Les obligations comptables d'une SASU

À chaque création d’entreprise, le gérant doit s’astreindre à une gestion administrative contraignante. Les obligations comptables d’une SASU prennent la forme de diverses actions à mener. Entre l’ouverture d’un compte bancaire professionnel et la délivrance des comptes annuels en fin d’exercice social, il existe maintes procédures que le président doit prendre en charge pour rester en conformité avec le Code de commerce. Un petit tour d’horizon s’impose pour savoir de quoi elles recouvrent avant de se lancer. Ainsi, les livres comptables, le bilan ou le compte de résultat n’auront plus de secret pour le futur dirigeant.

L'obligation d'une comptabilité en SASU

Dans le but de favoriser leur bonne gestion, la législation attend des sociétés commerciales qu’elles respectent un certain nombre d’obligations comptables. Toutes les formes juridiques sont concernées, exceptée la micro-entreprise. La SASU (société par action simplifiée unipersonnelle) n’échappe donc pas à la règle. Elle est gérée par un associé unique, le président. C’est à lui que revient la responsabilité de tenir une comptabilité exhaustive de sa structure. 

Les obligations comptables d’une SASU

Elles se composent de diverses exigences, telles que : 

1. L’ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
2. La tenue d’une comptabilité régulière consignée dans les livres comptables ;
3. L’inventaire annuel du patrimoine de l’entreprise ;
4. L’établissement des comptes annuels ;
5. La conservation des pièces comptables et de leurs justificatifs.

La gestion comptable d’une SASU peut s’avérer fastidieuse pour une personne non-avertie. S’il le souhaite, le président peut choisir de se faire accompagner par un expert-comptable. Toutefois, le recours à ce professionnel ne constitue en aucun cas une obligation légale.

Une tenue de la comptabilité quotidienne

Les écritures comptables doivent être les plus représentatives possibles de l’activité financière de l’entreprise, et de ce fait, de son patrimoine. En fonction du régime fiscal dont la structure bénéficie, deux types de comptabilité sont possibles : la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’engagement.

La comptabilité d’engagement

C’est le mode de gestion comptable qui s’impose à toutes les sociétés. La comptabilité d’engagement consiste à saisir une créance ou une dette, dès l’instant qu’elle fait l’objet d’une facture. La saisie doit s’effectuer quotidiennement, par ordre chronologique et chaque opération doit être accompagnée de la pièce justificative lui correspondant.

La comptabilité de trésorerie

Également nommée « comptabilité de caisse », elle peut concerner, en cours d'exercice, les SASU bénéficiant du régime fiscal réel simplifié. Ce régime est conditionné à un seuil de chiffre d’affaires perçu par la société en une année. De fait, il ne s’applique pas à la majorité des entreprises.

Plus simple à mettre en œuvre, la comptabilité de trésorerie implique de consigner uniquement l’ensemble des encaissements et des paiements dès que le mouvement devient effectif sur le compte bancaire. Attention toutefois, contrairement à une véritable comptabilité de caisse, les dettes et les créances doivent être enregistrées. Elles le sont une fois par exercice au moment d’établir le bilan comptable.

L'obligation d'un compte en banque professionnel

Dans un premier temps, la création d’une SASU impose au président d’ouvrir un compte bancaire professionnel auprès d’un établissement de crédit. Cette démarche est indispensable puisqu’elle permet au gérant d’y déposer son capital social. L’établissement bancaire lui délivre ainsi le certificat de dépôt des fonds, sans lequel l’immatriculation de la SASU reste impossible. 

Le compte en banque professionnel présente également l’avantage de faciliter la gestion comptable de la structure. En effet, les mouvements de compte effectués à titre personnel sont ainsi distinctement séparés de ceux liés à l’activité de l’entreprise.

Il est à noter que les relevés bancaires détaillant l’activité financière du compte pro font partie des documents comptables nécessaires à une gestion rigoureuse du patrimoine de la SASU.

