Si votre entreprise verse des cotisations sociales ou réalise des déclarations sociales suite à vos bulletins de salaires, elle est susceptible d’être concernée par un contrôle URSSAF. Souvent méconnu, ce contrôle peut faire peur quant à son déroulement et ses sanctions. Pour que le contrôle se passe bien et éviter les pénalités, il suffit de bien s’y préparer, en ayant bien connaissance de ses droits et obligations. Par ailleurs un contrôle URSSAF peut être demandé par l’entreprise elle-même et peut parfois aboutir à une régularisation de cotisations sociales en votre faveur.
Les grands principes d’un contrôle URSSAF
L’URSSAF, Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales est un organisme de recouvrement qui a pour rôle de collecter les cotisations sociales dans le but de financer la sécurité sociale.
Elle lutte notamment contre le travail dissimulé ou illégal. Pour mener à bien sa mission, ses inspecteurs réalisent fréquemment des contrôles URSSAF auprès des contribuables, parfois même à leur demande.
Le but du contrôle est de corriger les éventuelles erreurs de calcul des charges sociales et de versement de ces cotisations dues par l’entreprise et de déceler les potentielles fraudes.
Pour cela, un agent de recouvrement sera votre interlocuteur privilégié pendant toute la durée de la procédure, et il réalisera lui-même le contrôle.
L’URSSAF est tenue de vous informer de la mise en œuvre d’un contrôle à votre égard, dans un délai de 15 jours, en vous exposant les informations nécessaires pour bien vous y préparer. Cependant dans sa lutte contre le travail illégal, l’URSSAF se donne le droit de ne pas informer l’entreprise contrôlée en cas de suspicion d’un travail dissimulé.
Quand survient un contrôle URSSAF ?
Toute personne physique ou morale qui est assujettie au paiement de cotisations sociales ou réalise une déclaration sociale peut recevoir une notification de contrôle URSSAF ou bien demander volontairement d’en bénéficier, car il existe ces deux types de contrôles.
En effet, un contrôle URSSAF n’est pas une sanction et s’accompagne généralement de conseils de la part de l’agent de recouvrement afin de permettre à l’entreprise de régulariser sa situation. Il faut bien garder en tête qu’un contrôle peut aussi mener à un remboursement de cotisations sociales trop payées.
Le début du contrôle URSSAF peut intervenir à n’importe quel moment de l’activité, et porte sur la période courant les 3 dernières années civiles, qui correspond à la durée de prescription des cotisations et contributions sociales. Ainsi il peut être réitéré dans une même entreprise tous les 3 ans. Sa durée maximum est de 9 mois.
Il ne faut pas confondre un contrôle URSSAF avec un contrôle fiscal qui est lui réalisé par l’Administration Fiscale dans le but de s’assurer de votre régularité vis-à-vis des impôts et des taxes. Néanmoins, si votre entreprise subit un contrôle fiscal, il est très probable qu’un contrôle URSSAF s’en suive.
Contrôle URSSAF : Comment bien s’y préparer, quels documents ?
Pour le bon déroulement d’un contrôle URSSAF, il faut d’abord adopter la bonne attitude et veiller à ce que le contrôleur de l’URSSAF puisse effectuer son travail dans les bonnes conditions.
Pour cela, respectez la liste des documents à fournir indiquée dans l’avis de contrôle. Lors de sa venue sur place, soyez présent pour répondre à ses questions et accueillez-le dans un espace de travail adapté.
L’avis de contrôle est tenu de vous mentionner votre droit à vous faire assister pendant la procédure. Cet accompagnement peut être réalisé par un avocat ou par votre expert-comptable, qui saura vous conseiller pour préparer le contrôle et également pour les discussions à mener avec votre contrôleur.
C’est en effet le rôle de votre expert-comptable d’assurer la tenue d’une comptabilité irréprochable qui vous fera éviter des pénalités. Son implication est donc très importante et influente dans le bon déroulé du contrôle.
Concernant vos droits, vous pouvez les retrouver dans la Charte du cotisant contrôlé.
Le déroulement d’un contrôle URSSAF, comment ça se passe ?
Avis de contrôle pour vérification URSSAF avec courrier
Si l’URSSAF décide de procéder à un contrôle au sein de votre entreprise, elle est tenue de vous en informer dans les 15 jours précédant ce dernier en vous envoyant par lettre recommandée avec accusé de réception un avis de contrôle. Ce document doit mentionner plusieurs éléments obligatoires :
- l’identité de l’agent chargé du contrôle
- la liste des documents à fournir
- votre droit à vous faire accompagner durant la procédure
- la période contrôlée, qui est de 3 années civiles, ce qui correspond à la durée de prescription des cotisations sociales
Contrôle URSSAF travail dissimulé
Attention, dans un cas de suspicion de travail dissimulé, l’URSSAF n’est pas tenue d’informer l’entreprise de sa venue et procédera au contrôle directement.
Préparation
C’est une étape à ne pas négliger pour le bon déroulement de la suite de la procédure. Dès réception de l’avis de contrôle comportant les documents à fournir, vous pouvez réunir les pièces à présenter lors du contrôle et faire le point sur ce qu’il vous manque afin de les obtenir pour le jour J. La période entre l’avis de contrôle et le contrôle lui-même, d’une durée de 15 jours environ, doit être une phase active.
