Une comptabilité de qualité est un enjeu crucial pour la pérennité d’une entreprise. Elle repose sur la tenue de livres comptables, doit être régulière, sincère et fidèle aux mouvements financiers liés au patrimoine de la société. Les éditions comptables sont centralisées dans 3 documents : le livre journal, le grand livre et le livre inventaire.
La complétion de ces registres fait partie des obligations comptables auxquelles sont soumis les dirigeants de sociétés commerciales. Quelle importance doivent-ils leur accorder et quelle en est l’utilité ? Découvrez tout ce qu’il y a savoir sur les livres comptables.
Qu'est-ce qu'un livre comptable ?
L’exhaustivité de la comptabilité repose sur différents facteurs, dont le soin apporté à la tenue des livres comptables.
Définition des livres comptables
Un livre comptable est un document qui a vocation à recueillir l’enregistrement de l’ensemble des mouvements financiers qu’une entreprise opère au quotidien. Ils constituent les supports par lesquels la structure remplit ses obligations comptables et doivent témoigner avec exactitude de la réalité financière la concernant. Les livres comptables se présentent sous la forme de 3 registres :
le livre-journal ;
le grand livre ;
le livre d’inventaire.
On peut ajouter à cela la « balance », bien que cet état ne compte pas parmi les livres comptables obligatoires. Il s’agit simplement d’un fichier stipulant les soldes des différents comptes, souvent bien utile à la mission des comptables.
Chacun de ces registres joue un rôle bien défini. Il s’agit pour le professionnel de consigner chaque écriture comptable par ordre chronologique, et de l’affecter dans le compte approprié. Les livres comptables peuvent être tenus au format papier, même si cela se trouve de plus en plus rarement, mais également au format numérique. De nombreux logiciels de comptabilité se montrent efficaces pour dématérialiser la gestion comptable d’une organisation.
Il faut savoir que les livres comptables, accompagnés de leurs pièces justificatives, sont à conserver pour une durée d’au moins 10 ans. Les documents fiscaux, eux, doivent être sauvegardés pendant 6 ans. En ce sens, la numérisation des registres est de plus en plus plébiscitée pour sa praticité en cas de contrôle de l’administration.
Des livres de comptes pour satisfaire à l’obligation légale
La nécessité de tenir des livres comptables relève du Code de commerce et concerne toutes les personnes physiques ou morales inscrites au RCS (registre du commerce et des sociétés). Celles-ci peuvent agir en qualité de commerçants, d’artisans ou encore exercer une activité libérale. En principe, elles sont soumises au régime réel d’imposition (normal ou simplifié).
Quelle que soit la forme juridique de l’entité (entreprise individuelle ou société), ces entrepreneurs sont contraints de produire une comptabilité saine et fiable. Pour ce faire, la législation précise que cette dernière doit se montrer :
régulière, en restant conforme aux règles comptables ;
sincère, en démontrant la bonne foi du dirigeant ;
fidèle, en reflétant la situation exacte de l’activité de l’entreprise.
Plus concrètement, tenir une comptabilité correcte implique pour le dirigeant de procéder aux démarches suivantes :
émettre une facture pour chaque vente de produit ou de prestation ;
saisir quotidiennement toutes les factures d’achat ou de vente, et toute autre opération financière, et ce, en respectant l’ordre chronologique et en lui joignant la pièce justificative afférente ;
procéder à l’inventaire annuel de l’actif et du passif de l’entreprise ;
établir la clôture des comptes annuels au terme de chaque exercice comptable, en réalisant le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes.
Outre son caractère obligatoire, la qualité de la tenue des documents comptables est un élément incontournable pour gérer les finances d’une entreprise de façon optimale. Certaines règles comptables doivent être respectées : les livres comptables sont rédigés en monnaie nationale et ne doivent présenter aucune rature.
L’exhaustivité dans les écritures comptables est également de mise. C’est sur elle que repose la fiabilité des informations à prendre en considération lorsqu’il s’agit pour le gérant de se positionner sur une stratégie d’entreprise.
De plus, dans le cadre d’un contrôle, une comptabilité bien exécutée, illustrée par des livres comptables dûment complétés, permet à l’organisation de gagner en crédibilité. En effet, elle témoigne du sérieux et de l’attention portée par son dirigeant à la gestion de ses finances.
Par ailleurs, des livres de comptes propres auront tendance à placer le réviseur dans les meilleures dispositions pour mener sa mission. Il serait dommage de se priver d’une telle opportunité.
