Dès lors qu’un indépendant se lance à son compte, l’enjeu principal se résume souvent à trouver ses premiers clients. Quand la première opportunité surgit, l’excitation est à son comble. Une fois celle-ci passée, vient le moment de réaliser son premier devis de freelance. Ce document n’est ni une facture, ni un contrat de travail. Néanmoins, il repose sur un formalisme précis et se dote d’une valeur juridique dès l’instant qu’il est signé par le prestataire de services et l’acquéreur. Découvrez ce qu’il faut savoir pour rédiger une offre commerciale réglementaire, persuasive et efficace.
L'importance du devis pour le freelance
Le devis est un document commercial incontournable pour un travailleur freelance. Il permet de cadrer la vente d’une prestation et d’en préciser les contours.
Le devis : un outil commercial et juridique
La rédaction d’un devis de freelance constitue une excellente base de négociation entre les parties. Elle intervient donc aux prémices de la relation transactionnelle. Après avoir échangé autour d’un besoin, le professionnel formalise sa proposition commerciale par l’établissement d’un devis qu’il soumet à son prospect. À travers cet écrit, le chef d’entreprise détaille les modalités de la vente de ses biens ou de ses services.
Dans un premier temps, le devis freelance engage l’entrepreneur d’un point de vue juridique. Ainsi, ce dernier ne peut plus modifier les termes de la réalisation de sa prestation tant que son client n’a pas décliné son offre. Dès lors que le consommateur y appose sa signature, précédée de la mention « bon pour accord », le devis évolue en un bon de commande et scelle l’engagement des deux parties.
La première impression pour le client
Outre sa valeur juridique, la rédaction d’un devis permet au freelance de gagner en crédibilité. En effet, selon le statut de sa structure, celle-ci peut parfois souffrir d’un manque de reconnaissance de son professionnalisme. Fournir un devis soigné incite alors le prospect à attribuer plus facilement sa confiance au prestataire.
Comprendre la valeur juridique d'un devis
Il faut comprendre qu’une fois le devis signé par les intéressés, il fait office de contrat commercial. Il convient de distinguer les différents documents encadrant une relation mercantile.
Distinction entre devis, contrat et facture
Le devis matérialise les conditions de vente proposées par le fournisseur. Il se délivre gratuitement et doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Selon la nature de l’activité exercée, la gratuité du devis est même obligatoire. Néanmoins, sous réserve d’en avoir informé le prospect en amont, les professionnels non visés par cette obligation sont autorisés à faire payer leurs devis. C’est le cas lorsque sa rédaction implique un déplacement ou le démontage d’un appareil par exemple.
Le contrat de freelance est la suite logique d’un devis approuvé et signé par l’ensemble des parties. Il sécurise la relation commerciale en permettant notamment au travailleur indépendant de préserver ses intérêts en cas de litige avec le client. Bien que le contrat de freelance, également désigné comme convention de prestation de services, ne soit pas obligatoire, il demeure vivement recommandé. Le chef d’entreprise peut ainsi se prémunir contre d’éventuels impayés.
La facture, quant à elle, intervient en fin de processus de vente. Le professionnel délivre une facture alors qu’il a achevé le projet. La facture doit obligatoirement être liée au devis auquel elle se réfère. Elle comporte également certaines mentions légales, à peu près similaires à celles stipulées sur le devis préalable. Celle-ci contraint légalement le bénéficiaire du service à s’en acquitter.
Le devis : un engagement mutuel
Au moment d’établir son devis, le freelance s’engage à réaliser sa prestation ou la vente de son bien dans les conditions énoncées sur sa proposition commerciale.
Avant toute chose, le professionnel effectue au préalable une estimation de la durée d’exécution de la mission et du montant de son intervention. Une fois le projet précisé, il est en mesure d’élaborer son devis de freelance. En le soumettant à son prospect, il s’engage à s’y conformer lors de la complétude de ses tâches.
