Si la voiture de fonction et la voiture de société sont toutes deux fournies par l'entreprise à un salarié ou un dirigeant, elles présentent tout de même une différence de taille. En effet, la voiture de société, aussi appelée voiture de service, ne peut être utilisée que dans le cadre de déplacements purement professionnels. À l'inverse, la voiture de fonction peut être utilisée par le salarié dans le cadre de ses activités, de ses loisirs, et pour le trajet depuis le domicile jusqu'au lieu de travail. Par ailleurs, la voiture de fonction est considérée par les services fiscaux comme un avantage en nature ce qui a des répercussions au niveau fiscal et social.
La voiture de société, uniquement pour le service
La voiture de société sert à exécuter différentes missions professionnelles liées directement ou indirectement à l'activité de l'entreprise. Il peut s'agir de véhicules à vocation technique, utilisés pour effectuer des livraisons, ou même comme moyen de transport ponctuel pour des rendez-vous commerciaux (toutefois les commerciaux sont d'ordinaire gratifiés d'une voiture de fonction).
Ces voitures de service "dorment" dans l'enceinte de l'entreprise, et ne sont pas rattachées à un employé en particulier. Ces derniers ne peuvent les utiliser que pendant leur temps de travail, et pour des objectifs professionnels précis. La voiture de société n'est donc pas destinée à servir à un salarié pour des déplacements privés, des déplacements en dehors des heures de travail, ni même pour effectuer le trajet qui sépare le lieu de travail du domicile. Cependant, dans certains cas, l'entreprise peut autoriser un employé à effectuer les déplacements du domicile au travail, puis du travail au domicile (et uniquement ceux-là) à la condition de préciser cet accord par le biais d'un écrit signé par les deux parties.
En tant que propriété intégrante de l'entreprise, la voiture de société peut être revendue, renouvelée, ou encore mutée dans un autre parc de l'entreprise sans qu'un accord préalable avec les salariés ne soit nécessaire. Cela s’explique par le fait que le véhicule de service ne fait pas partie du salaire de l’employé.
La voiture de fonction, pour tous les trajets
La voiture de fonction, en plus de remplir toutes ses missions professionnelles, fait également office de voiture personnelle pour l'employé à qui elle est confiée. En effet, ce dernier peut l'utiliser pour les trajets qu'il effectue en dehors des heures de travail, ses déplacements personnels, ses activités, et même lors des vacances. D’une manière générale, les entreprises exigent du salarié qu’il prenne tout de même en charge les frais d’essence lorsqu’il utilise la voiture en dehors de son temps de travail, comme lors de ses weekends par exemple. En revanche, lors du temps de travail, le salarié doit conserver les factures d’essence liées aux déplacements professionnels et doit les fournir à son employeur pour être remboursé de ces frais.
Sa famille et ses amis peuvent également y prendre place exactement comme s'il s'agissait de la voiture familiale. Le véhicule peut en effet être utilisé par le conjoint du salarié à condition qu’il soit déclaré comme conducteur sur l’assurance de la voiture.
Autre différence, et pas des moindres, avec la voiture de société, la voiture de fonction ne peut pas être retirée de façon unilatérale par l'entreprise. En effet, considérée comme un avantage en nature pour le salarié, ce dernier doit donner son accord pour que la direction puisse se séparer de la voiture de fonction.
La voiture de fonction, un avantage en nature
La voiture de fonction, parce qu’elle peut être utilisée à des fins personnelles, constitue un avantage en nature pour le salarié. Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis par l'employeur au salarié à titre gratuit ou en contrepartie d’une participation minimale par rapport au coût réel de l’avantage (frais de repas, téléphone portable, ordinateur portable…). Le salarié peut profiter du bénéfice qui lui est accordé dans le cadre de sa vie privée.
Cet avantage en nature doit être explicitement prévu dans le contrat de travail ou bien la convention collective de l’entreprise, et doit apparaître sur le bulletin de paie du salarié à la fin du mois.
Cependant, la voiture de fonction ne constitue pas un avantage en nature si :
Le salarié ne peut pas bénéficier du véhicule lors de ses jours de repos ou bien pendant ses périodes de congés ;
Le salarié ne peut utiliser le véhicule à titre privé que lors de ces trajets domicile-travail ;
Le salarié doit s’acquitter d’une contribution financière au titre de l’usage personnel du véhicule et si celle-ci est supérieure à la valeur réelle de l’avantage en nature ;
Il est indiqué sur le contrat du salarié qu’il ne peut disposer du véhicule qu’à des fins professionnelles uniquement.
