Les entreprises se composent de plusieurs pôles administratifs (comptabilité, ressources humaines, etc.). Parmi eux, nous retrouvons le contrôle de gestion, dont la mission consiste à analyser les performances des différentes unités de la structure en vue d’accompagner le dirigeant à mettre en place sa stratégie d’entreprise globale. Sur les conseils du contrôleur de gestion, la direction générale optimise ses méthodes de travail. Cela vise à améliorer sa productivité, sa rentabilité, et de fait, la compétitivité de son activité pour mieux faire face à ses concurrents. Pour ce faire, le recueil de données chiffrées est primordial et s’effectue à travers la mise en place d’un système d’information efficace. Cette fonction support est complexe, mais gagne néanmoins à être connue.
Qu'est-ce que le contrôle de gestion ? Définition
Il s’agit d’une discipline professionnelle commune à de nombreux secteurs économiques, visant à mesurer la performance d’une activité tout en rationalisant les ressources mobilisées. Cette compétence professionnelle démontre une grande pertinence au sein de grosses structures, dont l’organisation repose sur de nombreux process. Toutefois, elle peut également s’appliquer aux entreprises de petite ou moyenne envergure, de type PME.
Le contrôle de gestion consiste à recueillir toutes les données nécessaires à l’analyse de la productivité et de la rentabilité d’une société. À l’inverse du collaborateur comptable qui concentre son action sur les résultats obtenus en fin d’exercice, l’expertise du contrôleur de gestion intervient en amont et se concentre davantage sur les moyens mis en place pour y parvenir. Il s’emploie à établir un budget prévisionnel en phase avec les objectifs du dirigeant. Pour ce faire, il tient compte des projections sur les ventes et anticipe les dépenses tout en cherchant à les optimiser.
Pour accomplir sa mission de manière efficace, il convient pour ce professionnel des chiffres et des statistiques de bien connaître la structure qui l’emploie, ainsi que les fondements de son activité. En effet, le contrôle de gestion s’exerce de manière transverse et peut tout à la fois concerner :
les coûts de production dans le milieu industriel ;
les dépenses liées à la gestion des ressources humaines ;
la stratégie commerciale à adopter en matière de vente ;
le budget à octroyer pour la mise en place d’un projet ou d’une campagne de publicité ;
les frais de fonctionnement d’un service informatique ;
etc.
Il est donc essentiel pour la personne en charge du contrôle de gestion de se familiariser avec les enjeux auxquels l’organisation doit faire face pour assurer sa croissance économique.
Quels sont les 4 principes fondamentaux du contrôle de gestion ?
Le contrôle de gestion constitue une fonction centrale au sein de l’entreprise. Il s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue, favorisant la compétitivité de la structure, et garantissant ainsi la pérennité de son activité. La mission du contrôleur de gestion s’articule autour de 4 principes fondamentaux.
1- Prévoir
La base de son travail repose sur la définition des objectifs à atteindre. En étroite collaboration avec l'organe de direction, le responsable de la planification et de la gestion détermine et chiffre les ambitions nourries par le dirigeant. Il prend connaissance des éventuelles contraintes inhérentes à l’activité et des moyens disponibles à mettre en œuvre pour parvenir au résultat escompté.
Ce travail d’anticipation constitue une aide précieuse pour le décisionnaire en termes de prise de décision. En effet, il permet à ce dernier d’établir sa stratégie d’entreprise et de planifier un plan d’actions optimal qui lui permettra de gagner en efficacité.
Cependant, avant d'amorcer cette dynamique, il appartient au service de contrôle de gestion de réaliser une veille technologique et un benchmark concurrentiel. Le professionnel s’imprègne ainsi des complexités du marché, ce qui lui permet d’appréhender les meilleures pratiques à adopter.