Il s’agit de proposer au prospect un aperçu du projet et de son coût. Ce document ouvre alors les négociations entre les protagonistes. Dès lors que le consommateur signe le devis, il en accepte les modalités et s’engage à remplir son obligation de paiement à la date d’échéance.
Les conséquences d'un devis non respecté
Le devis signé par les deux parties comporte la même force contraignante qu’un contrat commercial. Le professionnel est tenu d’effectuer sa mission dans les conditions promises. Il existe uniquement deux motifs pour lesquels ce dernier peut se voir exonéré de sa responsabilité :
le cas de force majeure, quand un élément extérieur à sa volonté vient contrecarrer le bon déroulement de son mandat ;
le manquement du consommateur à son obligation de coopérer.
L’entrepreneur a l’obligation de préciser un délai d’accomplissement de son mandat. S’il n’en est pas fait mention sur son devis de freelance, le prestataire ne dispose alors que de 30 jours maximum à compter de la date d’émission de celui-ci pour effectuer ses travaux.
Si le délai d’exécution est bien stipulé sur le devis, mais que celui-ci n’est pas respecté, le professionnel peut se voir assigner un nouveau délai par l’usager, au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Le client peut également lui notifier une suspension du paiement total ou partiel du prix demandé, dans l’attente que le projet soit livré.
Dans l’hypothèse où le fournisseur ne remplit toujours pas son obligation dans les temps, le chaland est libre de procéder à la résolution du contrat. Pour ce faire, il transmet de nouveau une lettre recommandée avec accusé de réception, ou indique son souhait de résiliation sur un support écrit durable. Le contrat est alors réputé rompu à la date de réception de ce courrier.
Conformément à l’article L216-7 du Code de la consommation, le professionnel est contraint de rembourser l’intégralité des sommes engagées par son client, et ce, dans un délai maximal de 14 jours.
Les éléments incontournables d'un devis freelance
Pour être juridiquement recevable, le devis doit respecter un certain formalisme et comporter des mentions obligatoires, à commencer par l’identité des parties, l’annotation « devis » et son numéro de référence.
Informations personnelles et professionnelles du freelance
Pour établir une proposition commerciale en bonne et due forme, le professionnel doit indiquer la raison sociale et les coordonnées de son entreprise. Celles-ci comprennent l’adresse postale, sa forme juridique, ainsi que le numéro d’identification de la structure, soit, son numéro SIRET.
Détails sur le client et la prestation
Les deux parties doivent être identifiables. Il convient alors de faire apparaître le nom du client concerné par la transaction. La loi prévoit également de stipuler sur le devis du freelance la nature de la prestation donnant lieu à l’offre de contrat. Il s’agit donc de détailler les différentes étapes nécessaires à la réalisation du projet ou le descriptif des articles faisant l’objet de la vente.
En plus de la date d’émission du devis, le professionnel est tenu de préciser la date de début d’exécution de la mission et la durée estimée pour l’accomplissement des travaux.
Tarification, conditions de paiement et éventuels acomptes
Le devis du freelance vise à formaliser le fruit des négociations entre le prestataire de services et son prospect. Il est donc essentiel de détailler les modalités de paiement, telles que :
le prix unitaire du produit ou du service fourni ;
la quantité prévue ;
le montant global TTC (en précisant le taux de TVA le cas échéant) ou le montant HT facturé.
S’il est convenu que le consommateur verse un acompte, le montant avancé doit également être notifié sur le document, tout comme le délai de paiement et les éventuelles pénalités de retard.
Durée de validité et modalités de signature
S’agissant du secteur du bâtiment, le prestataire est aussi tenu de faire figurer sur son devis la durée de validité de son offre commerciale, et spécifier si son devis est délivré à titre gratuit ou payant. Une fois le délai passé sans signature, le professionnel peut établir un nouveau devis, dont les termes peuvent différer de l’offre initiale.
Techniques et astuces pour optimiser son devis
Il existe différents usages dans l’élaboration d’une offre commerciale convaincante.
