Immatriculation d'une SARL : Guide complet [MAJ 2024]

Pour tout entrepreneur, l’étape de création de l’entreprise peut être source d’inquiétude. Pourtant, il s’agit d’une étape incontournable pour donner vie à une société. L’immatriculation d’une SARL (société à responsabilité limitée) exige de respecter un certain formalisme, et nécessite de rassembler de nombreux documents. Bien que la procédure administrative rebute la plupart des associés, elle demeure à la portée de tous, à condition d’observer scrupuleusement chaque étape. C’est ainsi que les associés seront en mesure d’obtenir le fameux extrait kbis. À la lecture de cet article, les notions d’assemblée générale, de constitution de capital social ou encore de parution d’annonce légale n’auront plus de secret pour vous.

Quels sont les documents nécessaires à l'immatriculation d'une SARL ?

La création d’une SARL passe inévitablement par son immatriculation. Pour que celle-ci soit effective, les associés fondateurs sont tenus de rassembler un certain nombre de documents indispensables pour demander l’immatriculation de la société.

Les pièces essentielles à la constitution du dossier de demande d’immatriculation de la SARL

Pour reconnaître l’existence juridique de la SARL, l’administration requiert les pièces justificatives suivantes : 

• un exemplaire original du procès-verbal d’assemblée générale statuant sur la constitution de la SARL, incluant la nomination du ou des gérants ;
• la copie originale des statuts définitifs de la société ;
• l’attestation de dépôt des fonds auprès d’un établissement bancaire ;
• l’original du pouvoir dans l’hypothèse d’une délégation des formalités de création d’entreprise par un tiers (comme un expert-comptable par exemple) ;
• la copie de la carte d’identité du ou des gérants ;
• un justificatif de domiciliation du siège social de l’entreprise (il peut s’agir d’un contrat de bail ou d’une facture d’électricité par exemple) ;
• la déclaration sur l’honneur de non-condamnation des responsables légaux datée et signée ;
• une attestation de filiation également datée et signée ;
• l’attestation de parution de l’avis de création au sein d’un journal d’annonces légales ;
• l’attestation certifiant que le conjoint marié ou pacsé a été informé des risques encourus concernant les biens communs en cas de dettes ;
• le formulaire M0 dûment complété et signé ;
• si la constitution de la SARL concerne une activité réglementée, une copie du diplôme ou l’agrément délivré en préfecture requis pour l’exercice de l’activité doit obligatoirement accompagner le dossier de création.  

Selon le contexte au moment d’effectuer les formalités d’immatriculation de la SARL peuvent être effectué en ligne, des documents complémentaires peuvent être requis pour finaliser le dossier. En effet, il faut savoir qu’il est possible de démarrer l’activité avant que l’immatriculation de l’entreprise ne soit effective. Dans ce cas, les dirigeants devront consigner les actions qu’ils ont engagées avant l’enregistrement de la SARL au registre des commerces et des sociétés (RCS). Il s’agit du registre de l’état des actes accomplis, qu’il convient de joindre en annexe aux statuts juridiques. En outre, ils ne doivent pas omettre de stipuler sur chacun des documents officiels de la future entreprise, la mention « société en cours de formation ».  

De même, un formulaire d’affiliation au régime des travailleurs non salariés (le régime TNS) est nécessaire pour les organismes sociaux. Dans le cas de la SARL, il concerne les gérants majoritaires, mais ne compte pas parmi les documents obligatoires à fournir pour procéder à l’immatriculation de la SARL.

Au moment de déposer le dossier de demande d’enregistrement auprès du greffe du Tribunal de commerce, il peut être judicieux de joindre les justificatifs de paiement des frais engagés au cours des démarches.

Il est à noter que le registre des bénéficiaires effectifs n’est plus à communiquer. Il s’agissait de déclarer les personnes détentrices du capital social ou disposant d’un pouvoir de gestion dans une entreprise. Son rôle consistait à favoriser la transparence financière et à entraver la fraude fiscale. La validité de ce document a été suspendue le 22 novembre 2022 par la Cour de Justice de l’Union européenne.