2- Piloter
Après avoir tiré les conclusions de cette étude de la concurrence, il est plus aisé pour le contrôleur de gestion d’analyser les forces et les faiblesses des méthodes de travail pratiquées actuellement. La mise à jour de ses connaissances en matière de nouvelles technologies lui confère la possibilité de privilégier le déploiement de certains outils par rapport à d’autres, toujours dans le but d’optimiser la productivité des agents opérationnels.
Le contrôleur de gestion s’attache également à communiquer avec les managers, afin de les informer des évolutions des process de travail. Il peut s’agir :
d’intégrer de nouveaux systèmes d’information pour le suivi des KPIs ;
de réajuster les délais d’exécution ;
de réévaluer le besoin en ressources humaines ;
etc.
Le but étant de mieux coordonner les actions entre les différents services pour servir des objectifs communs.
3- Évaluer
Adopter de nouvelles pratiques de travail se révèle constructif dans la seule perspective que cette démarche soit suivie d’une analyse des effets produits. À ce titre, le contrôleur de gestion est tenu de récupérer un certain nombre de données provenant des différents services qui composent la société.
Les chefs d’équipes auront pris soin de remplir les tableaux de bord relatant :
l’efficience des logiciels mis en place ;
les cadences de production ;
la productivité des employés sur une période donnée ;
les indicateurs d’absentéisme dans les effectifs ;
les dépenses réalisées sur les différents postes budgétaires ;
la courbe des performances selon les critères préalablement édictés ;
etc.
L’examen de ces données permet au service de contrôle de gestion de vérifier la cohérence des chiffres annoncés et la pertinence des outils mis à disposition. Il permet également d’évaluer le gain de productivité, mais aussi d’identifier les éventuels freins au résultat visé.
4- Corriger
À l’issue du traitement des données collectées, le contrôleur de gestion s’appuie sur un travail de comptabilité analytique en vue d’apporter les mesures correctives qui s’imposent. Cet expert se montre alors force de proposition et suggère à la direction les différentes pistes d’amélioration qu’il juge pertinente pour obtenir un meilleur rendement.
Il s’agit pour lui de réduire de manière significative l’écart entre les performances prévisionnelles et celles qu’il relève dans son analyse des données remontées du terrain.
À quoi sert le contrôle de gestion ?
Le contrôle de gestion se caractérise par sa transversalité et sa profonde compréhension du fonctionnement de l’organisation. Il s’agit d’une fonction de contrôle interne à la structure qui vise à réunir les conditions optimales d’exploitation de l’activité en vue d’atteindre les objectifs fixés par les décisionnaires. Ces conditions se manifestent le plus souvent par :
le souci d’économie budgétaire en rationalisant les achats et les ressources disponibles ;
un gain de performance et d’efficacité à moindre coût.
La finalité du contrôle de gestion demeure l’atteinte des objectifs fixés par les dirigeants. La personne qui en a la charge centralise ainsi l’ensemble des informations provenant des opérationnels, quel que soit le domaine professionnel couvert. Il s’emploie ensuite à faire parler les chiffres pour démontrer ce qui participe au bon déroulement de l’activité et ce qui dessert à l’obtention de résultats probants.
Outre sa fonction d’analyste, le contrôleur de gestion anticipe et prévient la société des conséquences de méthodes de travail contre-productives. Son rôle de conseil est déterminant pour le dirigeant. Les enseignements qu’il tire de son analyse aident ce dernier à revoir sa stratégie pour espérer se rapprocher des résultats escomptés.
Les objectifs du contrôle de gestion
Cette compétence a vocation à accompagner le gérant dans l’élaboration et le déploiement de sa stratégie d’entreprise. Le contrôle de gestion est une discipline qui permet à ce dernier de prendre de la hauteur sur son activité et de mieux appréhender ses points forts et ses failles en termes de production, de management ou de gestion des coûts.
