Quels tableaux de bord suivre quand on crée son entreprise ?

Au démarrage de l’entreprise, certains tableaux de bord sont essentiels pour appréhender son secteur d’activité, comme les tableaux de bord commerciaux : suivi du chiffre d’affaires par gamme de produits, suivi de la satisfaction client, suivi des stocks, mais aussi les tableaux de bord financiers, comme le retour sur investissement des frais de publicité ou des frais de déplacement.

Pourquoi faire des tableaux de bord au démarrage de l’entreprise ?

Les créateurs d’entreprise réalisent des prévisions financières au sein de leur business plan , mais ils ne doivent pas s’arrêter là une fois dirigeant !

Souvent, les estimations faites en amont s’avèrent différentes de la réalité. L’activité peine à démarrer, les charges d’exploitation sont plus lourdes que prévu…

 Mettre en place des tableaux de bord permet alors de réajuster ses prévisions par rapport à la réalité, de réajuster par la même occasion sa trésorerie et de prendre de nouvelles décisions en adéquation avec son environnement. 

Les tableaux de bord sont essentiels au démarrage de l’entreprise. Ils aident le dirigeant à appréhender son secteur d’activité, à piloter son entreprise dont il découvre enfin les ressorts sur le terrain.

Les tableaux de bord aident à :

• Piloter son entreprise, prendre les bonnes décisions financières et commerciales

• Anticiper les difficultés financières de l’entreprise

Étapes pour créer son tableau de bord :

1. Définir l’objectif du tableau de bord :

Afin d’aider tout chef d’entreprise à évaluer et comprendre au mieux l’évolution de son activité, il convient d’utiliser un outil indispensable à la gestion de sa société afin de l’aider dans sa prise de décision : le tableau de bord.

L’utilité d’un tableau de bord est plurielle. Il peut en effet servir :

• à suivre au quotidien l’évolution d’un poste, d’une activité, ou d’un service dans le but d’anticiper et d’adapter le bon fonctionnement de sa société ;

• à comprendre la situation et les capacités des différents départements d’une société dans le but de saisir toutes les bonnes des opportunités se présentant à elle ;

• à suivre le coût des services, activités, ou postes d’une entreprise afin d'allouer au mieux les ressources encore disponibles telles que les heures de travail, compétences, machines et matières premières (MP) par exemple.

2. Les autres étapes pour créer un tableau de bord :

Afin d’élaborer un tableau de bord correspondant au mieux à vos besoins, il conviendra également de suivre les étapes qui suivent :

1. Lister les différentes étapes et jalons nécessaires à la réalisation des objectifs fixés ;

2. Désigner des indicateurs qui permettront de mesurer l’atteinte des objectifs que vous vous serez fixés ;

3. Choisir les collaborateurs qui auront pour charge de compléter le tableau de bord ;

4. Créer ce fameux tableau de bord, sous Excel ou à l’aide d’un progiciel spécifiquement choisi, avec un choix dans la présentation (graphiques, cadrans, etc.) ;

5. Utiliser le tableau de bord pour le tester et corriger les possibles données inutiles ou tout simplement manquantes ;

6. Valider et communiquer sur le remplissage, le suivi et le partage de ce tableau de bord.

Il conviendra également de s’assurer de l’exactitude de vos données sources. C’est cette dernière qui vous garantira l’utilité de votre tableau de bord et vous permettra ainsi de prendre les meilleures décisions stratégiques.

Quels indicateurs suivre pour vos tableaux de bord ?

Les indicateurs clefs de performance à suivre (ou Key Performance Indicator en anglais) dépendent notamment du secteur d’activité d’une entreprise, de ses objectifs et de la finalité de son tableau de bord (pilotage global, financiers, de communication ou de ventes, …).

Exemples d’indicateurs qui calculent et comparent des données chiffrées :

• le chiffre d’affaires (CA) ;

• le montant des devis en attente de validation ;

• les encours fournisseurs ;

• les encours clients ;

• les litiges en cours de traitement par le SAV ;

• les dépenses en ressources humaines, telles que les notes de frais ;

• le nombre de visiteurs uniques sur son site internet ;

• le panier moyen sur son site e-commerce, etc.

