10 conseils pour présenter votre projet en entreprise

Présenter un projet en entreprise peut être un travail fastidieux par manque de préparation. La difficulté réside dans le fait de délivrer un projet clair, compréhensible et viable, d’autant plus lorsqu’il s’agit de convaincre un client important comme un investisseur ou un partenaire potentiel. De même, les équipes participantes doivent avoir en main un plan de projet bien organisé. Comment bien élaborer et exposer votre projet en entreprise ? Voici dix conseils pour y parvenir.

Recenser les besoins des parties au projet

C’est l’étape la plus importante avant de créer votre projet professionnel. Vous devez vous positionner en tant que chef de projet et recenser les désirs des bénéficiaires de votre projet : investisseur, client, partenaire. En effet, vous ne pourrez pas établir des objectifs adéquats si vous ne demandez pas aux parties prenantes quels sont leurs besoins. C’est à ce moment-là que vous pourrez prendre des notes. Listez toutes les exigences de vos clients et déterminez si le besoin peut être rempli immédiatement ou s’il nécessite plus d’investigations.

À noter qu’une fois les besoins recensés, vous devrez les reformuler pour qu’ils s’inscrivent pleinement dans votre démarche de projet. Pour un projet de construction, un client ayant besoin de clarté a en réalité envie d’une maison exposée plein sud et d’un nombre suffisant de fenêtres pour profiter le plus possible de la lumière dans la journée.

Pour la création d'une entreprise, la question de la rentabilité peut se traduire par la rédaction d'un plan de financement et la détermination du seuil de rentabilité.

Définir les objectifs du projet professionnel

La clarté de vos objectifs est essentielle pour favoriser la réussite de votre projet. Partez de la liste des attentes que vous venez de constituer et déterminez la portée de votre projet professionnel.

Vous savez pourquoi ce projet a été décidé. L’étape suivante est d’identifier les objectifs du projet en même temps que ses limites. Le projet ne doit pas dénoter par rapport aux précédents projets, au business plan de l'entreprise, voire à l’image de marque.

Comment procéder ? Rapprocher les objectifs du projet et ceux de votre entreprise. Avez-vous bien compris les attentes de votre investisseur ? Quand le projet doit-il être terminé ? Quelles sont les ressources humaines dont vous disposez pour la gestion de projet ? Est-ce que le budget est conséquent ou restreint ? Quels sont les indicateurs de performance ?

En tant que chef de projet, ce sont autant de questions auxquelles vous devez répondre. Cela vous aidera à déterminer la portée de votre projet.

Bien décrire les tâches nécessaires pour mettre en place le projet

Vous détenez les grandes lignes du projet ainsi que sa méthodologie. L’étape suivante est de les détailler. Pour rappel, les objectifs doivent être clairs, mais également mesurables. Notez toutes les tâches nécessaires à l’accomplissement des objectifs. Ne négligez aucun détail, mais restez mesuré pour éviter le hors sujet et les répétitions.

De chaque objectif découlent plusieurs tâches spécifiques. Vous pouvez étoffer ces dernières en y ajoutant quelques tâches concrètes pour parvenir au résultat attendu. Ensuite, pour chaque action, détaillez les ressources et le temps nécessaires à son exécution.

Compilez l’ensemble de ces informations dans un document consultable par les parties du projet. Dans la gestion de projet, tous les intervenants doivent savoir avec exactitude les missions qui leur sont dévolues, afin de ne pas empiéter sur le champ d’action des uns et des autres.

Programmer les étapes du projet

Vous avez tous les détails du projet. C’est le moment d’élaborer un calendrier sur lequel figurent toutes les tâches prévues. Vos équipes travaillent peut-être sur d’autres projets en parallèle. Pour faciliter l'organisation de leur travail, disposez les tâches sur le calendrier du projet, de sorte que cela s’articule avec leur emploi du temps. Chaque intervenant travaille sur une ou plusieurs tâches précises.