Fort de ces informations, il appartient à l’auditeur budgétaire de prendre les mesures suivantes :
optimiser le ratio entre les performances et les ressources exploitées pour s'assurer d'une bonne rentabilité ;
identifier les indicateurs pertinents pour mesurer les performances ;
proposer un prévisionnel budgétaire ;
planifier les délais de production ;
suggérer des solutions d’automatisation de certaines tâches pour gagner en productivité ;
évaluer le retour sur investissement des moyens alloués ;
alerter sur les risques encourus dans le cadre de travail actuel ;
soumettre et mettre en place les actions correctives nécessaires.
L’expert de l’audit et le comité de direction nourrissent l’objectif commun de réussite et de croissance pour leur entité. Pour ce faire, le contrôle de gestion implique d’inclure l’ensemble des acteurs de l’organisation dans la compréhension des mécanismes concourant à son succès. L’objectif est de les inviter à y participer activement à travers leur propre implication et leur quête de l’amélioration continue, à quelque niveau d’intervention que ce soit.
Pourquoi devenir contrôleur de gestion ?
La maîtrise de cette compétence présente de nombreux atouts et en fait un métier attrayant pour qui se passionne pour le milieu de l’entreprise. En effet, bien que ce spécialiste ne dispose pas de pouvoir décisionnel dans la structure, son intervention pèse considérablement sur la politique de gestion et la mise en œuvre de ses process. Contribuer à son succès et à l’atteinte des objectifs fixés est extrêmement gratifiant pour cet acteur majeur de la stratégie.
Exercer le métier de contrôleur de gestion requiert de développer de multiples compétences et de découvrir divers secteurs économiques. Selon la typologie de l’établissement dans laquelle il évolue, il est amené à être polyvalent et adaptable. Chaque jour, il fait appel à sa culture de la finance et de l’audit et démontre ses qualités d’analyste, de stratège, mais également de bon communicant et de manager.
Le salaire attractif et les perspectives de carrière font du contrôle de gestion un levier très intéressant en termes d’évolution de carrière. Après plusieurs années d’expérience, le contrôleur budgétaire peut orienter son parcours professionnel vers des fonctions de directeur financier ou être promu à la direction générale d’une grande entreprise.
Comment se former au contrôle de gestion ?
Embrasser ce type de carrière exige de suivre un parcours de formation plutôt long. De fait, le métier requiert beaucoup de technicité et exige de se doter d’une solide culture de l’entreprise. Les recrutements portent essentiellement sur les profils de niveau bac +5, bien qu’il soit possible, dans une moindre mesure, d’accéder au poste d’assistant ou d’adjoint en justifiant d’un diplôme de niveau bac +2 ou bac +3.
Le métier convient plus particulièrement aux profils scientifiques. Le jeune bachelier peut ainsi poursuivre son cursus en optant pour un BTS ou une licence professionnelle en comptabilité et gestion. Il peut ensuite affiner ses connaissances en préparant un master universitaire, tel que :
master CCA - comptabilité, contrôle, audit ;
master pro en finance, comptabilité et contrôle de gestion ;
master contrôle de gestion et audit organisationnel : système d’information ;
etc.
D’autres formations de niveau bac +5 existent pour accéder au métier de contrôleur de gestion. Il est ainsi possible de préparer le DSCG (diplôme supérieur de comptabilité et gestion), d’intégrer l’IEP (Institut d’études politiques) en section économie et finance, ou encore d’obtenir un diplôme d’école de commerce avec une spécialisation en finance, contrôle de gestion et audit.
Les principaux outils du contrôle de gestion
Les qualités professionnelles
Mieux vaut se montrer prédisposé à jongler avec les chiffres, les statistiques et les graphiques pour s’épanouir pleinement dans cette profession. La mission du contrôleur de gestion exige d'être en capacité de traiter un grand nombre de données, ce qui peut être source d’erreur.
La rigueur, l’exhaustivité et un cerveau bien organisé constituent les premiers outils de travail pour cet expert.
Il est à noter que selon le milieu professionnel concerné, il est vivement recommandé d’ajouter la maîtrise de l’anglais à son panel de compétences.
