Lettrage Comptable : Définition, comment le faire ?

Qu'est-ce que le lettrage des comptes en comptabilité ? Définition

Le lettrage comptable est une opération qui consiste à affecter à au moins deux écritures comptables un code unique, le plus souvent une lettre de l'alphabet, ou une combinaison de lettres. La somme des entrées au crédit doit être égale à la somme des entrées au débit. Cette méthode de lettrage permettra de faire le lien entre une facture et son règlement, par le biais du code unique. Il mettra en évidence les factures réglées (qui seront lettrées avec le ou les règlement(s)), des factures non réglées, et donc non lettrées.

Comment faire le lettrage des comptes ?

Les techniques de lettrage peuvent se faire de façon manuelle ou automatique.

Le type de lettrage manuel est réalisé par le comptable, qui va attribuer à chaque écriture de facture, le même code unique (la même lettre) que celui attribué au(x) écriture(s) de règlement(s) de la facture. En cas de volume important, cela représente un travail fastidieux et chronophage.

C'est pourquoi, le type de lettrage automatique via les logiciels comptables, est un gain de temps considérable pour les comptables.

Quels sont les comptes qui se lettrent ?

Seuls les comptes de tiers peuvent être lettrés (en général, les comptes clients, et les comptes fournisseurs)

Quand faire le lettrage ?

Il est important de faire un suivi régulier sur le lettrage, afin de ne pas se retrouver à devoir le faire sur l'ensemble des écritures accumulées, au moment de la clôture de l'exercice.

La fréquence dépend du volume des factures émises et reçues, souvent proportionnelle à la taille de l'entreprise.

Par exemple, une fréquence d'une fois par mois semble être judicieux dans un premier temps.

Qui fait le lettrage comptable ?

Le type de lettrage manuel sera réalisé par la personne qui s'occupe de la comptabilité de l'entreprise (souvent : le comptable). Tandis que le lettrage automatique sera fonction du logiciel comptable

Les avantages du lettrage comptable

Le lettrage permet d'identifier les factures payées, de celles qui ne le sont pas, et ainsi, de faire un état de la trésorerie.

Pour les factures fournisseurs, cela permettra de mettre en avant les fournisseurs en attente de règlement et de les payer

Pour les factures clients, cela permettra d'identifier les clients qui n'ont pas réglés, et un potentiel retard de paiement. Dans ce cas, il faudra mettre en place la procédure de relance ou de recouvrement des impayés

Exemple de lettrage

Une facture a été émise à un client Y pour 100 000€. Le client Y a fait un premier virement de 10 000€ qui n'était pas le montant prévu. Pour compléter, il a donc procédé à un second virement de 90 000€.

L'opération comptable de lettrage permettra, par l'attribution d'une marque identique aux écritures de la facture, et des virements reçus, de faire le lien entre les trois. Ainsi, au moment de l'établissement du bilan comptable, nous pourrons constater que le solde du compte client est bien à 0€, et donc qu'il n'y a pas de créance pour ce client.

À l'inverse, si une autre facture de 50 000€ a été émise pour le client Y, mais que ce dernier ne l'a pas réglée, nous ne pourrons pas la lettrer. Il subsistera un solde au compte client, tant que le règlement n'aura pas été fait.