Contrôle d'assiette sur pièce
Le contrôle URSSAF peut ensuite être effectué de deux manières différentes selon votre nombre de salariés :
Si vous êtes une entreprise de 10 salariés ou moins : le contrôle URSSAF sera réalisé sous forme de contrôle sur pièces. Dans ce cas, vous devrez vous rendre dans les locaux de l’URSSAF ou de la CGSS avec les documents demandés. L’agent de recouvrement effectue son contrôle à partir de ceux-ci et des éléments en sa possession.
Contrôle URSSAF sur place
Si vous êtes une entreprise de plus de 10 salariés : le contrôle URSSAF sera réalisé sous forme de contrôle sur place. L’agent de recouvrement se déplacera dans les locaux de l’entreprise. Dans ce cas, vous devrez lui donner accès au matériel informatique nécessaire à ses recherches.
Durant cette étape, vous ne devez pas entraver la procédure de contrôle en cours. Pour faciliter le travail de l’inspecteur, assurez-vous qu’il ait accès à tous les documents nécessaires.
Dans ce cadre, il a le droit d’accès aux appareils informatiques lui donnant accès aux pièces dématérialisées nécessaires au contrôle. Il est également autorisé à interroger toute personne rémunérée par l’entreprise, soit l’ensemble de vos salariés.
Lettre d’observations
À l’issue du contrôle, le contrôleur vous fera parvenir une lettre d’observations datée et signée qui s’apparente à un bilan du contrôle effectué. Ce document reprendra avec précision tous les éléments qui ont constitué le contrôle et son déroulement.
Cette lettre permet notamment au contrôleur d’argumenter et détailler le montant du redressement appliqué sur la base de calculs, de faits et du droit en vigueur. Il ne s’agit pas d’une décision définitive puisque l’étape suivante permet à l’entreprise de dialoguer avec son l’agent chargé du contrôle avant qu’il n'émette son rapport final.
Période contradictoire
Vous disposez ensuite de 30 jours à compter de la date de réception de la lettre d’observations pour répondre aux conclusions de votre inspecteur. Pour cela, vous pouvez contester une interprétation, exposer des faits nouveaux pouvant impacter le montant du redressement ou démontrer la correction de certains éléments.
C’est une période de discussions et d’argumentation durant laquelle vous pouvez fournir davantage de documents que ceux exigés dans l’avis de contrôle.
Si vous le souhaitez, vous pouvez prolonger cette période contradictoire de 30 jours supplémentaires en en faisant la demande à l’URSSAF avant l’expiration des 30 jours de la période initiale. Vous bénéficiez ainsi de 60 jours au total pour discuter avec l’agent de recouvrement de ses observations en cas de désaccord.
Ces échanges, de la lettre d’observations aux échangés de la période contradictoire, seront transmis à l’URSSAF dans un rapport de contrôle.
Rapport de contrôle final
A l’issue des 30 ou 60 jours de période contradictoire, l’agent de recouvrement vous fera parvenir son rapport final dans lequel seront indiqués les montants de redressements de cotisations sociales ou les crédits en votre faveur :
- En cas de sommes à payer, la régularisation doit s’effectuer sous 1 mois après réception de la mise en demeure.
- En cas de solde en votre faveur, vous recevrez les sommes qui vous sont dues dans un délai de 2 mois suivant la notification de crédit.
Quels sont les sanctions et les recours possibles ?
Recours possibles : contester le contrôle URSSAF
Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision prise par le contrôleur, vous avez la possibilité de procéder à un recours amiable. Ce dernier est gratuit et s’effectue par la saisine de la commission de recours amiable (CRA) qui sera chargée d’examiner votre dossier.
Dans un délai de prescription de deux mois, vous recevrez la décision de la commission qui statuera sur le maintien ou non des pénalités et des majorations initialement prévues.
Les sanctions : amendes et majorations
Lorsque les observations font état d’irrégularités, l’entreprise doit payer des redressements de ses cotisations dues, majorées de 5% pour sanctionner le retard de paiement.
Cependant les majorations de retard ne sont pas toujours appliquées. En effet, sous certaines conditions (loi Essoc) et notamment lors d’un premier contrôle, vous pouvez bénéficier d’un droit à l’erreur.
Comment éviter un contrôle URSSAF suivi d'un redressement ?
Pour éviter un redressement de l’URSSAF, les différents facteurs sont :
- Être à jour de toutes ses cotisations sociales
- Ne pas dissimuler de travailleur
- Faire très attention aux ruptures conventionnelles
- Faire attention aux avantages en nature
- Avoir de réels remboursements de frais professionnels
- Faire attentions aux prestations du CSE
Contrôle URSSAF travailleur indépendant
Le contrôle URSSAF des travailleurs indépendants est instauré d’après une procédure d’échange entre le RSI et l’administration fiscale. L’URSSAF envoie un courrier portant sur un avis préalable de contrôle auquel répond le cotisant.
S’il existe une rectification en cas de redressement, le travailleur indépendant doit tenir compte des observations notifiées. Dans le cas contraire, en cas redressement, il peut y avoir majoration en cas de circonstances aggravantes.
f493.png){kind=small}
5f59.png){kind=small}
