La gestion de la paie d’une entreprise est un enjeu majeur, car elle représente un coût important. Il est donc essentiel de bien la gérer pour éviter tout problème.
Heureusement, il existe de nombreux outils et solutions pour vous aider dans cette tâche. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la gestion de la paie en entreprise !
La gestion de la paie en entreprise : rôle et attributions de l'assistant paient
La gestion des paies des salariés demande des compétences spécifiques. C'est de plus une mission chronophage. Selon l'effectif de l'entreprise, elle peut occuper un salarié à temps complet, voire un service complet.
Certaines entreprises préfèrent externaliser cette prestation, et la confier à leur expert-comptable.
Quelles sont les tâches d'un gestionnaire de paie ?
La première mission du gestionnaire de paie est un travail de collecte. Au fil des jours, il va rassembler toutes les données qui lui seront nécessaires pour établir les fiches de paie : absences, congés, heures supplémentaires... Ces éléments lui permettront de calculer la rémunération du salarié, les cotisations sociales et le prélèvement à la source.
Le gestionnaire de paie utilise un logiciel spécifique pour établir les bulletins de paie. Il peut ensuite télétransmettre les sommes calculées aux différents organismes sociaux pour le paiement des charges sociales (URSSAF, caisses de retraite, assurance chômage). On l'appelle DSN (Déclaration Sociale Nominative). Puis il procède à l'édition des fiches de paie, qui sont remises aux employés.
Le salarié chargé de la gestion de la paie peut aussi être amené à établir les documents relatifs à la vie du salarié dans l'entreprise : déclaration d'embauche, rupture du contrat de travail, etc... Il peut réaliser le bilan social de l'entreprise, suivre l'évolution de la masse salariale.
Dans les grandes entreprises, ces missions relèvent du service RH (ressources humaines), parfois assisté d'un juriste en droit social.
Pourquoi la gestion de la paie est-elle chronophage ?
Le calcul de la rémunération du salarié ne se limite pas à diviser son salaire annuel par 12. Le gestionnaire de paie doit réaliser plusieurs opérations avant de procéder au paiement du salaire. Il doit tenir compte de toutes les variables de paie (absences, congés, durée du travail...).
Ces éléments varient d'un mois sur l'autre. Il ne s'agit donc pas de faire un copier-coller chaque mois, mais bien un véritable travail pour l'édition de chaque fiche de paie.
De plus, les règles juridiques évoluent sans cesse. Les taux des cotisations sociales changent aussi régulièrement. Le gestionnaire de paie doit donc réaliser une véritable veille juridique : il doit suivre l'actualité au quotidien, pour appliquer les nouvelles règles immédiatement. Tout retard pourrait avoir des conséquences pour l'entreprise.
La gestion de la paie en entreprise : enjeux pour les ressources humaines
La conformité des paies : indispensable pour éviter un contentieux
L'entreprise doit s'assurer de la conformité de ses bulletins de paie à la législation en cours. Toute erreur peut donner lieu à un redressement en cas de contrôle de l'URSSAF. Cet organisme peut demander le versement des cotisations sociales manquantes, ainsi que des pénalités et majorations de retard.
Le redressement peut porter sur les 3 dernières années au plus. Ce qui peut représenter un coût élevé pour l'entreprise.
Le salarié qui constate une erreur sur son bulletin de salaire peut saisir le Conseil des prud'hommes. Le contentieux peut porter sur le nombre d'heures supplémentaires réalisées, le calcul d'une retenue pour absence ou congés, ou encore le paiement d'une prime. L'employé peut demander le paiement des sommes non versées, ainsi que des dommages et intérêts.
Toute erreur sur une fiche de paie suppose de le corriger. Soit une perte de temps pour l'entreprise puisqu'il faut refaire le bulletin mais aussi la DSN afférente.
La paie : outil de motivation et de fidélisation des salariés
La rémunération peut être un véritable levier dans l'entreprise. Il ne s'agit pas seulement de rémunérer les employés pour le travail réalisé. C'est un outil de satisfaction des salariés. Les primes et autres avantages accordés au personnel contribuent à sa motivation. Les salariés sont plus productifs, améliorant les performances de l'entreprise.
C'est bien connu, le salaire fait partie des critères les plus importants lors d'un recrutement. En participant à une politique salariale avantageuse, le gestionnaire de paie contribue à la pérennité de l'entreprise et à sa performance. Il aide au recrutement de salariés compétents et motivés, et à leur fidélisation.
L'externalisation de la gestion de la paie : les possibilités et avantages
De plus en plus d'entreprises font le choix d'externaliser la gestion de la paie. La mission est devenue très (trop) complexe, avec une législation changeante et nébuleuse.
Même s'il est encore possible de faire ses bulletins de salaire en interne à l'aide d'un logiciel dédié, les solutions d'externalisation de la paie se multiplient. L'externalisation de la paie présente de nombreux avantages pour l'entreprise.
Même si elle a un coût, elle permet au chef d'entreprise de se concentrer sur son activité.
Les cabinets d'expert-comptable proposent tous une prestation paie. Elle comporte 3 niveaux :
- L'infogérance : seuls les moyens informatiques sont externalisés (matériel, hébergement et maintenance).
- La coproduction : l'entreprise établit ses bulletins de salaire, mais externalise la maintenance légale et conventionnelle.
- L'externalisation BPO (Business Process Outsourcing) : il s'agit de l'externalisation de la paie, de manière intégrale (de la collecte des données à l'édition des bulletins). Le prestataire (le plus souvent l'expert-comptable de l'entreprise) en assume l'entière responsabilité, y compris en cas de contentieux.
Il existe également des solutions nouvelles sur le marché de la gestion de la paie. Les cabinets d'expert-comptable en ligne proposent des prestations de paie.
Les bulletins de paie sont établis par des gestionnaires experts. Vous bénéficiez d'un accompagnement personnalisé, et des conseils avisés de votre prestataire. Pour en savoir plus sur nos tarifs.
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