Concernant la durée de chaque mission, fixez des dates d’échéance par semaine. C’est plus simple pour vos équipes de s’organiser en fonction d’une date limite, plutôt que selon les heures de travail à respecter par tâche. Insérez une réunion hebdomadaire utile pour faire le point sur les avancées et les difficultés rencontrées, ainsi que sur les objectifs à atteindre la semaine suivante.

Vous devez notamment prévoir des moments libres pour pallier les contretemps et les urgences. Par exemple, si une tâche chronophage dure normalement deux jours, ajoutez un jour supplémentaire sur le calendrier du projet.

Vous disposerez d’une marge de manœuvre bienvenue et limiterez les périodes tendues qui sont des sources de stress et de baisse de productivité pour tous les intervenants. Soyez donc un chef de projet flexible en vous assurant que vous pourrez suivre la trame de votre projet.

Enfin, marquez les tâches les plus importantes du projet en utilisant par exemple un code couleur : rouge pour les prioritaires, jaune pour les tâches pouvant se réaliser sur plusieurs jours et vert pour les tâches les moins importantes.

Prévoir un outil de collaboration

La vie de l’entreprise est parsemée de périodes de travail ou de télétravail, mais aussi de congés ou d'absences pour maladie. Tous les intervenants ne seront pas toujours tous présents au même endroit et au même moment. C’est pourquoi, à côté de la communication par e-mails, prévoyez un outil de collaboration. L’avantage d’un espace collaboratif permet de partager plus facilement des fichiers lourds et de travailler à plusieurs sur un même document.

Avec l’essor du télétravail, il existe plusieurs plateformes de communication au sein desquelles vous pouvez interagir en direct avec vos collaborateurs en audio ou en vidéo.

La vie au bureau est ainsi bien exportée et les échanges sont facilités. Vous pourrez utiliser l’espace collaboratif pour les réunions hebdomadaires par exemple dans la salle de conférence de l’entreprise. Si celle-ci ne possède pas les installations adéquates pour ce faire, ajoutez ce besoin dans les ressources nécessaires au projet.

Réaliser un document d'évaluation des risques du projet

Les risques ne sont pas les difficultés des missions en tant que telles. En réalité, ce sont tous les facteurs externes éventuels qui pourraient avoir une influence négative sur la bonne exécution de la gestion de projet. Les principaux risques que vous pouvez rencontrer sont :

• Les risques techniques : le manque de moyens financiers ou matériels peut réduire votre projet à néant s’il n’est pas anticipé. Pensez à abaisser vos objectifs pour équilibrer la balance bénéfice-risque. Si un projet requiert des éléments technologiques particuliers que vous ne possédez pas, réfléchissez à s’il est opportun de les acquérir ou de chercher une autre solution pour atteindre votre objectif.
• Les risques juridiques : votre projet doit être réalisable et respecter les lois en vigueur. Veillez à ce que votre projet n’enfreigne pas les dispositions du Code du commerce concernant la concurrence.
• Les risques inhérents au projet : le budget alloué au projet est la base qui fera décoller votre projet ou bien le rendre irréalisable. Vous devez apporter une attention particulière à toutes les lignes du budget pour ne pas être contraint d’arrêter le projet en cours de route. Si vous avez des investissements à réaliser, passez en revue vos ressources financières. Si vous en avez le besoin, faites appel à un expert-comptable pour réaliser un budget prévisionnel. Ce spécialiste apportera un nouveau regard sur votre projet et vous conseillera sur les meilleures options à envisager pour sa réussite.
• Les risques humains : vous devez évaluer les compétences des intervenants de votre projet. Cela impose de prendre le temps de prospecter et chercher les collaborateurs qui correspondent idéalement à ce que vous recherchez. Vos clients doivent également être certains de leur projet. Vous devez vous prémunir de leur souhait d’abandon. Ce cas de figure entraînera forcément des pertes financières, en plus de l’énergie et des moyens humains déployés. En outre, la communication entre les différents membres intervenants est primordiale. L’espace collaboratif a été mentionné dans la section précédente. En plus de cela, en tant que porteur de projet, vous devez jouer un rôle de pivot entre chaque partie. C’est vous qui garantissez l’avancement du projet. Il faut donc que vos partenaires connaissent les objectifs, les délais, leurs missions.