Approches marketing : cross-selling, up-selling, devis "à tiroirs"
Bon nombre d’entrepreneurs emploient certaines techniques issues du marketing pour enrichir leurs devis. Ils peuvent ainsi recourir au devis « à tiroirs ». Il consiste à proposer au prospect une offre de base, puis de présenter un éventail d’options venant la finaliser. Le client compose sa prestation tel un menu et privilégie les services adaptés à son besoin, tout en conservant une parfaite maîtrise de son budget.
Les techniques de cross-selling et d'up-selling émergent et permettent aux professionnels de se montrer proactif dans la création de leurs devis freelance. La première réside dans le fait de proposer des services supplémentaires à ceux initialement prévus. La seconde a pour but de suggérer des travaux de gamme supérieure aux attentes du prospect, permettant de facturer ces derniers plus cher.
Propositions optionnelles pour une vision globale
Quelle que soit la solution privilégiée, présenter son offre commerciale sous forme d’options peut se révéler payant face à un consommateur disposant de peu de moyens. Néanmoins, celui-ci doit se doter d’une vision globale de son besoin pour avoir une meilleure idée de quelles options prioriser dans le but d’atteindre son objectif final.
Justification des tarifs pour une transparence totale
Par son approche descriptive et estimative, le devis du freelance est l’outil de négociation idéal pour faire preuve de transparence quant à la prestation. Le consommateur n’a pas toujours conscience de la charge de travail qu’implique la commande. L’indépendant peut alors l’éclairer sur le caractère chronophage de certaines tâches, justifiant ainsi son taux horaire ou son TJM (taux moyen journalier).
L'importance d'un design professionnel et clair
La législation ne prévoit aucune obligation quant à la présentation et la mise en page de l’offre de contrat. Pour autant, le design a son importance en matière de devis de freelance.
Il s’agit pour lui de la première opportunité de convaincre le prospect de son professionnalisme. La qualité du document risque alors d’influencer ce dernier quant à l’image perçue de l’entreprise. C’est pourquoi il est vivement recommandé de la concevoir de manière claire et explicite.
Gérer les aspects pratiques de la rédaction
Établir un devis ne s’improvise pas et requiert d'être capable d’estimer et de valoriser correctement son travail.
Estimation précise du temps et du coût
Pour rester rentable et pérenniser son entreprise, le travailleur à son compte doit être en mesure de définir le bon rapport entre le temps qu’il pense consacrer au déroulement de sa mission et le coût global de sa prestation.
Pour cela, il détermine le taux horaire qui lui semble être le plus cohérent avec les prix du marché, en tenant compte de la valeur qu’il accorde à son expérience et à ses compétences. Il lui suffit alors d’appliquer ce taux horaire au nombre d’heures requises pour l’exécution de ses tâches. Il est également libre d’appliquer des offres promotionnelles ou des prix dégressifs dans le but de fidéliser ses clients.
Délais de réalisation et anticipation des imprévus
Pour éviter les mauvaises surprises, il convient pour le professionnel d’anticiper les événements impromptus qui pourraient venir ralentir son avancement. Pour ce faire, il lui appartient d’augmenter raisonnablement le temps qu’il prévoit à la bonne mise en œuvre du projet. Ainsi, il optimise ses chances de rendre ses livrables dans les délais impartis et de satisfaire pleinement ses consommateurs.
Outils et logiciels pour faciliter la rédaction
Il existe de nombreuses solutions numériques sur le marché. Celles-ci apportent un concours incontestable à la création de devis en freelance. Chez L-Expert-Comptable.com, nous avons à cœur de faciliter la vie des entrepreneurs.
C’est pourquoi nous mettons à leur disposition l’application « Tiime Invoice ». Accessible depuis un mobile ou un ordinateur, celle-ci offre la possibilité de réaliser ses devis en ligne facilement, grâce aux multiples modèles qu’elle propose.
Au-delà du devis : construire une relation de confiance
Il est essentiel de garder en tête que le devis constitue l’élément fondateur de la future relation commerciale.
