Le contrôle interne consiste en la mise en place, par la Direction d'une entité, de procédures formalisées et évolutives pour garantir la maîtrise du système administratif et comptable. Il est un outil nécessaire pour la prévention des erreurs et des fraudes dans le domaine fiscal, social, légal et est gage de qualité dans l'organisation mise en place.
La notion de contrôle interne
Le contrôle interne est caractérisé par un système d'organisation du traitement de l'information comptable jusqu'à la validation de cette information. Le contrôle interne est applicable de l'ouverture du courrier, au rangement des pièces comptables, jusqu'à la validation d'un règlement,...
Pour ce faire, il est nécessaire d'avoir la notion adéquate pour organiser le système administratif et comptable en tenant comptes des critères de contrôle interne suivants :
- Une organisation transparente, consignée dans des procédures et présentant les attributions de chacun,
- Une répartition des tâches pour fixer les obligations de chacun et éviter les tâches incompatibles (établissement des factures et avoirs + remise de chèques par la même personne),
- Une prise en compte des compétences de chaque salarié et leur intégration dans le système mis en place,
- Une analyse des atouts et points noirs dans un but d'amélioration constante.
La mise en place d'un tel processus nécessite une analyse de chaque tâche pouvant entrer dans le domaine où est instauré le contrôle interne et la place de chaque salarié dans le système instauré.
Un avis extérieur est souvent utilisé, comme celui d'un expert-comptable pour constituer les procédures à appliquer, pour ajuster au mieux les procédures de contrôle interne à la taille de l'entité.
Une application permanente des normes de contrôle interne de la bonne application du système établi doit être réalisé par la Direction, notamment par des sondages de suivi d'une information comptable, afin de responsabiliser au mieux les équipes et de prévenir les risques existants. Des rapports de contrôle interne étant transmis aux équipes pour les informer des problèmes rencontrés.
Le contrôle interne est un facteur clé de qualité du système comptable et financier d'une entité mais doit être sans cesse renouvelé pour répondre aux nouveautés légales et à l'évolution interne de l'entité. Pour ce faire, des groupes de travail peuvent être mis en place pour amener des idées nouvelles et des améliorations aux procédures existantes, voire la création d'un service de contrôle interne et d'audit interne.
Qui fait le contrôle interne comptable ?
Le contrôle interne comptable est d’une extrême importance pour les entreprises et pour les managers, car il permet d’assurer correctement l’ensemble des objectifs à réaliser. Plus une entreprise est grande et plus le contrôle interne est un dispositif important. Le contrôle interne concerne les dirigeants et les employés de l’entreprise.
Ainsi, les dirigeants définissent, impulsent et surveillent le contrôle. Les salariés font fonctionner ce contrôle en fonction des objectifs définis. Dans les entreprises les plus grandes, le contrôle interne est réalisé sous forme d’audit qui n’est pas à confondre avec le contrôle externe réalisé par des professionnels extérieurs comme un expert-comptable par exemple.
Formation contrôle interne comptable :
Afin d’assurer le contrôle interne d’une entreprise, il est souvent nécessaire de suivre une formation spécifique. Cette formation est impulsée par la direction de l’entreprise et s’adresse surtout aux dirigeants, mais aussi aux salariés qui doivent maîtriser les techniques, les activités et en comprendre la finalité globale.
Les directions générales envoient en formation le plus souvent les cadres opérationnels, les auditeurs internes, les Riskmanager, etc. Cette formation leur permet d’appréhender les différents enjeux et objectifs de l’entreprise, les techniques utilisées pour réaliser un contrôle interne et le cadre réglementaire.
Pendant la formation, les stagiaires apprennent l’environnement du contrôle, la gouvernance, le diagnostic, les principales missions, la charte, le plan d’audit et d’autres stratégies de pilotage comme l’autodiagnostic ainsi que les reportings et le suivi des actions. À la fin de la formation, une évaluation des compétences acquises est demandée aux stagiaires mis en situation.
Principe du contrôle interne comptable :
Quand on parle de principe en matière de contrôle interne d’une entreprise, on parle de principes généraux au pluriel, car il en existe bon nombre.
Ainsi, on retrouve parmi les principaux :
- Le principe d’organisation
- Le principe de la qualité du personnel en général
- Le principe de permanence
- Le principe d’intégration
- Le principe d’universalité
- Le principe d’organisation
- Le principe d’information
- Le principe d’indépendance
- Le principe d’harmonie
Comment se fait le contrôle interne ?
Afin qu’un contrôle interne d’entreprise soit efficace, il faut suivre des étapes essentielles. Le contrôle interne bien réalisé permet ainsi de diminuer les risques de fraude ou d’erreurs.
Pour bien le réussir, le périmètre d’action est d’abord défini avec le cadre géographique, les processus et activités concernés et les familles à risque qui se nomme des objectifs.