Les livres comptables

Parmi les obligations comptables d’une SASU, tenir sa comptabilité à jour fait partie des plus contraignantes. En effet, le président s’astreint à enregistrer fidèlement chaque opération dans les livres comptables suivants : 

• le livre-journal ;
• le grand livre.

Avant le 1er janvier 2016, les présidents de SASU étaient également chargés de tenir un livre d’inventaire. Ce document permettait de synthétiser l’ensemble des données concernant les actifs et des passifs immobilisés de l’entreprise. Le président pouvait alors s’appuyer sur ces données pour établir le bilan comptable en fin d’exercice social. Ce livre comptable n’est plus obligatoire, mais la réalisation de l’inventaire annuel reste l’une des obligations comptables de la SASU.

Le rôle du livre-journal

En référence à l’article R123-174, le Code de commerce impose au gérant de SASU de consigner chaque opération comptable dans le livre-journal. La saisie doit s’effectuer jour par jour et dans l’ordre chronologique. Ce registre se présente sous la forme d’un tableau répertoriant les éléments suivants : 

• date du mouvement comptable ;
• numéro du compte concerné ;
• libellé de l’écriture comptable ;
• débit ;
• crédit.

Chaque écriture comptable ayant une quelconque incidence sur le patrimoine de la société doit être détaillée dans le livre-journal. En outre, le dirigeant doit également faire mention du : 

• numéro d’immatriculation de l’entité concernée ;
• l’origine du mouvement ;
• la référence du justificatif se rapportant à l’opération.

La complétion soigneuse du livre-journal est un atout précieux pour l’élaboration du grand livre.

La fonction du grand livre

Le grand livre, quant à lui, reprend la totalité des écritures du livre-journal et les répartit selon la nomenclature du plan comptable général. Il ne s’agit plus de faire apparaître les opérations par ordre chronologique, mais de les organiser entre les différents grands comptes, représentant tous les pans de l’activité de l’entreprise. 

Ainsi, chaque opération comptable est saisie au débit ou au crédit de ces comptes divisés en 8 classes : 

• classe 1 : compte de capitaux ;
• classe 2 : comptes d’immobilisation ;
• classe 3 : comptes de stocks et en-cours ;
• classe 4 : comptes de tiers ;
• classe 5 : comptes financiers ;
• classe 6 : comptes de charges ;
• classe 7 : comptes de produits ;
• classe 8 : comptes spéciaux.

Chacune de ces classes est elle-même subdivisée en sous-catégories, permettant d’indiquer la nature de chaque écriture comptable. 

La balance

La balance quant à elle est un document reprenant l'ensemble des comptes présentés sous forme de solde. On n'y trouve donc pas l'intégralité des mouvements en lecture directe.

La balance se révèle être un outil efficace pour vérifier rapidement la cohérence du solde des comptes non soldés. C’est également une excellente base sur laquelle s’appuyer au moment de constituer le bilan comptable de la société. Néanmoins, la balance ne figure pas parmi les obligations comptables d’une SASU.

Faire l'inventaire du patrimoine

Si la législation n’impose plus au dirigeant d’entreprise la tenue d’un livre d’inventaire, l’article L123-12 du Code de commerce précise tout de même que la réalisation de celui-ci demeure obligatoire. L’inventaire peut s’effectuer sous deux formes différentes : 

• l’inventaire permanent ;
• l’inventaire intermittent.

L’inventaire intermittent

Ce dernier constitue la formalité minimale pour se tenir en conformité avec la loi. Il se déroule une fois tous les 12 mois, généralement au moment de la clôture des comptes annuels. 

L’inventaire permanent

L’inventaire permanent, quant à lui, réside dans le fait de suivre le flux des stocks en temps réel. Pour ce faire, le président peut faire usage d’un logiciel de gestion intégré, lui simplifiant la gestion des entrées et des sorties de ses articles.