Est-ce obligatoire de s'inscrire au RCS ?

Oui, il est obligatoire pour toute entreprise exerçant une activité commerciale, quelle que soit sa forme juridique, de s’inscrire au registre du commerce et des sociétés (RCS). C’est à travers cette démarche que la société se voit octroyer une existence juridique. 

Selon les données indiquées sur le site entreprendre.service-public.fr, la demande d’immatriculation de la SARL doit intervenir dans les 30 jours qui suivent le début de l’activité. 

Pour ce faire, il suffisait auparavant de déposer le dossier constitué auprès du centre de formalités des entreprises, puis auprès des services du greffe du Tribunal de commerce du département où se situe le siège social de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2023, la procédure est simplifiée. Ainsi, les responsables légaux de la société doivent désormais se rendre sur le site du guichet unique des formalités des entreprises, et effectuer leur déclaration en ligne. Celui-ci transmet ensuite le dossier aux organismes concernés, à savoir : 

• le greffe du Tribunal de commerce permettant l’enregistrement au RCS ;
• l’INPI pour l’enregistrement au registre national des entreprises (RNE) ;
• le service des impôts des entreprises (SIE).

Au terme de la procédure, la transmission d’un dossier jugé complet donne lieu à la délivrance de l’extrait kbis de la SARL par le Tribunal de commerce. Celui-ci authentifie l’immatriculation de la SARL et peut être transmis sous 24 heures.

Comment constituer le dossier d'immatriculation d'une SARL ?

La procédure visant à immatriculer une SARL est assez fastidieuse pour des futurs gérants encore novices en la matière. Elle s’articule autour de diverses étapes qui s’avèrent être leurs premiers actes de gestion. Effectuer chaque phase avec précaution est la promesse d’un début d’activité sous les meilleurs auspices.  

Rédiger les statuts juridiques de la SARL

Dans un premier temps, il s’agit pour les futurs associés de se réunir et de convenir : 

• d’une raison sociale ;
• d’un objet social ;
• d’une forme juridique ;
• d’une adresse de domiciliation.

Cette réunion s’apparente à la première assemblée générale de la SARL. C’est également l’occasion de nommer le ou les gérants. Il peut s’agir d’un ou de plusieurs des associés, mais il est aussi possible de nommer un dirigeant non-associé.

Au terme des discussions, les entrepreneurs sont chargés de rédiger le projet de statuts. Ceux-ci comprennent les mentions obligatoires suivantes : 

• la dénomination sociale ;
• l’objet social ;
• la forme juridique ;
• l’adresse du siège social de l’entreprise ;
• le montant du capital social ;
• le montant des apports de chaque associé ;
• la durée de vie sociale de la structure ;
• les modalités de fonctionnement de l’organe de gestion.

Les mentions précédemment énoncées sont communes à l’ensemble des entreprises en formation. Dans le cadre des étapes de création d’une SARL, d’autres mentions plus spécifiques viennent s’ajouter dans les statuts, telles que : 

• la répartition des parts sociales entre les associés ;
• la libération de ces parts et le dépôt des fonds ;
• l’évaluation des apports en nature par un commissaire aux apports ;
• le positionnement quant au recours aux apports en nature et aux apports en industrie.

À l’issue de la réunion, l’ensemble des sujets abordés sont ensuite consignés dans un procès-verbal d’assemblée générale (le PV).

Constituer et déposer le capital social de la société

Parmi les premières démarches à effectuer avant la demande d’immatriculation d’une SARL, la constitution du capital social n’est pas à négliger. Le capital social est le terme juridique pour désigner le patrimoine de l’entreprise. Dans le cadre d’une SARL, le Code du commerce fixe le montant minimal de son capital social à 1 €. Toutefois, il est vivement recommandé de réunir une somme plus importante. En effet, la valeur du patrimoine de la société est souvent gage de confiance et de crédibilité au regard des tiers, ce qui peut s’avérer utile en début d’activité. 

