En bon consommateur qui se respecte, il ne vous a pas échappé que dans le monde des affaires, les commerçants ou les prestataires disposent de divers moyens pour effectuer un geste commercial auprès de leurs clients.
Le plus courant consiste à émettre une note de crédit, mieux connue sous la dénomination d’un « avoir commercial ». Il s’agit de la notification d’une remise ou d’un rabais à déduire du prix d’un produit ou d’un service, ayant fait l’objet d’une facture préalable.
Ce dispositif est à distinguer de celui de la note de débit, dont le mécanisme s’opère de manière inversée, de sorte de modifier le tarif final à la hausse.
Comment fonctionne une note de crédit ? Définition et rôle
Qu’est-ce qu’une note de crédit ?
La note de crédit désigne un document comptable que le fournisseur d’une entreprise doit transmettre à son client dans le but de modifier ou de rectifier à la baisse le montant d’une facture déjà émise. En effet, la législation interdit la suppression d’une quittance alors que cette dernière a déjà été transmise à l’acquéreur.
Pour autant, il existe certaines situations durant lesquelles il peut être nécessaire pour le créancier de revoir le montant facturé. Il peut s’agir d’une note de crédit, plus communément nommée « avoir », établie à la suite d’une réclamation ou dans le cadre d’un geste commercial.
Son rôle auprès de l’administration fiscale ?
La création d’une note est d’autant plus importante qu’elle joue un rôle fondamental auprès de l’administration fiscale. De fait, elle matérialise la remise effectuée dans les écritures comptables, alors que la facture initiale doit déjà y être consignée. Ainsi, en cas de contrôle, la note de crédit justifie la réduction accordée par le fournisseur à son client.
Quelle est la différence entre une note de crédit et une note de débit ?
Les raisons de remanier une facture sont multiples. La procédure diffère selon qu’il s’agit de réévaluer la quittance à la hausse ou à la baisse.
La note de crédit
Certains événements peuvent survenir de façon inopinée et affecter une transaction sur le point d’aboutir. Le prestataire émet une facture à l’issue d’une vente, laquelle va être ou est acquittée par son destinataire.
Toutefois, à la suite d’un événement particulier, le créancier peut souhaiter effectuer une ristourne ou un cadeau au consommateur. Dans ce cas, il doit produire une note de crédit. Cette dernière indique alors la réduction de la valeur appliquée, mais aussi la facture à laquelle elle se réfère. Le crédit accordé pourra alors être affecté à la prochaine créance pour ainsi en dégrever le montant.
La note de débit
La note de débit correspond au mécanisme inverse de la note de crédit. Il s’agit là de modifier une quittance pour en augmenter le montant. De même, dans cette situation, la loi ne permet pas non plus d’annuler une facture émise pour en produire une nouvelle.
Le vendeur est alors tenu d’établir une note de débit à transmettre à son acquéreur. Celle-ci stipule donc le montant du solde qu’il lui reste à honorer.
Mentions légales obligatoires d'une note de crédit
La législation ne précise pas de mentions légales à faire apparaître sur la note de crédit ou sur l’avoir. En revanche, ce récépissé doit respecter un formalisme similaire à celui de la facture lui correspondant, et ce, pour garantir une meilleure lisibilité de la situation comptable de l’entreprise.
Ainsi, il est vivement recommandé de faire apparaître les éléments suivants :
les coordonnées du créancier et celles du débiteur ;
la mention explicite « facture d’avoir » ou « note de crédit » ;
la date d’émission de la note ;
le numéro de la facture à laquelle elle se rapporte ;
le montant hors taxe du crédit ;
la désignation des biens ou des services, leur quantité et leur tarif unitaire hors TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ;
la valeur de la TVA résultant du rabais consenti par le créancier.
À l’instar de la gestion des factures, mieux vaut respecter une numérotation chronologique des notes effectuées. Celle-ci permet une meilleure compréhension et d’assurer une certaine clarté dans la lecture des diverses opérations comptables. À cet effet, il est également conseillé d’indiquer la période à laquelle la facture initiale a été émise.
Qui émet une note de crédit ?
Elle est éditée par le fournisseur d’une prestation ou le vendeur d’un bien de consommation. Ce dernier produit une note de crédit, alors qu’une facture a déjà été créée et transmise au client. Cette quittance ne pouvant être remplacée, elle doit être comptabilisée même si elle s’avère erronée.
La réalisation d’une note de crédit formalise la décision du créancier d’accorder une réduction du prix de sa prestation. Cette initiative s’effectue de son plein gré et se distingue donc d’une modification de la valeur du produit ou du service. La note de crédit désigne une facture négative dégageant un crédit à la faveur du débiteur.
Quand faire une note de crédit ?
Comme précédemment évoqué, une facture ne peut pas faire l’objet d’un bordereau « annule et remplace ». Cependant, il est fréquent pour le distributeur de recourir à la note de crédit dans un des cadres suivants :
la volonté d’effectuer un geste commercial (ce qu’on appelle dans le langage commun « une ristourne » ou un « rabais ») ;
l’annulation d’une créance ayant fait l’objet d’un versement ;
le besoin de rectifier un quitus erroné (omission d’une remise par exemple) ;
un retard de livraison ;
à la suite d’une réclamation ou d’un retour de marchandise pour non-conformité ;
une erreur de saisie du taux de la TVA.
etc.
Plus simplement, une renégociation de la transaction ou le versement d’un trop-perçu par le client peut donner lieu à la création d’une note de crédit.
Exemples concrets
Une facture réalisée en bonne et due forme joue un rôle essentiel dans une relation commerciale. En effet, elle lui attribue son caractère juridique, commercial, comptable et fiscal. C’est pourquoi elle doit être rédigée avec attention, associée à la plus grande rigueur. Il en est de même pour la note de crédit (ou la note de débit) qui s’y réfère.