Dans les deux cas, l’inventaire consiste à faire un état des lieux des éléments actifs et passifs et d’en estimer la valeur actuelle. Le président répertorie ainsi les stocks physiques dont il dispose. En valorisant leur coût, il est en mesure de déterminer le montant du patrimoine de la SASU. L’inventaire permet également d’informer l’administration fiscale de l’existence de ce patrimoine.

Les comptes annuels

Parmi les obligations comptables d’une SASU, l’établissement des comptes annuels est celle qui marque la clôture de l’exercice social. Ceux-ci comprennent 3 volets : 

• le bilan comptable ;
• le compte de résultat ;
• l’annexe légale.

Au terme de l'approbation des comptes en assemblée générale ordinaire et de l’édition de ces 3 états, le président de la SASU s’engage à en déposer un exemplaire auprès du greffe du tribunal de commerce. 

Le bilan comptable

Ce document découle des informations listées dans l’inventaire effectué préalablement. Il représente la parfaite illustration du patrimoine de l’organisation, composé des actifs, soit ses recettes, et des passifs, c’est-à-dire les dettes qu’il lui reste à honorer.

Le bilan comptable d’entreprise comporte de multiples éléments, tels que :

• les capitaux propres, incluant le capital social et les bénéfices réalisés ;
• les immobilisations ;
• les stocks ;
• la trésorerie ;
• les créances clients ;
• les dettes fournisseurs ;
• les dettes fiscales et sociales ;
• les emprunts.

Outre le fait que la réalisation du bilan comptable constitue une obligation légale, son élaboration présente 2 avantages non négligeables : 

• Il est révélateur de la santé financière d’une société. Au moment de solliciter un établissement de crédit, mieux vaut disposer d’un bilan comptable solide à présenter au banquier pour optimiser ses chances d’obtenir un financement de prêt professionnel.
• Lors d’un projet de cession, les éventuels acquéreurs demandent à consulter le bilan comptable. Ils peuvent alors mesurer le risque que présente leur investissement. Un bilan comptable démontrant une gestion comptable fiable et rigoureuse s’avère être un argument de poids dans les négociations.

Le compte de résultat

Ce tableau de compte détermine si l’entreprise est bénéficiaire ou déficitaire à la fin de l’exercice social. Pour cela, les opérations financières se répartissent en 4 catégories et donnent lieu aux résultats suivants : 

• le résultat d’exploitation, permettant d’apprécier la rentabilité de la structure ;
• le résultat financier ;
• et le résultat exceptionnel.

Le compte de résultat permet de dégager les recettes obtenues par la vente de marchandises, de produits ou de services. Puis il s’agit de déduire les charges supportées par la SASU en cours d’exercice. Si le montant des gains est supérieur au montant des pertes, l’organisation est réputée bénéficiaire.

L’annexe légale

Il s’agit du document accompagnant le bilan comptable et le compte de résultat lors de la clôture des comptes annuels. Son rôle consiste à expliciter de manière éclairée les données qui en ressortent, pour ainsi en faciliter la lecture.

Il est toujours opportun d’apporter quelques éléments de précisions quant à un éventuel changement de la méthode comptable utilisée par rapport à celle des exercices précédents. De même, il peut être nécessaire d'ajouter dans l'annexe légale certaines indications concernant les crédits-baux, afin de garantir une transparence à toute épreuve concernant le patrimoine de l’organisation.

Enfin, la dernière obligation concerne la sauvegarde de l’ensemble des pièces comptables et des justificatifs afférents. Ces derniers doivent être conservés pour une durée de 10ans, soit par le président, soit par le l'expert-comptable le cas échéant. 

Les obligations comptables d’une SASU sont guère différentes de celles d’une structure revêtant une autre forme juridique. Le Code de commerce exige de l’ensemble de ces structures une tenue de comptabilité régulière et exhaustive. Les enregistrements comptables dans les livres de compte génèrent les comptes annuels exigés à la clôture de l’exercice. D’une comptabilité efficiente d’une entreprise, découle la liasse fiscale nécessaire à l’administration pour le calcul de son impôt.