Il convient généralement de limiter au maximum le nombre de KPI (moins de 10) afin de pouvoir les analyser et les suivre simplement à travers un tableau de bord bien présentable et exploitable.

Il est également possible d’utiliser des indicateurs de pilotage ayant pour but de déterminer la progression des actions en cours, réalisées, ou en retard dans l’entreprise.

Ces derniers se doivent toutefois d’être clairs, prédictifs, non manipulables et évolutifs en fonction de votre stratégie.

Reprendre les indicateurs dans un tableau de bord :

Après avoir sélectionné avec attention vos indicateurs clefs et il conviendra de les présenter dans un tableau de bord en les classant de manière cohérente et méthodique (ex : par service).

À la suite de cela, vous devrez également intégrer un élément vous permettant de comparer chaque indicateur. Il est également recommandé de rajouter le cumul et de mettre en avant le taux d’avancement de l’objectif final en fin de période étudiée.

N’oubliez pas de mettre à jour votre tableau de bord et de réaliser un suivi régulier. Sans cela le tableau de bord manquera de pertinence…

Exemple de tableau de bord :

Quels tableaux de bord faut-il créer au démarrage de l’entreprise ?

Au démarrage de l’entreprise, il est essentiel de mettre en place des tableaux de bord pour piloter au mieux son activité, mais tout dépend des ratios que vous voulez suivre ! 

Chaque entreprise devra trouver ses propres postes de surveillance. Ce peut être des ratios financiers, humains, matériels… Le but de vos tableaux de bord est de vous aider à prendre des décisions rapides sur la base d’éléments objectifs, concrètement mesurés.

Tableaux de bord financiers :

Le tableau de bord financier le plus courant est le tableau de votre trésorerie, qui récapitule vos différentes échéances de paiement et prévoit des objectifs de chiffre d’affaires pour pouvoir les couvrir. Après un tableau d’anticipation, vous pourrez réaliser votre tableau de suivi de trésorerie.

D’autres tableaux de bord financiers peuvent concerner des postes clés de l’entreprise, pour suivre leur coût et leur retour sur investissement. 

Le budget « publicité » par exemple pourra être suivi ou encore le budget « frais de déplacement » de vos commerciaux, par rapport au chiffre d’affaires qu’il vous rapporte. Ce type de tableau, qui analyse le résultat poste par poste, est souvent utilisé comme tableau de bord en contrôle de gestion.

D’autres tableaux peuvent concerner un projet précis, afin de suivre ses différentes avancées en matière d’entrée et de sortie d’argent.

Tableaux de bord commerciaux :

Pour les tableaux de bord commerciaux, vous pouvez suivre le chiffre d’affaires réalisé par client ou par gamme de produits. 

Ceci vous permettra par exemple de valider votre catalogue produit et de décider si, oui ou non, vous continuez de vendre certains d’entre eux. Vous pouvez suivre la marge commerciale , vos stocks, vos délais de livraison…

En matière humaine, vous pouvez suivre le degré de satisfaction de vos clients, la productivité de vos employés…

Tableaux de bord de communication :

En matière de tableaux de bord de communication, il convient de noter que ces derniers sont généralement composés d’indicateurs globaux ayant un objectif informatif au niveau de l’activité de la société. 

Ces derniers donnent des renseignements sur les niveaux d’avancement de l’entreprise et de ses services en les comparant au plan d’action global de l’entreprise. Tout collaborateur doit ainsi être en capacité de poser un diagnostic sur les résultats de son implication dans la société.

À noter : d’autres indicateurs secondaires additionnels peuvent être utilisés, mais il conviendra alors de s’assurer que vous ne surchargiez pas le tableau de bord, ce qui pourrait le rendre plus compliqué à lire.

Tableaux de bord Excel

Les tableaux de bord peuvent prendre la forme que vous souhaitez, mais ils doivent vous aider à prendre des décisions sans perdre de temps. La majorité des créateurs d’entreprise et des dirigeants créent leurs tableaux de bord sur Excel. 