Dès l’élaboration et la rédaction des statuts, les futurs associés présentent l’apport que chacun met à disposition de l’entreprise. En fonction des modalités fixées dans les statuts, il s’agit principalement d’apports numéraires, mais il est possible d’inclure des apports en nature ou des apports en industrie. En revanche, ces derniers ne viennent pas augmenter le montant du capital social.

Si les statuts juridiques prévoient le recours aux apports en nature, il convient de la part des associés de nommer un commissaire aux apports. Celui-ci se charge d’estimer la valeur de chaque apport en nature de la manière la plus objective possible. Cette opération est de la plus haute importance. De fait, la valeur des apports de chaque associé détermine la répartition des droits sociaux sur la SARL entre les apporteurs. En outre, le statut de société à responsabilité limitée implique que la responsabilité des associés est limitée à la hauteur du montant de leurs apports.

En ce qui concerne les apports numéraires, les associés sont tenus de déposer les fonds sur un compte bloqué auprès d’un établissement bancaire ou d’un notaire. Le dépôt de capital social donne lieu à l’attribution de parts sociales de la SARL. Les fonds seront alors débloqués une fois l’immatriculation de la SARL effective.   

Publier l’avis de constitution de l’entreprise

Dès lors que les statuts définitifs sont approuvés et signés par l’ensemble des associés, il convient de publier l’avis de constitution de la SARL. L’annonce doit être éditée dans un journal d’annonces légales (JAL) situé dans le département de domiciliation du siège social de la structure. Celle-ci présente l’intérêt de rendre la création de la SARL opposable aux tiers.

Procéder à la demande d’immatriculation de la SARL

À ce stade des formalités, il est temps de procéder à la demande d’immatriculation de la SARL. Les gérants disposent d’un délai 30 jours après la décision de constitution pour effectuer la démarche. Pour ce faire, ils sont tenus de remplir le formulaire M0 afin de le joindre aux pièces indispensables pour l’immatriculation de la SARL.

Nous l’avons vu, le dossier complété sera transmis par la voie dématérialisée sur le site du guichet unique de formalités des entreprises. Une fois cette formalité accomplie, le signataire reçoit un récépissé, valable 1 mois, attestant que sa demande d'immatriculation est en cours de traitement par l’administration. Dans l’attente de la délivrance de l’extrait kbis, ce récépissé peut être exigé pour la signature d’un contrat de domiciliation ou à la souscription d’une police d’assurance.

Effectuer les dernières démarches qui succèdent à l’immatriculation

La SARL est en cours d’immatriculation et l’activité prête à démarrer. Attention, il reste encore certaines à accomplir, notamment celle d’assurer son entreprise. Il faut distinguer les assurances professionnelles obligatoires des assurances facultatives. 

La SARL n’échappe pas à la règle et doit se munir des assurances obligatoires suivantes : 

• la mutuelle d’entreprise ; 
• le contrat collectif de prévoyance, dont la garantie de décès cadre qui pourrait concerner d’éventuels gérants minoritaires assimilés salariés ;
• un contrat d’assurance des biens de la SARL, notamment si elle possède une flotte automobile. 

La responsabilité civile professionnelle, plus communément appelée RC pro, n’est obligatoire que lorsqu’il s’agit d’une activité réglementée. Néanmoins, elle demeure fortement conseillée pour toute autre activité. Bien d’autres prestations existent et restent à étudier de la part des dirigeants d’une SARL. De plus, ces derniers ne doivent pas oublier d’affilier la société à une caisse de retraite complémentaire.

Quel est le coût d'immatriculation d'une SARL ?

Si la procédure d’immatriculation d’une SARL se montre quelque peu rébarbative, elle nécessite aussi d’engager quelques frais. Ces derniers peuvent varier selon les modalités choisies par les associés concernant la création de l’entreprise. Pour évaluer le budget à prévoir, les gérants doivent prendre en considération les charges liées à : 

• la constitution du capital social en apports numéraires ;
• l’enregistrement de la société au registre des commerces et des sociétés ;
• au tarif de publication de l’annonce légale sur un support habilité ;
• aux frais inhérents à la délégation de certaines tâches telles que la rédaction de statuts de la société ou son immatriculation.