Quels sont les 3 documents financiers obligatoires qu'une entreprise doit émettre ?
Pour justifier d’une comptabilité régulière, les professionnels exerçant une activité commerciale sont contraints de fournir des documents comptables réglementaires : les livres comptables. Il en existe de 3 sortes :
le livre-journal ;
le grand livre ;
le livre d’inventaire.
Le livre-journal
L’objectif du livre-journal
Le livre-journal est un registre dans lequel chaque opération affectant le patrimoine de la société doit être consignée. Grâce à son support, il est possible de remonter à l’origine de n’importe quelle transaction apparaissant sur le compte bancaire de l’entreprise et produisant un quelconque effet sur son actif.
De multiples profils de sociétés commerciales sont concernés par l’obligation de tenir un livre-journal. C’est notamment le cas des commerçants soumis au régime réel d’imposition, des artisans et des professions libérales.
Il peut prendre la forme d’un document unique retraçant chaque ligne d’écriture comptable. Il peut également se composer de divers journaux auxiliaires, tels que :
le journal d’achat,
le journal de vente,
le journal de banque,
etc.
Dans ce cas, le livre-journal concentre l’ensemble des enregistrements qui y figurent. Pour une complétion optimale du livre-journal, chaque opération doit faire l’objet d’une ligne d’écriture. Celle-ci doit être saisie au jour le jour, par ordre chronologique et doit s’accompagner de la référence de la pièce comptable qui vise à justifier cet enregistrement.
Par ailleurs, le nom et le numéro d’immatriculation de la personne physique ou morale concernée doivent également y être stipulés, tout comme l’origine de l’opération.
Les mentions obligatoires du livre-journal
La présentation de ce livre de compte est strictement encadrée et doit faire état d’au moins 5 colonnes. Le chef d’entreprise ou son collaborateur comptable y fait alors mention des éléments suivants :
la date de l’opération ;
le numéro de compte ;
le libellé du mouvement financier ;
le montant du débit ;
le montant du crédit.
Il est à noter que le livre-journal s’apparente au livre des recettes des entreprises individuelles soumises au régime micro-fiscal. En effet, les micro-entreprises bénéficient d’une certaine souplesse dans leurs obligations comptables. Néanmoins, elles demeurent contraintes elles aussi de consigner les sommes de leurs recettes et de leurs dépenses dans un registre.
Le grand livre
À l’instar du livre-journal, le grand livre compte parmi les registres comptables obligatoires pour bon nombre d’entrepreneurs, tels que les artisans ou les commerçants assujettis au régime réel d’imposition.
Son rôle
Il reprend les informations indiquées dans le livre-journal pour en offrir une lecture différente. Dans cette configuration, les lignes d’écritures sont classées par comptes comptables, conformément au plan comptable général (PCG).
Ce format permet de croiser les données sous un angle nouveau, favorisant une meilleure analyse de la situation comptable de l’entité. En effet, le grand livre permet de mettre en exergue les différents flux financiers qui s’opèrent sur un compte en particulier. À l’inverse du livre-journal, la chronologie des événements importe moins dans l’étude de ce registre.
Le rôle du grand livre consiste à présenter les 3 éléments suivants :
le solde du compte en début d’exercice ;
l’ensemble des mouvements comptables se déroulant au cours de cette période ;
le solde final.
Il se montre également utile pour faciliter le contrôle des saisies comptables et vérifier la nature des opérations par compte.
Le formalisme lié au grand livre
Pour ce faire, il reprend tous les comptes dont l’entreprise a recours pour sa comptabilité, c’est-à-dire les comptes des classes 1 à 7 du plan comptable général. À chaque saisie d’une ligne d’écriture, le collaborateur comptable doit faire figurer les éléments suivants :
le numéro du compte auquel se réfère l’opération ;
l’intitulé du compte (compte de tiers, compte de capitaux, etc.) ;
la date du mouvement financier ;
son libellé ;
le numéro de référence de la pièce comptable à laquelle il se rapporte ;
le journal de comptabilisation de l’opération ;
le montant du débit ou du crédit (la somme des débits doit être égale à celle des crédits) ;
le code du lettrage.
À la manière du livre-journal, il convient également de notifier l’ensemble des opérations dans l’ordre chronologique, de façon régulière et sans aucune altération. En revanche, celles-ci seront ensuite à classer suivant la nomenclature du plan comptable.