Dans le périmètre géographique, il faut ensuite déterminer les sites et filiales faisant l’objet du contrôle interne, les activités et les familles de risques qui pourront être mises en évidence par le contrôle interne pour être diminuées.
Parmi les familles de risques, on retrouve :
- L’état financier
- Tout ce qui est financier
- La conformité avec les normes et les lois
- La santé des personnes en lien avec l’entreprise
- L’aspect opérationnel pour que l’entreprise puisse atteindre les missions qui lui ont été fixées
- La sécurité, la confidentialité, l’intégrité, l’accessibilité de l’information
- L’environnement des matières premières, de l’air,de l’eau, du sol, de l’espace, etc.
Contrôle interne comptable définition
Le contrôle interne comptable existe dans le privé et dans le public. Ce système permet de maîtriser les risques que peut prendre une entreprise en matière de patrimoine, sauvegarde et protection.
Le contrôle interne comptable permet d’améliorer la gestion des entreprises. Il concerne l’ensemble des dispositifs permanents, formalisés et organisés mis en œuvre par la direction et le personnel de l’entreprise dans le but que les risques comptables et financiers soient maîtrisés.
Plan de contrôle interne
Établir un plan de contrôle interne, permet d’être concis et de suivre point par point, les éléments notés sans en oublier.
Ainsi, voici l’exemple d’un plan de contrôle interne afin de mieux appréhender cet audit à venir :
- Les opérations qui permettent d’améliorer les résultats en optimisant les procédures et en développant l’efficacité économique de l’entreprise.Ces opérations permettent aussi de promouvoir le fonctionnement de l’entreprise avec efficacité.
- Les informations financières et comptables en protégeant le patrimoine de l’entreprise, en évitant la perte de ressources, en évitant certains dommages comme les explosions ou incendies éventuels. Ces informations financières permettent encore d’assurer leur fiabilité et leur qualité en interne pour la performance et le budget.
- La conformité permet de respecter la législation et la réglementation en cours, les lois et la politique de l’entreprise ou du groupe par le biais des investissements, la qualité et l’éthique, etc.
Quels sont les dispositifs du contrôle interne ?
Le dispositif du contrôle interne englobe les mesures qui sont prises comme :
- L’organisation
- Les moyens humains
- Les actions opérationnelles
- La politique de l’entreprise
- Les divers outils
Ce système permet ainsi de s’assurer qu’il existe un processus d’identification des principaux risques que pourrait rencontrer l’entreprise dans son activité.
Contrôle interne budgétaire et procédures comptables :
La mise en place d’un contrôle interne budgétaire et comptable permet à l’entreprise de contrôler les risques budgétaires qui pourraient être identifiés et de mettre en œuvre un plan d’actions si le besoin se fait ressentir.
Ainsi, rapprocher le système d’information budgétaire et comptable est une démarche permettant d’améliorer les défaillances trouvées et de les corriger.
Contrôle comptable bancaire :
Au même titre que les autres, le contrôle comptable bancaire est un dispositif destiné à maîtriser les risques d’une entreprise. Ce contrôle bancaire se réalise dans le cadre légal et réglementaire d’un environnement général du contrôle interne.
Quels sont les principaux élément du contrôle interne ?
Pour la mise en place du système de contrôle interne, il faut choisir un référentiel.
Celui qui est le plus utilisé est le Committee Of Sponsoring Organisations ou COSO, car il s’adapte à toutes les entreprises tout en traitant les points les plus importants.
COSO est représenté sous forme d'un cube afin de déterminer chaque niveau d’organisation. On retrouve ainsi :
- L’efficacité des opérations
- La conformité avec les lois et les règlements en vigueur
- La fiabilité des informations financières
Les erreurs et tentatives de fraudes sont alors limitées.
Le COSO en particulier
Le COSO permet de limiter les tentatives de fraudes dans certains rapports financiers. Aux USA, il est obligatoire de réaliser une évaluation de contrôle interne pour les entreprises en lien avec l’épargne publique depuis les scandales Enron et Worldcom. En France, il se développe depuis 2003.
Comme nous l'avons vu plus haut, efficacité, fiabilité et conformité sont les trois mots d’ordre du COSO avec cinq composants constitutifs qui sont :
- Le pilotage du contrôle
- L’environnement du contrôle
- L’évaluation des risques
- Les activités de contrôle
- L’information et la communication
Contrôle interne comptable de l'état
Le contrôle interne comptable de l’État est un principe permettant de renforcer la qualité comptable des comptes de l’État afin qu’ils soient sincères, réguliers, tout en donnant une image fidèle du patrimoine et de sa situation financière d’après l’article 27.
La maîtrise des risques financiers repose alors sur un audit interne financier et comptable. Cet audit interne est évalué chaque année par la Cour des comptes dont la démarche est permanente en matière de vérification.
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