Anticiper les risques liés au projet de l'entreprise

Connaître les risques éventuels liés à la gestion de projet n’est pas suffisant. Il faut maintenant les anticiper en mettant en place des actions de prévention. Pour chaque risque identifié, déterminez comment vous y ferez face.

Utilisez la méthode ROAM pour gérer ces risques :

• Resolved (résolu) : le risque est suffisamment identifié pour mettre en place une action préventive ou supprimer le risque.

• Owned (pris en charge) : un de vos collaborateurs est désigné pour s’occuper du risque et identifier les mesures à prendre pour le traiter. C'est une personne qui a suffisamment d'expertise pour trouver des solutions et gérer le risque. Elle interviendra dès que l’événement imprévu surviendra.

• Accepted (accepté) : si un risque a un impact peu important sur le projet, il ne nécessite pas d’intervention particulière.

• Mitigated (atténué) : le risque ne sera pas éliminé, néanmoins son impact sera grandement réduit grâce aux solutions préventives.

Écrire un plan du projet

L’élaboration de votre projet arrive à son terme. Vous avez passé en revue tous les éléments indispensables à présenter à vos collaborateurs, à votre hiérarchie ou à vos clients.

Vous devez dès lors rédiger le plan de projet qui retranscrit toutes les informations rassemblées au préalable. Ce document comporte idéalement les objectifs, les jalons pour atteindre ces derniers, les ressources à utiliser, le calendrier du projet, les risques possibles et leur prévention, et enfin les résultats attendus et leur méthode d’évaluation.

Il servira de support pour présenter votre projet et pendant toute la durée de vie du projet.

Préparer le discours pour la présentation du projet

Vous pourriez simplement réaliser une réunion où vous exposez point par point toutes les étapes du projet, des objectifs à la réalisation.

Toutefois, cette stratégie risquerait d’ennuyer votre interlocuteur. En effet, ce que veut ce dernier, c’est qu’une réponse à ses questions soit apportée de manière concise et claire : quoi, qui, comment, pourquoi, combien, où, quand.

Votre exposé doit permettre à chaque interlocuteur de comprendre comment il participera au projet et si son investissement contribuera à la réussite du projet.

Vous devez donc à la fois informer et rassurer. Vous croyez en votre projet et vous le connaissez sur le bout des doigts. Vous devez transmettre cette assurance et défendre votre projet avec motivation.

Délivrez les informations adéquates sans inonder votre interlocuteur d’éléments superflus. Ces derniers apparaissent déjà dans votre plan de projet. Par ailleurs, laissez à la fin de la présentation un temps pour répondre aux questions de votre auditoire.

Pratiquer l'elevator pitch pour défendre le projet

L'elevator pitch est un terme anglais qui se décompose ainsi : elevator pour ascenseur et pitch pour résumé. C'est un argumentaire qui permet de présenter son projet et de le mettre en valeur dans un court laps de temps, tel que la durée d'un voyage dans un ascenseur. Le chef de projet doit convaincre son interlocuteur en moins d'une minute avant de lui donner les détails du projet.

Cet exercice est adapté aux présentations de projet destinées à un investisseur ou partenaire.

L'elevator pitch comprend six parties :

• Le problème : vous exposez le problème de votre interlocuteur et annoncez que vous avez trouvé une solution.
• Le produit : vous faites une proposition qui, par exemple, a déjà fait ses preuves auprès d'autres clients.
• Le marché : vous présentez la cible du projet et en quoi vous êtes le mieux placé pour réaliser le projet de votre interlocuteur.
• Les données : vous présentez succinctement les informations relatives à votre modèle d'entreprise.
• L'histoire : vous racontez l'histoire de votre entreprise et celle de vos équipes.
• La conclusion : vous exposez les objectifs finaux attendus du projet.