Dépôt des comptes annuels: sociétés concernées, modalités, coûts

Le dépôt des comptes annuels et les documents sont obligatoires pour différentes catégories de sociétés. Tout d’abord le dépôt vise à présenter de façon régulière et sincère qui reflète à chaque date de clôture de chaque exercice comptable on doit présenter une image fidèle, une situation financière  et un résultat comptable de ces sociétés.

On peut comparer les exercices les uns par rapport aux autres les données de ces documents permettent d’en apprécier l'évolution dans le temps et notamment la solidité financière des sociétés. 

Comptes sociaux: quelles sociétés doivent déposer leurs comptes, à quelle date, quels documents exigés ?

Les sociétés concernées par l’obligation de dépôt

• Les sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL);

• Les sociétés par actions: SA, SAS, SASU, SCA;

• Les sociétés en nom collectif (SNC) dont l’ensemble des associés sont:

• des SARL ou des sociétés par actions
• des SNC ou des SCS dont les associés sont des SARL ou des sociétés par actions

Remarque: Les sociétés étrangères associées à une SNC ayant une forme juridique comparable à celle d’une SARL ou d’un SA sont considérées comme telles.

• Les sociétés d’exercice libéral (SEL): à responsabilité limitée (SELARL), à forme anonyme (SELAFA); par actions simplifiées (SELAS), en commandite par actions (SELCA);
• les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL)

• Les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont des établissements en France;

• Les sociétés et unions de coopératives agricoles dès qu’elles dépassent 2 des 3 seuils suivants lors de la clôture: 

• 10 salariés en CDI
• 534 000€ de CAHT 
• 267 000€ total bilan 

• Les sociétés dites “Sociétés Européennes” (SE) ayant leur siège social en France.

Les documents sociaux annuels

Il faut distinguer 2 types de documents :

• Les comptes annuels
• Les autres documents rattachés à ces comptes.

Ces documents doivent être signés et certifiés conformes par le représentant légal.

• Les comptes annuels de l’exercice écoulé

Ils comprennent les états suivants:

• Le bilan: il décrit l’ensemble des ressources et des emplois de ces ressources dont dispose la société à la date de clôture de l’exercice;
• Le compte de résultat: il reprend les produits et charges de l’exercice ainsi que le résultat de l’exercice correspondant à leur différence;
• L’annexe: elle complète et commente les données figurant au bilan et au compte de résultat. 

• La proposition et la résolution d’affectation du résultat votée 

Elles sont soumises à l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) ou à l’associé unique d’une EURL ou d’une SASU si celui-ci n’en est pas le dirigeant. Ces informations figurent sur le procès-verbal de l’AGOA. Les EURL et les SASU sont dispensées de l’obligation de déposer la décision d’approbation des comptes. 

• Le rapport du conseil de surveillance

Seules les SA avec un directoire et un conseil de surveillance ou les sociétés en commandite par actions doivent déposer ce document.

Il consigne, sous forme d’observations, les résultats issus du contrôle de gestion effectué par le conseil de surveillance sur le rapport annuel de gestion et sur les comptes annuels de la société. 

• Le rapport général du ou des commissaire(s) aux comptes sur les comptes annuels

L’établissement et le dépôt de ce document est obligatoire dès lors qu’il y a au moins 1 commissaire aux comptes (CAC) en fonction dans la société. Sa mission est alors de faire part de ses observations sur la sincérité, la régularité et l’image fidèle des comptes annuels. 

Si les conditions sont réunies, il certifie les comptes. A l’inverse, il peut émettre des réserves à la certification et doit alors motiver sa décision.

• Les documents comptables de consolidation

Il s’agit:

• Des comptes annuels consolidés comprenant le bilan consolidé, le compte de résultat consolidé et une annexe liée à ces 2 documents;
• Le rapport annuel sur la gestion du groupe
• Le rapport des CAC sur les comptes consolidés. 

L’établissement et le dépôt de ces documents sont obligatoires pour toute société se trouvant dans une de ces situations:

• Elle contrôle 1 ou plusieurs sociétés de manière exclusive

• soit par détention directe ou indirecte de la majorité des droits de vote de la société contrôlée;
• soit, pendant 2 exercices successifs, de la désignation de la majorité des membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance de la société contrôlée;
• soit par son influence dominante sur cette société en raison d’un contrat les liant.

• Elle contrôle 1 ou plusieurs sociétés de manière conjointe ( partage du contrôle des sociétés par un nombre limité d’associés ou d’actionnaires)
• Elle exerce une certaine influence sur la société en détenant de façon directe ou indirecte au moins 20% des droits de vote.