La communication avec le client avant et après l'envoi du devis
Avant d’aboutir sur une signature, la constitution du devis fait l’objet de nombreux échanges entre le prestataire de services et l’usager. Ce dernier expose ses besoins et souhaite s’assurer que le professionnel est en mesure d’y répondre. Une relation de confiance doit donc s’établir entre les parties avant d’espérer conclure le marché. Le devis du freelance s’impose ensuite comme étant le document actant les prémices de la transaction.
Gérer les négociations et les modifications
La rédaction de devis ouvre la voie à la confrontation des intérêts de chacun. Ceux-ci peuvent porter sur les éléments suivants :
le tarif horaire de l’auto-entrepreneur ;
le délai de paiement ou d’exécution de la mission ;
ou encore d’autres détails liés à la prestation.
Ces discussions peuvent donner lieu à plusieurs modifications des caractéristiques de l’offre. Le professionnel doit se tenir prêt à faire quelques concessions pour décrocher le contrat.
Transformer un prospect en client fidèle
Les échanges autour de l’élaboration de l’offre finale prennent parfois du temps. Cependant, ils constituent la base fondatrice d’une relation commerciale saine. Ce temps consacré n’est pas vain et réduit fortement les chances d’avoir affaire aux mauvais payeurs.
Ainsi, convertir un prospect en client et le fidéliser dépendent souvent de la qualité des arguments avancés lors des négociations. Par ailleurs, le professionnel dispose de quelques leviers pour achever de convaincre son prospect (attribution d’un geste commercial ou la dégressivité de ses tarifs pour une prestation régulière par exemple). En réalité, le devis freelance vient concrétiser l’arbitrage final des compromis consentis.
Notre modèle gratuit de devis pour freelance
La législation impose un formalisme précis pour le devis, s’accompagnant de mentions légales obligatoires. Néanmoins, selon la nature de l’activité exercée, certains éléments peuvent différer et s’adapter spécifiquement au secteur concerné.
Pour simplifier la tâche des auto-entrepreneurs et autres freelances, l’Expert-Comptable.com propose son modèle de devis gratuit à télécharger sur son site. Celui-ci reprend l’ensemble des éléments qui doivent figurer sur l’offre de contrat. Le chef d’entreprise est ensuite libre de le moduler à sa convenance.
Conclusion : Le devis, reflet du professionnalisme du freelance
Nous l’avons vu, le devis témoigne de l’image que reflète le professionnel indépendant.
Les enjeux d'un devis bien rédigé
Un devis construit avec soin présente des avantages indéniables, tels que :
son caractère opposable en justice si un contentieux devait survenir ;
sa capacité à inspirer confiance et à rassurer le prospect, l’incitant à s’adresser à ce professionnel plutôt qu’un autre ;
le fait d’aider le freelance à gagner en professionnalisme et à se démarquer de ses concurrents.
Bien que la mise en forme de l’offre commerciale ne détermine pas la réussite de l’entrepreneur, elle peut y contribuer de manière significative.
L'importance de la mise à jour et de l'adaptation continue
Il faut retenir que le devis du freelance doit refléter au mieux la prestation à laquelle il se rapporte. Il y a autant de propositions commerciales que de variétés dans les besoins. En outre, la législation est sujette à une évolution constante.
De ce fait, il appartient au chef d’entreprise de procéder à une veille juridique concernant les mentions obligatoires à stipuler. Enfin, il est de sa responsabilité de soigner la conception de ses devis s’il souhaite élargir sa clientèle et étoffer son carnet de commandes.
Désormais, vous n’avez plus d’excuse pour faire de vos devis freelance des propositions commerciales solides et professionnelles. N’oubliez pas de faire figurer les mentions obligatoires et les informations nécessaires à la description de chaque prestation. Sinon, rendez-vous sur le site de l’Expert-Comptable.com et laissez vous guider pour vos premiers pas en matière d’élaboration d’offres de contrat.
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