeur a pour obligation d’avertir son salarié quand le document est disponible.

Bon à savoir : la loi n’oblige pas le salarié à signer le reçu pour solde de tout compte.

Quand le salarié est dispensé d’effectué un préavis, l’employeur lui remet un des deux exemplaires du reçu pour solde de tout compte. Ce reçu peut être remis le jour du départ du salarié sans attendre la fin du préavis. Dans ce cas également, l’employeur doit informer son salarié que le document est prêt. La loi n’oblige pas le salarié à signer ce reçu pour solde de tout compte.

Il faut encore savoir que le salarié peut contester les sommes figurant sur le solde de tout compte si l’employeur a commis une erreur non intentionnelle ou a oublié de verser des indemnités pouvant être dues. Cependant le délai de contestation dépend de la signature du salarié ou de l’absence de signature du document par ce dernier. Si le salarié a signé le reçu pour solde tout compte, il a alors un délai de six mois pour contester le solde à partir de la date indiquée sur le document. Si la contestation porte sur des sommes omises, le délai est porté à trois années. Pour contester, le salarié doit envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception à son employeur. Ce courrier doit préciser l’objet de la contestation et les montants concernés. L’employeur n’a aucune obligation de mentionner le délai de contestation de six mois sur le solde de tout compte et peut également réclamer au salarié des sommes versées en trop pendant un délai de trois ans.

Si le salarié n’a pas signé le reçu du solde de tout compte, il peut contester devant le conseil des prud’hommes pendant un an s’il s’agit d’une rupture de contrat de travail, pendant deux ans s’il s’agit d’un litige entre lui et son employeur et pendant trois ans s’il s’agit des salaires. La réclamation doit être envoyée à l’employeur par lettre recommandée avec accusé de réception. Là encore, l’employeur peut aussi réclamer des montants versés en trop pendant les trois années suivantes.