Ce dépôt devient obligatoire pour les sociétés ayant établi volontairement les documents comptables de consolidation sans obligation. 

• Le cas particulier des société “cotées”

Les sociétés “cotées” sont des sociétés par actions (SA ou SCA) dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un marché organisé selon un système multilatéral de négociation. 

Ces sociétés doivent déposer ces documents:

• le rapport de gestion annuel: ce document n’est pas demandé aux sociétés non “cotées” mais doivent tenir le rapport annuel de gestion à la disposition de toute personne qui en fait la demande. 

Cependant, le dépôt est maintenu si elle établit des comptes consolidés et que le rapport annuel de gestion du groupe, qu’elle est tenue d’établir, est inclus dans son propre rapport annuel de gestion. 

Ce document permet au(x) dirigeant(s) ou aux organes chargés de leur direction de rendre compte à l’organe délibérant de la société de leur gestion et de la situation de l’organisation durant l’exercice écoulé. 

L’EURL et la SASU sont dispensées de l’obligation d’établir ce rapport et de mise à disposition au public lorsque l’associé unique, personne physique, s’occupe seul de la gérance et que la société ne dépasse pas à la clôture de l’exercice social 2 des 3 seuils suivants:

• 1 000 000€ total bilan
• 2 000 000€ de CAHT
• 20 salariés permanents en moyenne au cours de l’exercice

• Le rapport du président, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance:

Il rend compte sur le gouvernement d’entreprise, sur les procédures de contrôle interne et de gestion et sur les conditions de préparation et d’organisation des travaux du conseil mises en place par la société. 

Ce rapport n’est demandé qu’aux SA ou SCA dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé uniquement. 

• Le rapport du ou des commissaires aux comptes présentant leurs observations sur les procédures de contrôle interne et de gestion des risques évoquées dans le rapport évoqué au-dessus et sur le traitement de l’information comptable et financière.

Ce rapport n’est demandé qu’aux SA ou SCA dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé uniquement.

• Le tableau récapitulatif des délégations actuelles accordées en matière d’augmentation de capital par l’assemblée générale des associés au conseil d’administration, au directoire ou au gérant.

• Le tableau des résultats des 5 derniers exercices.

Périodicité et délai du dépôt au greffe

Le dépôt des comptes annuels et des autres documents doit avoir lieu une fois par an et au plus tard 7 mois après la clôture de l’exercice écoulé; soit 1 mois après l’approbation ou le refus d’approbation des comptes par l’assemblée des actionnaires, des associés ou de l’associé unique. 

Un prorogation du délai de 6 mois pour l’approbation des comptes peut être accordée par le Président du Tribunal de Commerce, à la demande du représentant légal de la société. 

La demande doit être faite de préférence avant l’expiration de ce délai. Il est recommandé d’exposer dans la demande l’estimation du délai supplémentaire ainsi que la raison de cette requête. 

Lorsque le délai d’1 mois pour déposer les comptes suivant l’approbation ou non des comptes est dépassé, il est possible de régulariser le dépôt des comptes à tout moment. 

• Si le dépôt se fait par voie électronique, le délai est de 2 mois.
• Si le délai de dépôt est dépassé, le greffe envoie des relances.

Objectif: la publicité des comptes annuels

Dès leur dépôt au registre du commerce et des sociétés (RCS), le greffier fait publier un avis au Bulletin Officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) qui mentionne l’accomplissement de cette obligation. 

Dès lors, toute personne intéressée peut librement les consulter, notamment en ligne. 

Comment faire le dépôt des comptes annuels d'une entreprise ?

Tribunal compétent

Les documents doivent être déposés au RCS où est immatriculée la société, tenu par le greffe du Tribunal de Commerce ( ou Tribunal d’instance ou de grande instance pour les départements du Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle) .

Il en va de même pour les sociétés détenant plusieurs établissements, qui doit déposer ces documents auprès du greffe où se trouve son siège social.

Pour les groupes de sociétés juridiquement indépendantes, chacune d’entre elles doit déposer les documents auprès du greffe du ressort de son siège social. 

Pour les groupes dont le siège social est à l’étranger et dont les succursales sont en France ne relevant pas du greffe du même tribunal, elles peuvent déposer leurs documents indifféremment auprès de l’un des greffes dont relève l’une de ces succursales.

Communication des documents

Les comptes annuels et les autres documents doivent être communiqués au greffe en un unique exemplaire, en original ou en copie (dans ce dernier cas, ces documents doivent mentionner en  1ère page “pour copie certifiée conforme à l’original” suivi de la signature du représentant légal de la société ou de toute personne habilitée à le faire). 