Il est fréquent pour les entreprises de faire usage de grands livres auxiliaires. Ces derniers sont à distinguer du grand livre. En effet, lorsque cette organisation est privilégiée, les grands livres auxiliaires apportent des précisions relatives au compte fournisseur et au compte client.
Les données sont ensuite centralisées dans le grand livre général. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre dossier sur le grand livre en comptabilité.
Le livre d'inventaire
Il entre dans la catégorie des livres comptables dédiés à la bonne gestion de l’entreprise.
L’utilité du livre inventaire
Ce livre de compte diffère quelque peu des deux précédents. Le livre inventaire a pour but de faciliter le suivi des actifs et des passifs constituant le patrimoine de la société. Il en précise, à une date donnée, tous les détails qui composent le bilan. Une tenue rigoureuse et régulière du livre inventaire se révèle un atout précieux quand il s’agit de réaliser l’inventaire annuel des stocks, souvent long et fastidieux.
Il faut savoir que le livre inventaire ne présente plus de caractère obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Néanmoins, la réalisation de l’inventaire annuel des stocks reste de rigueur au regard de la législation.
Le contenu du livre inventaire
Pour garantir un suivi de qualité, le livre inventaire doit faire état des éléments suivants :
les stocks, en précisant la quantité et la valeur comptable de chaque article ;
les immobilisations incorporelles et financières (titres financiers) ;
les dettes fournisseurs ;
les créances clients.
Bien que les professionnels soumis au régime réel d’imposition ne sont plus contraints de produire ce livre comptable, sa tenue demeure vivement recommandée. Elle permet d’alléger de manière significative la charge de travail inhérente à l’inventaire annuel et offre alors un gain de temps considérable.
Conservation des livres comptables
La Loi prévoit une durée de conservation de 10 ans pour l’ensemble des livres comptables. Ce délai prend effet à compter de la date de la dernière écriture saisie sur chacun de ces registres. Un archivage qui n’est pas effectué en bonne et due forme peut coûter très cher. En effet, dans le cadre d’un contrôle fiscal, l’administration peut demander à consulter les livres comptables, ainsi que leurs pièces justificatives datant des 6 derniers exercices.
Les documents sociaux présentent des délais de conservation différents. Qu’il s’agisse des statuts de la société, des contrats de travail des salariés, de leurs bulletins de paie ou de tout autre document les concernant, la plupart de ces éléments doivent rester disponibles pour une durée de 5 ans.
La conservation des pièces comptables est un enjeu essentiel pour une entreprise. C’est la raison pour laquelle la dématérialisation de ces documents se montre indispensable pour garantir une sauvegarde optimale de ces données. À cet effet, il existe de nombreux logiciels de comptabilité le permettant.
Les éditeurs de ces logiciels proposent diverses solutions numériques de stockage des données. L’autre alternative réside dans le fait de faire appel aux services d’un expert-comptable pour sa comptabilité. L’archivage des livres comptables au sein de son cabinet d’expertise comptable relève également de ses compétences.
Les obligations relatives à la tenue des livres comptables
En France, la comptabilité et la tenue des livres comptables répondent à un formalisme précis. Celui-ci est régi par la nomenclature indiquée dans le plan comptable général. Sur cette base, l’entreprise met en place son propre plan comptable. Toutefois, ce dernier doit obligatoirement se conformer aux règles comptables du PCG.
Seul le respect de ces normes garantit aux gérants de disposer d’une comptabilité réglementaire. Pour les y aider, le recours à un logiciel de comptabilité adapté à l’activité de l’entreprise est indissociable d’une bonne gestion de leur trésorerie. De même, les conseils avisés d’un expert-comptable favorisent une gestion comptable dans les règles de l’art.
Bien que la dématérialisation des livres comptables permette de gagner en praticité, elle doit malgré tout faire l’objet d’une grande vigilance. De fait, la virtualisation de la profession a également fait place à de nombreux actes malveillants, mettant à mal les procédures de cybersécurité dont se dotent les sociétés. Il s’agit alors de faire preuve d’une extrême prudence quant à la RGPD et au traitement des données numérisées.
À l’heure actuelle, seuls deux livres comptables sont réellement obligatoires : le livre-journal et le grand livre. Le livre inventaire reste fortement recommandé. Pour autant, les professionnels de la comptabilité disposent de divers journaux auxiliaires visant à faciliter la tenue rigoureuse de ces registres. Ces derniers constituent les supports requis pour l’établissement du bilan comptable, la clôture du compte de résultat et la production des annexes. N’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable pour vous accompagner dans la gestion de vos obligations comptables.
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