Parmi ces coûts, certains sont fixes ou relativement simples à anticiper. C’est notamment le cas du montant des apports que chaque associé est disposé à consacrer à la société. 

À cela, s’ajoutent les frais afférents à l’inscription de la structure au RCS, qui s'élève à 37,45 €. De plus, si l’activité exercée relève de l’artisanat, le gérant doit prévoir en plus la somme de 15 €. Il en est de même si l’activité de la SARL consiste à exercer en qualité d’agent commercial, auquel cas il faudra compter 8,03 € de plus.

Il est à noter qu’à compter du 1er janvier 2023, le registre national des entreprises (RNE) centralise les données concernant l’immatriculation des entreprises. Le coût de l’enregistrement de la société au RNE s’élève à 5,90 €.

Enfin, le coût inhérent à la publication de l’avis de constitution est variable et dépend de la forme juridique, de la structure et du département de domiciliation de son siège social. Ainsi, l’annonce légale concernant la constitution d’une SARL revient entre 141 € et 144 € dans les départements métropolitains et certains départements d’outre-mer. Son prix s'élève à 168 € dans un journal d’annonces légales à la Réunion et à Mayotte.

D’autres frais subsidiaires sont également à prévoir si les dirigeants de la SARL confient les démarches de rédaction des statuts juridiques ou autres formalités à un tiers. Qu’ils aient choisi de faire confiance à un juriste, à un avocat ou à un expert-comptable, ils devront supporter le montant de leurs honoraires. Toutefois, il est possible de réduire les charges liées à l’immatriculation d’une SARL si les associés font le choix de rédiger l’acte de constitution sous seing privé. En revanche, il est plus délicat de se passer des services du commissaire aux apports si tant est que les entrepreneurs souhaitent obtenir l’estimation la plus juste de leurs parts. Enfin, la domiciliation du siège de l’entreprise peut également occasionner des frais, tels que l’achat d’un immeuble ou un contrat de bail commercial.

Combien de temps pour immatriculer une SARL ?

Il est difficile d’évaluer la durée à prévoir pour la phase préparatoire du projet de création et d’immatriculation d’une SARL. Ce délai est grandement lié à l’entente entre les associés, de leur niveau de connaissance en matière d’obligations légales ainsi que de l’adéquation entre leurs ambitions et la finalité du projet.

En revanche, le gérant dispose d’un mois pour effectuer la demande d’immatriculation de la société à compter de la décision de création. 

Le récépissé provisoire délivré par le guichet unique à l’issue de la procédure est, lui aussi, valable un mois. Néanmoins, un dossier complet revêt toutes les chances d’aboutir sur la réception de l’extrait kbis avant que celui-ci ne s’écoule. Si une pièce venait à manquer, le responsable légal de la SARL dispose de 15 jours supplémentaires pour soumettre le justificatif requis.

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Une création d’entreprise est un moment exaltant dans une vie professionnelle. Il est fréquent de voir certains associés fondateurs redouter le parcours administratif qui les attend. Il est vrai que la procédure peut sembler déroutante jusqu’à l’immatriculation de la SARL. Pourtant, nul besoin de s’inquiéter. Il est possible de se faire accompagner dans ses démarches. Qu’il s’agisse de bénéficier de conseils avisés ou de déléguer certaines tâches chronophages, faites confiance au professionnalisme de l’équipe de L-Expert-Comptable.com. Guidé par cet allié de choix, il ne vous reste plus qu’à vous consacrer à votre cœur de métier en toute sérénité.

Vous détenez désormais toutes les clés pour envisager l’immatriculation d’une SARL dans les meilleures conditions. Avant toute chose, il est indispensable de mûrir votre projet dans les moindres détails. Les formalités administratives, elles, ne sont que le premier pas vers l’aventure entrepreneuriale.