Les logiciels informatiques
Pour autant, la maîtrise du contrôle de gestion reste complexe et nécessite pour le professionnel de s’appuyer sur d’autres dispositifs. Il manie à la perfection les tableurs et les bases de données. Cette compétence technique lui permet de concevoir ses tableaux de bord, d’élaborer ses règles de calcul et de fournir un reporting détaillé à sa direction.
En outre, il s’aide le plus souvent d’un progiciel de gestion intégré (PGI). Cet outil, également nommé ERP (Enterprise resource planning) dans sa version anglo-saxonne, présente l’intérêt de mutualiser l’ensemble des données collectées. Il facilite ainsi la gestion des services comptables, RH, commerciaux et marketing de la société, le tout à travers un seul outil. Ces dispositifs s’avèrent utiles pour automatiser certaines tâches de moindre valeur et permettent à l’analyste de se consacrer à d’autres travaux plus ardus.
En quoi consiste le contrôle de gestion dans les grandes entreprises ?
Le cœur de mission reste le même quelle que soit la taille de l’organisation : analyser les performances financières, contribuer au pilotage de la stratégie d’entreprise et émettre des recommandations pour améliorer sa productivité et son résultat global.
Toutefois, il arrive que dans certains cas, l’étendue des prérogatives du contrôleur de gestion évolue quelque peu. C’est le cas notamment lorsque celui-ci évolue dans une société cotée en bourse.
Les actionnaires espèrent un retour sur leurs investissements.
Ils attendent donc du professionnel qu’il exerce un suivi plus poussé des écarts budgétaires et de bien d’autres indicateurs structurels ou opérationnels (le besoin de fonds de roulement par exemple). Le rythme de travail est soutenu puisque les rapports qu’il réalise sont plus fréquents et davantage détaillés.
Les limites et défis du contrôle de gestion
Bien que la fonction soit essentielle à la croissance d’une organisation, le contrôle de gestion doit s’exercer de manière équilibrée pour révéler son efficacité. En effet, la mise en place de cet outil de contrôle interne doit faire l’objet d’une mûre réflexion afin qu’il bénéficie au mieux à la structure.
Les défis
Au cours de sa mission, le contrôleur de gestion doit être prêt à relever de nombreux défis, tels que :
amener les collaborateurs à opposer le moins de résistance au changement, en se montrant convaincant et pédagogue ;
définir, en accord avec la direction, les indicateurs de suivi les plus pertinents et d’élaborer la meilleure stratégie possible ;
composer avec la nécessité d’harmoniser des systèmes d’information complexes avec les solutions de contrôle ;
éviter de basculer dans le piège du contrôle excessif, au risque de délaisser la stratégie de croissance et d’instaurer un climat de défiance dans la société.
etc.
Les limites
Bien que le contrôleur de gestion évolue au plus près des dirigeants, il ne faut pas omettre qu’il ne dispose d’aucun pouvoir de décision. De fait, l’organe décisionnel est libre de suivre ou pas ses recommandations. Il s’agit de la principale limite à son action.
En outre, le contrôle de gestion est une fonction très complexe. Son déploiement représente un coût significatif pour l’entreprise en termes de :
acquisition des talents ;
achat de logiciels et de leur maintenance ;
formation du personnel.
Tout l’enjeu réside dans le fait de trouver le bon rapport entre l’investissement à fournir et le gain à en tirer.
Le contrôle de gestion est une pratique qui permet aux organisations de mieux répondre aux enjeux que leur impose le marché économique. Il s’agit pour elles de déterminer et de suivre les actions à mener ou à réajuster pour optimiser leur budget et leur dynamique de croissance. Vous ne disposez pas encore d’un service de contrôle de gestion ? D’autres professionnels sont en mesure de vous accompagner dans votre stratégie d’entreprise. Chez L’Expert-Comptable.com, nos collaborateurs sont à votre écoute et vous font profiter de leurs conseils avisés.
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