Déclarer un salarié relève souvent du parcours du combattant pour un employeur. Comme vous le savez, en tant qu’employeur vous avez l’obligation de déclarer vos employés. Entre les différents contrats, les différentes
échéances ou les différents organismes, il est parfois compliqué de s’y retrouver. Pourtant, si vous ne déclarez pas vos salariés ou si vous avez du retard sur vos déclarations, des pénalités peuvent être mises en place à
votre encontre. Voici un article qui vous répertorie l’ensemble. des déclarations que vous devez faire en tant qu’employeur à la fois pour les déclarations à l’embauche mais aussi pour les déclarations récurrentes. Les déclarations à faire lors de l’embauche d’un salarié.
La déclaration préalable à l’embauche
La déclaration unique à l’embauche (DUE) a été remplacée par la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) qui permet d’effectuer auprès d’un seul interlocuteur et en une seule fois, 6 formalités liées à l’embauche. Depuis le 1er janvier 2012, les entreprises qui ont adressé plus de 1 500 déclarations d’embauche l’année précédente, ont l’obligation de dématérialiser leurs DPAE.
Les obligations légales
La déclaration préalable à l'embauche permet de satisfaire aux obligations suivantes :
Immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
Immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
Demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
Demande d'examen médical d'embauche ;
Liste des salariés embauchés pour le pré-établissement
La DPAE doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche.
Si la DPAE n’est pas correctement remplie, son traitement sera retardé et l’employeur risque des sanctions.
La procédure de déclaration
Les mentions à renseigner lors de l’établissement de la DPAE sont :
SIRET de votre établissement
Identification du Service de santé au travail
Numéro de Sécurité sociale du futur salarié
Durée en jours de la période d’essai
Date et heure prévisible d’embauche
Date de fin de contrat pour les CDD
La DPAE est adressée à l'Urssaf, soit par un formulaire daté et signé par l'employeur envoyé par La Poste ou par télécopie, soit par échange de données informatisées ou encore par Internet (www.due.fr ou www.net-entreprises.fr). Dans ces deux derniers cas, la déclaration peut être effectuée en plusieurs fois, par ajout d'informations à la déclaration initiale.
En cas de transmission du formulaire par voie postale, la formalité du pli recommandé n'est pas exigée mais elle est préférable.
L'organisme adresse à l'employeur un document accusant réception de la déclaration
L'employeur doit conserver cet avis de réception jusqu'à l'accomplissement de la déclaration annuelle des salaires.
Le titre emploi-service entreprise ( Tese )
Chaque entreprise issue du régime général et n’exerçant pas une activité agricole peut déclarer l’embauche de façon simplifiée d’un salarié, en CDI, en CDD ou en apprentissage grâce aux titres emploi-services entreprise.
L’employeur a jusqu’au 5 du mois suivant l’embauche de son salarié pour faire sa déclaration. Il devra ensuite utiliser le chèque de paiement de salaire chaque mois durant la durée du contrat de travail.
Le titre emploi simplifié (Tesa)
Chaque entreprise agricole qui recrute un salarié agricole en CDD pour une durée maximale de 3 mois dont la rémunération brute ne dépasse pas 10284 € (par exemple un employé saisonnier, un employé lié à l’accroissement temporaire de l’activité ou un employé du fait de l’absence d’un salarié) peut utiliser le titre emploi simplifié agricole.
L’employeur doit déclarer le salarié lors de l’embauche ou au plus tôt 8 jours avant. Ensuite, il payera l’employé grâce au chèque de paiement.
Le titre emploi forains (TEF)
Chaque employeur forain ayant pour code NAF 9321Z ou 9329Z qui emploie au maximum 9 salariés au 31 décembre de l’année précédente peut utiliser les titres emplois forains. Ces titres sont destinés aux emplois occasionnels non qualifiés et exercés lors d’une foire non sédentaire, une fête foraine ou un parc d’attraction.
L’employeur a l’obligation de déclarer le salarié lors de son embauche puis il utilisera le chèque de paiement pour lui verser son salaire chaque mois.
Le chèque emploi-associatif CFA
Chaque association à but non lucratif et les fondations employant jusqu’à 9 salariés au cours des 12 derniers mois peut employer un salarié en s’acquittant du paiement du salaire et des formalités obligatoires.
L’employeur doit déclarer le salarié lors de son embauche. Il utilisera ensuite le chèque de paiement pour lui verser son salaire chaque mois.
Attention : Les associations relevant de la Mutualité Sociale Agricole, des ateliers et des chantiers d’insertion sont exclues de ce dispositif.
Le Guichet unique du spectacle occasionnel ( Guso )
Un organisateur non professionnel de spectacle (c’est-à-dire qui n’a pas l’exploitation de lieux de spectacles comme activité principale) peut déclarer un salarié du spectacle vivant, de payer les cotisations sociales grâce au Guso.