L’idéal est de prévoir une colonne pour la prévision, une colonne pour intégrer la donnée réelle, une colonne pour calculer l’écart entre la prévision et la réalité et une colonne pour y inscrire les actions correctrices que vous allez mener.

Il est important de connaître son secteur d’activité pour savoir quels tableaux de bord seront les plus judicieux à mettre en place au démarrage de votre entreprise. N’hésitez pas à vous faire accompagner par votre expert-comptable pour identifier quels ratios suivre, pour créer les tableaux de bord, mais aussi pour vous aider à les analyser.

Maîtriser son pilotage à l’aide d’outils :

Lorsque vous élaborez votre tableau de bord, vous souhaiterez qu’il soit efficace et personnalisé. Pour cela, il est souvent recommandé d’utiliser un logiciel de gestion RH, un ERP (enterprise resource planning) ou encore un e-CRM (Electronic Consumer Relationship Management).

Il peut également être intéressant de mettre en place un logiciel analytique plus poussé, reposant sur des fonctionnalités telles que l’analyse BI (Business Intelligence). 

Dans une perspective d'exploitation de la smart data, cette dernière peut vous permettre de rassembler vos informations clefs en se connectant à vos outils.

Suivre la santé financière de votre entreprise : anticiper, piloter et corriger

Lorsque votre société sera lancée, il est possible que vous ayez besoin d’assistance pour respecter vos équilibres financiers définis avant sa création, mais ne correspondant plus parfaitement à la réalité (ex : charges d'exploitation qui s'accumulent, décollage des ventes plus lent que les prévisions, etc.).

Il conviendra alors de réaliser de nouvelles prévisions en tenant compte des données réelles de la société. Ceci vous permettra d’éviter à nouveau les mauvaises surprises en matière de trésorerie. C’est ici que les tableaux de bord de gestion se révéleront précieux.

Ces derniers vous permettront d’étoffer vos prévisions financières, afin :

• d’anticiper vos problèmes de trésorerie ;

• d’anticiper le recrutement d'un nouveau collaborateur ;

• d’anticiper une montée de vos charges ;

• d’anticiper le lancement d'une nouvelle activité ;

• de maintenir les performances de votre société ;

• de négocier une levée de fonds auprès d'investisseurs potentiels ;

• de négocier des solutions financières à court terme auprès de votre banquier ;

• de négocier un découvert bancaire ;

• et bien sûr de vous fixer des objectifs réalistes en termes de chiffre d'affaires.

À qui s'adresser pour créer un tableau de bord de gestion ?

Les centres de gestion agréés (CGA) et les associations agréées (AA) dont la mission consiste à assister le chef d'entreprise en matière de gestion, peuvent vous venir en aide lors de la création de vos tableaux de bord.

Des organismes d'accompagnement et de suivi de jeunes entreprises peuvent également intervenir sur ce sujet à vos côtés.

Enfin, il est également recommandé de se faire aider par des experts-comptables lors de la mise en place de votre contrôle de gestion.

Faites-vous accompagner par L-Expert-Comptable.com

Nous le savons, diriger une entreprise peut parfois s'avérer pour le moins complexe : plusieurs étapes, les allers-retours avec l'administration, l'analyse du bilan et des SIG, choisir sa comptabilité, penser à tout, prendre les bonnes décisions afin de pérenniser son activité, etc. 

Mais bonne nouvelle ! Il est possible (et recommandé) de se faire accompagner facilement dans votre gestion d'entreprise par des professionnels experts-comptables.

L-Expert-comptable.com peut ainsi vous aider à mettre en place les tableaux de bords qui correspondent au mieux au besoin de votre entité, comprendre votre structure financière, vos besoins de financement et votre taux d'endettement par exemple. 

Vous avez un doute quant au changement de votre statut juridique ? Dans vos démarches de création d'entreprise ? Posez-nous la question, notre équipe sera ravie de vous aider. Pour cela, il vous suffit de nous contacter.