Les régimes fiscal et social de la voiture de fonction
Le bénéfice qu'apporte la voiture de fonction n’est pour autant pas totalement gratuit. En effet, il rentre intégralement dans les revenus du salarié qui l'utilise, au titre d'une partie de son salaire. Cela implique que les montants dépensés par l'entreprise dans le cadre de l'achat ou de la location, de l'entretien, des réparations et de la consommation de carburant représentent une partie du salaire de l'employé. En tant que tels, ces montants sont soumis à l'application de charges sociales pour la direction, mais doivent aussi être portés par le salarié sur sa déclaration d'impôt sur le revenu. En somme, la voiture de fonction n'est pas totalement gratuite pour l'utilisateur, mais elle demeure tout de même financièrement plus intéressante qu'une voiture personnelle.
D’un point de vue fiscal, lorsque la voiture de fonction constitue un avantage en nature, elle doit être déclarée comme telle par l’employeur qui sera soumis à des charges sociales. L’avantage peut être évalué de deux manières différentes :
Sur la base d’un régime forfaitaire annuel qui est déterminé au prorata du nombre de mois pendant lesquels le véhicule de fonction a été mis à la disposition du salarié ;
Sur la base des frais réellement engagés calculés au prorata du kilométrage parcouru par le salarié à titre personnel.
Dans le cas d’une évaluation forfaitaire, il faut distinguer selon que l’employeur prend en charge ou non les frais d’essence générés par l’utilisation privée du véhicule :
Si l’employeur prend en charge ces frais, le forfait annuel est de 12% du prix d’achat du véhicule neuf, ou de 9% si la voiture a plus de 5 ans ;
Si l’employeur ne prend pas en charge les frais de carburant, le forfait est de 9% du prix d’achat du véhicule, ou de 6% si le véhicule a plus de 5 ans ;
Si l’employeur retient une formule mixte, le forfait annuel est de 9% pour le véhicule neuf ou de 6% si la voiture a plus de 5 ans.
Enfin, l’employeur peut préférer louer la voiture de fonction. Dans ce cas-là le forfait se calcule sur une base de 30% du coût total de location sur un an, de l’assurance et de l’entretien de la voiture.
D’un point de vue social, tous les frais relatifs à l’utilisation du véhicule de fonction sont à la charge de l’employeur. Tel est le cas du prix d’acquisition du véhicule, des frais d’entretien, des frais d’assurance et des frais d’essence.
Quid de la voiture de fonction électrique ?
L’employeur peut décider de mettre à la disposition de ses salariés des véhicules fonctionnant à l’énergie électrique. Dans un tel cas, l'administration fiscale distingue deux périodes :
Si l’employeur met à la disposition des employés une borne de recharge pour les véhicules de fonction électrique entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, l’avantage en nature résultant de l’utilisation de ces bornes à des fins personnelles est nul.
Si l’employeur met à la disposition des employés une borne de recharge pour les véhicules de fonction électrique entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, les frais d’électricité ne sont pas comptabilisés dans le calcul de l’avantage en nature et un abattement de 50% s’applique à l’avantage dans la limite de 1 800 € par an.
Voiture de service et voiture de fonction : avantages et inconvénients
La voiture de fonction présente l’avantage incontestable de pouvoir être utilisée à des fins personnelles. Ainsi, le salarié n’a pas besoin d’investir dans une voiture personnelle et n’a pas à effectuer les démarches et les dépenses administratives liées à l’achat d’une voiture. De plus, il bénéficie d’une voiture récente et en bon état. Profiter d’une voiture de fonction peut également être une source de motivation pour le salarié. Toutefois, la voiture de fonction présente certains inconvénients fiscaux tant pour le salarié que pour l’employeur (impôt sur le revenu et charges sociales).=
S’agissant de la voiture de service, elle présente l’inconvénient majeur de ne pas pouvoir être mobilisée à titre privé. De sorte que le salarié doit forcément posséder une voiture personnelle. Pour autant, l'achat d'une voiture de société est fiscalement plus intéressante que la voiture de fonction. C’est également une source de motivation pour le salarié qui peut se déplacer librement lors de son activité.
Si vous envisagez d’acquérir une voiture de fonction ou de service pour vos salariés, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts-comptables seront ravis de vous conseiller !
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