Il va sans dire que l’erreur humaine est toujours possible. Dans ce cas de figure, la facture d’avoir permet de rétablir le juste équilibre des comptes et de se prémunir d’éventuels désagréments relatifs à un contrôle fiscal. De fait, celle-ci laisse une trace matérielle de la modification des termes de l’opération initiale.
Exemple de note de crédit suite au versement d’une somme supérieure au montant exigé
Dans le cadre du versement d’un trop-perçu de la part d’un client, la note de crédit doit faire apparaître le montant en faveur de ce dernier. Celui-ci fera l’objet d'un escompte et sera dégrevé de la prochaine facture. Il faut savoir que le débiteur peut également demander le remboursement du solde en sa faveur sous une forme numéraire.
Exemple de facture d’avoir concernant un taux de TVA erroné
De même, une erreur de saisie du taux de TVA relatif aux biens ou aux prestations vendues impacte inexorablement le montant final de la TVA. Le créancier est alors tenu de revoir ce dernier à la baisse et de créditer le consommateur en effectuant un versement négatif de l’excédent perçu. Pour ce faire, il rédige une note de crédit indiquant les sommes versées au-delà de la valeur exigée au titre de la TVA sur les ventes. Cette opération a pour effet d’en réduire d’autant le montant.
Comment faire une note de crédit ?
Quand la situation l’impose (défaillance ou manquement dans le processus de vente), ou dès lors qu’il le décide, le vendeur est contraint de produire une note de crédit en plusieurs exemplaires. Celle-ci doit ensuite être transmise au client afin qu’il l’intègre lui-même dans sa comptabilité.
Il n’existe pas de formalisme spécifique à respecter pour la rédaction de cet acte. Ce dernier peut être établi sur un tableur tel qu’Excel. De nombreux modèles sont disponibles au téléchargement.
Bien souvent, le fournisseur dispose d’un logiciel de facturation ou d’un logiciel de comptabilité lui permettant d’éditer l’avoir en question. En outre, passer par cet outil présente l’avantage de reprendre scrupuleusement les informations préalablement enregistrées pour établir la facture initiale et facilite ainsi la liaison de la note à la quittance concernée.
Quel que soit le support privilégié, l’essentiel réside dans le fait d’inclure les éléments constituant la remise effectuée, ainsi que ceux composant la facture originale. Il s’agit de mentionner principalement :
L’objet du document, soit « note de crédit » ;
Les coordonnées des parties ;
Le montant crédité, sans oublier les informations relatives à la TVA ;
La facture à laquelle l’avoir doit être rattaché.
Il peut être édité autant de notes que nécessaires, tant que l’addition des sommes n’excède pas le montant total de la quittance initiale.
Inutile de préciser l’importance de communiquer avec le bénéficiaire. Il s’agit de se rendre disponible pour répondre à ses éventuelles interrogations. En effet, si la note de crédit intervient suite à un dysfonctionnement dans la chaîne de vente, le vendeur doit tout mettre en œuvre pour restaurer la confiance de l’acheteur, indispensable à de futures collaborations.
Comment procéder au règlement d'une note de crédit ?
Les sommes indiquées sur une note de crédit peuvent être réglées de deux manières, soit sous la forme :
D’un remboursement numéraire ;
D’une déduction sur le montant d’un prochain achat.
Il appartient à l’acquéreur d’indiquer sa préférence à son créancier. S’il souhaite percevoir le rabais via une somme d’argent, celle-ci doit néanmoins apparaître explicitement sur la note émise.
Comptabilisation de la note de crédit
Le traitement de la note d’avoir comme un mouvement comptable revêt un caractère obligatoire. Elle constitue une preuve de l’existence de l’escompte, qu’il est nécessaire de justifier au moment d’établir le bilan comptable ou lors d’un contrôle de l’administration.
En effet, le mécanisme de note de crédit entraîne diverses incidences sur la comptabilité d’une entreprise, telles que :
Diminuer le montant de sa créance ;
Réduire le montant de ses ventes ;
Moduler à la baisse le montant collecté de la TVA.
C’est pourquoi chaque facture d’avoir ou note de débit doit faire l’objet d’une écriture comptable, ne laissant aucun doute quant à la teneur de la transaction.
De ce fait, si une note de crédit reste en attente au moment de procéder au bilan en fin d’exercice, il convient de porter sur celui-ci la mention « note de crédit à recevoir ».
Quelle est la différence entre une note de crédit et un avoir ?
Il n’existe pas de différence notable entre une note de crédit et un avoir. L’un comme l’autre désigne une pièce comptable émise par le vendeur. Celle-ci prend la forme d’une facture négative en vue de procéder au remboursement total ou partiel de la dette notifiée par une facture déjà émise.
De la même manière, la note de crédit formalise le règlement de tout ou partie de la créance. Ainsi, le montant du rabais consenti, mais aussi la réduction relative à la TVA viennent se déduire du solde initial de la transaction.
Désormais, vous voilà incollable en matière de note de crédit. Il est important de retenir que celle-ci constitue un moyen de concrétiser un geste commercial ou un remboursement. Elle s’associe toujours à une facture déjà émise. Ce justificatif permet d’expliquer et de démontrer les différentes phases encadrant le processus d’une vente spécifique.
Si des incertitudes subsistent quant au mécanisme de cet avoir ou quant à son traitement en comptabilité, n’hésitez pas à vous rapprocher des collaborateurs de L-Expert-Comptable.com. Ces derniers se feront un plaisir de lever tous vos doutes et de vous permettre de faire usage de ce levier commercial en toute sérénité.
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