Ils doivent être lisibles et permettre l’identification de la société en mentionnant sa forme juridique, sa dénomination sociale, son siège social et son numéro RCS avec l’indication de la ville du greffe d’immatriculation. 

Concernant les comptes annuels, ils doivent être communiqués sous l’une ou l’autre de ces formes:

• Sous la forme de liasse fiscale annuelle: elle reprend l’ensemble des imprimés fiscaux renseignés par la société et qui doit être remis à l’administration fiscale chaque année pour déterminer le montant de son résultat fiscal et son impôt sur le revenu ou sur les sociétés selon les cas. 

La liasse comprend:

• La déclaration de résultat qui varie en fonction du régime d’imposition
• Les tableaux justifiant la déclaration de résultat 

Afin que le dépôt soit complet, la société doit joindre l’annexe comptable à la liasse. 

• Sous toute autre forme, tant que les comptes annuels sont exactement ceux présentés lors de leur approbation. 

La communication des documents peut se faire 3 formes:

• Par voie électronique, sur le site infogreffe.fr
• Sur place, au greffe, contre remise d’un récépissé de dépôt
• Par courrier postal en recommandé avec accusé de réception

Suivi du dépôt des comptes

Diverses personnes peuvent, par différents moyens, peuvent veiller au respect du dépôt de ces documents:

• Le greffier: si un des documents n’est pas déposé, il rejette le dépôt. Cependant, son rôle n’est pas de contrôler son contenu ni de vérifier le respect des délais du dépôt, si ce n’est que dans le cadre de relances. Si les relances demeurent vaines, le greffier est tenu d’informer le président du tribunal afin qu’une procédure d’injonction d’accomplir la formalité soit lancée.
• Le président du tribunal: informé par le greffier du non respect de l’obligation de dépôt, il peut adresser à la société une injonction de le faire sous astreinte (pénalités par jour de retard).
• Le(s) commissaire(s) aux comptes: A défaut de régularisation du dépôt après la relance du greffier, il(s) a(ont) l’obligation de le signaler:

• A l’organe exécutif de la société (conseil d’administration ou directoire, le dirigeant) et à la prochaine assemblée;
• Au procureur de la République (en vertu de son obligation de révéler des faits délictueux)

• Toute personne intéressée par ces documents: elle peut assigner la société en référé afin de l’obliger sous astreinte :

• de déposer ses documents
• de désigner un mandataire chargé d’exécuter cette obligation.

• Le procureur de la République: en cas de manquement à l’obligation, il peut solliciter le président afin que les mêmes mesures soient prises que celles évoquées précédemment.

Tarif du dépôt des comptes

Sanctions

Sanctions pénales

L'inexécution de l’obligation de dépôt des comptes annuels et documents connexes peut entraîner le versement d’une amende de 1 500€ et de 3 000€ en cas de récidive.

Le délai pour assigner la société devant le juge pénal pour ce manquement (prescription) est de 1 an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés au plus tard.

Sanctions civiles

Comme vu précédemment, le président du tribunal peut enjoindre sous astreinte (paiement d’une pénalité au Trésor public par jour de retard)le dirigeant de la société à procéder, dans le mois suivant la notification de l'ordonnance de référé, au dépôt des comptes au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Il peut aussi désigner un mandataire chargé d’effectuer cette obligation.

En pratique, si la société n’a pas régularisé le dépôt dans un délai d’un mois à compter de la mise en demeure adressée par le greffier, l’injonction est prononcée. 

En l’absence de réaction de la société, le président du tribunal constate de non-dépôt et statue sur la liquidation de l’astreinte.

De plus, toute personne qui démontre avoir subi un préjudice suite à ce manquement peut tenter d’agir en justice en mettant en cause la responsabilité de la société et/ou son dirigeant (faute de gestion) et en demandant le versement de dommages et intérêts.

Poursuites éventuelles

Une injonction de dépôt des comptes demeurée infructueuse peut exposer la société à une enquête du président du tribunal sur sa situation économique et financière. Dans ce but, il pourra alors interroger le(s) commissaire(s) aux comptes, les membres et représentants du personnel, les administrations publiques, les organismes de sécurité et de prévoyance sociales ainsi que les services chargés de la centralisation des risques bancaires et des incidents de paiement. L’objection de l’obligation du secret professionnel ne pourra pas être retenue dans ce cas.

En fonction des résultats obtenus de ses investigations, le président du tribunal pourra décider:

• soit de mettre en œuvre une procédure d’alerte, s’il estime que la société fait face à des difficultés pouvant remettre en cause la continuité de son activité, en convoquant le dirigeant pour envisager des mesures afin de redresser la situation
• soit d’ouvrir une procédure de liquidation judiciaire si la société est en cessation de paiements.