L’employeur doit déclarer le salarié lors de son embauche.
Les déclarations mensuelles
La déclaration sociale nominative
L’ensemble des employeurs sauf ceux qui remplissant la déclaration annuelle de données sociales unifiées (DADS-U) doivent faire la déclaration sociale nominative.
Cette déclaration a pour objectif de déclarer les salaires des employés et de payer les cotisations. Cette déclaration permet de faire l’ensemble des déclarations suivantes :
Les cotisations Ursaff et BR /DUCS
Attestation employeur dématérialisé (AED)
Déclaration des indemnités journalières
Déclaration des rémunérations des VRP multicartes
Déclaration de travailleurs handicapés (DOETh).
La déclaration sociale nominative doit être faite de manière mensuelle.
Attention : les entreprises ayant plus de 49 salariés doivent faire la déclaration avant le 5 du mois tandis que les autres peuvent la faire jusqu’au 15.
L’attestation employeur mensuelle (AEM)
Elle ne concerne uniquement les employeurs titulaires d’une licence d’entrepreneur de spectacle. L’employeur la fait pour déclarer la prestation de travail d’un intermittent du spectacle. Il doit la faire avant le 15 du mois suivant le versement de la rémunération.
Taxe sur les salaires
Elle ne concerne que les employeurs qui ne payent pas la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Par exemple, les autoentrepreneurs doivent payer cette taxe . Cette taxe est calculée de manière progressive sur les rémunérations au cours de l’année. Le montant payé l’année précédente détermine la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Les déclarations annuelles
La déclaration annuelle des données sociales (DADS-U) et tableau récapitulatif (TR)
Les employeurs déclarant des salariés en dehors du périmètre scope (comme les dockers, les pêcheurs, ou les fonctionnaires en détachement auprès d’un établissement privé) ou les employeurs n’ayant pas pu transmettre les données des organismes complémentaires dans la DSN doivent faire cette déclaration.
Cette déclaration récapitule en fin d’année les rémunérations brutes de chacun des salariés, rémunérations sur lesquelles sont acquittées les cotisations salariales et patronales et la taxe d’apprentissage.
Cette déclaration doit être réalisée avant le 31 janvier de l’année N+1 pour les données de l’année N.
Taxe d’apprentissage
Tout employeur doit faire cette déclaration. Elle sert à financer le développement des formations technologiques et professionnelles.
Cette taxe peut être déclarée mensuellement lors de la DSN ou annuellement lors de la DADS-U pour les employeurs non concernés par la DSN.
Elle doit être faite avant le 1er mars de chaque année.
La contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S)
Chaque entreprise réalisant au moins 19 millions d’euros de chiffre d’affaires doit faire cette déclaration. Elle finance la protection sociale des travailleurs non-salariés et non agricoles, c’est-à-dire artisans, commerçants etc.
Elle doit être faite avant le 15 mai de chaque année.
La participation des employeurs à l’effort de construction (PEE)
Cette déclaration concerne les entreprises employant au moins 50 salariés. Elle a pour objectif de déclarer les investissements directs en faveur du logement des salariés.
Cette déclaration est faite annuellement dans la DSN en début février de l’année n+1 ou dans les 60 jours suivant la cessation d’activité.
La contribution à la formation professionnelle continue
Elle concerne chaque employeur. Cette contribution a pour but de financer les actions de formation continue de personnel de l’entreprise et des demandeurs d’emploi.
Cette déclaration doit être réalisée avant le 1er mars de chaque année.
La déclaration d’arrêt de travail et demande de remboursement intempéries (pour les congés intempéries BTP)
Chaque employeur du secteur du BTP (travaux publics, plomberie, couverture, construction, démolition etc.) est concerné par cette déclaration. En effet, elle a pour but de rembourser partiellement les indemnisations versées aux salariés lors d’arrêt de travail ou de chômage partiel en cas d’intempéries.
La déclaration doit être faite dans le mois qui suit la reprise du chantier.
La déclaration d’accident du travail (DAT)
Elle concerne les entreprises dont l'un des salariés a été victime d'un accident de travail ou lors de son trajet domicile-travail. Elle permet de déclarer à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) l'accident du travail ou de trajet d'un salarié. Elle doit être faite dans les 2 jours ouvrés suivant l'accident.
Les déclarations lors de la fin de contrat
L'employeur a l'obligation de remettre une attestation à son employé et d'envoyer une copie à Pôle emploi. Cette attestation permet à l'employeur de faire valoir ses droits aux allocations de chômage. Il est nécessaire d'avoir dans cette attestation : l'identité du salarié, sa qualification, son motif de rupture de contrat s'il y en a, la durée de l'emploi et le montant des rémunérations des 12 mois précédant la fin du contrat .
Au terme du contrat, l'employeur doit aussi remettre à son salarié un certificat de travail et un solde de tout compte.
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