Quelles sont les règles concernant la tenue des assemblées générales des SARL et des SA ?

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ? Une assemblée générale est une réunion de tous les associés ou de tous les actionnaires d'une société afin de prendre des décisions collectives concernant le fonctionnement et le
développement de la société.

Les associés d'une Société à Responsabilité Limitée (SARL) ou les actionnaires d'une Société Anonyme (SA) doivent donc prendre les décisions relatives aux intérêts de la société au sein des assemblées générales. En effet, certaines décisions, du fait de leur importance pour la vie de la société, nécessitent l'accord des associés et des actionnaires. Le déroulement de ces assemblées générales doit cependant respecter les différentes règles fixées par les statuts de la société mais également celles fixées par la loi, sous peine d'annulation en justice.
 

Qui peut convoquer une assemblée générale au sein des SARL et des SA ?

En règle générale, seul le gérant de la SARL peut convoquer les différents associés à une assemblée générale. Il faut cependant se référer aux statuts de la société qui peuvent prévoir que tous les associés disposent du droit de convocation. De plus, le commissaire aux comptes (CAC) de la société, s'il y en a un, pourra également disposer de ce droit de convocation en cas d'incapacité de gérance au sein de la société. Toutefois, si les statuts ne prévoient pas la présence d'un CAC, tous les associés pourront alors convoquer une assemblée générale sous réserve de la présence d'un mandataire judiciaire.

Au sein des SA, le pouvoir de convocation est attribué au conseil d'administration. Cependant, les statuts peuvent prévoir qu'il sera également accordé au directoire, au conseil de surveillance, au commissaire aux comptes (s'il y en a un puisque ce poste n'est plus obligatoire si la SA ne dépasse pas certains seuils) ou bien au mandataire judiciaire.

A quel moment doit-on convoquer un assemblée générale au sein des SARL et des SA ?

En fonction des sujets à aborder, quatre formes d'assemblée générale peuvent être distinguées.

L'assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA)
 

Une assemblée générale ordinaire annuelle doit se tenir au minimum une fois par an à la suite de la clôture de l'exercice comptable. En effet, les associés (SARL) et les actionnaires (SA) devront être convoqués dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable afin que les comptes annuels d'exercice mais également le rapport de gestion soient soumis à leur approbation.

L'assemblée générale ordinaire (AGO)

Une assemblée générale ordinaire devra être tenue dans certains cas :

- Pour la nomination ou la révocation du dirigeant ou des membres du conseil d'administration
- Pour décider de la rémunération du dirigeant
- Pour définir les différentes stratégies à mettre en place pour atteindre les objectifs de la société
- Pour valider les conventions intervenues entre le gérant ou un associé et la SARL
- Pour prendre les décisions qui excèdent les pouvoirs du dirigeant ou du conseil d'administration

L'assemblée générale extraordinaire (AGE)

Une assemblée générale extraordinaire doit se tenir lorsque les sujets à aborder peuvent entraîner la modification des statuts de la société comme c'est le cas lors :

- D'un changement d'objet social ou de dénomination sociale
- D'une modification du statut juridique de la société
- D'un transfert du siège social
- D'une modification de la date de clôture de l'exercice comptable
- De la réduction ou de l'augmentation du capital de la société
- D'une cession de parts sociales ou d'actions
- De la dissolution, fusion ou scission de la société

L'assemblée générale mixte

Une assemblée générale mixte, c'est-à-dire une assemblée générale ordinaire suivie d'une assemblée générale extraordinaire, peut avoir lieu si les différents sujets à aborder s'y prêtent. Par exemple, la société peut prévoir une assemblée générale mixte lorsqu'elle clôture l'exercice comptable puis qu'elle souhaite prendre des décisions sur l'augmentation du capital de la société.

Comment doit-on convoquer une assemblée générale ?

Pour que les convocations envoyées aux différents associés et actionnaires soient légalement fondées, ces dernières doivent répondre à certaines conditions :

- Elles doivent désigner l'identité, la fonction ainsi que la signature de l'auteur de l'assemblée générale (ce sera souvent le gérant de la SARL et les membres du conseil d'administration de la SA)

- Elles doivent préciser la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale de la société.

- Elles doivent indiquer l'ordre du jour, c'est-à-dire les différents sujets à aborder, de manière précise puisque l'assemblée ne pourra délibérer sur un sujet qui n'y est pas inscrit. Depuis une ordonnance du 4 mai 2017, validée par un décret du 28 février 2018, tous les associés d'une SARL (même ceux disposant de moins de 5% des parts sociales) peuvent désormais, au même titre que les actionnaires d'une SA, proposer des sujets à l'ordre du jour. Ces propositions devront cependant être transmises à la société dans les 25 jours avant la date prévue de l'assemblée générale.

- Elles doivent être accompagnées des différents documents utiles à l'information des associés ou des actionnaires comme le rapport de gestion, les comptes annuels, le rapport relatif aux différentes résolutions envisagées, le rapport du commissaire aux comptes s'il y en a un...

En sachant que les assemblées générales doivent permettre aux associés ainsi qu'aux actionnaires d'exercer leur droit d'information et de décision, ces derniers devront être convoqués au moins 15 jours avant la date prévue de l'assemblée générale ordinaire et 21 jours avant une assemblée générale extraordinaire. A défaut de convocation dans un délai raisonnable, des sanctions pourront être prises.

Les associés d'une SARL devront recevoir cette convocation en main propre par le biais d'une lettre recommandée avec accusé de réception. En revanche, pour les SA, les différentes modalités de réception concernant les convocations peuvent être librement fixées au sein des statuts de la société. Même s'il faut privilégier l'usage de la lettre recommandée, les actionnaires peuvent donc être prévenus de la tenue d'une assemblée générale par voie électronique ou par visioconférence.

La réunion physique des associés et des actionnaires est-elle obligatoire lors des assemblées générales ?

La réunion physique des associés d'une SARL n'est pas obligatoire pour toutes les décisions collectives. Ces derniers peuvent effectivement recourir à des consultations par le biais d'un vote par correspondance, d'une visioconférence, d'une conférence téléphonique ou par écrit. En revanche, les associés d'une SARL sont dans l'obligation de se réunir physiquement dans deux situations :
- Pour la modification des statuts qui se déroule lors d'une AGE.
- Pour l'approbation annuelle des comptes qui se déroule lors de l'AGOA.

INFORMATION CORONAVIRUS : Certaines mesures valables jusqu'au 1er avril 2021, voire jusqu'au 31 juillet 2021, ont été mises en œuvre par le Gouvernement suite à la pandémie liée au Covid-19 :
- Les assemblées générales des SARL peuvent se dérouler à huit clos, c'est-à-dire à distance.
- Les convocations aux assemblées générales peuvent se faire par voie dématérialisée.

Depuis une ordonnance en date du 4 mai 2017, devenue applicable par le décret du 28 février 2018, les actionnaires d'une SA non cotée en bourse peuvent quant à eux tenir des assemblées générales de manière dématérialisée. En effet, les SA peuvent prévoir dans les statuts que les assemblées générales se feront exclusivement par visioconférence ou bien par un autre moyen de télécommunication qui permettrait l'identification des actionnaires. Toutefois, le décret a également prévu un droit d'opposition à la voie dématérialisée aux actionnaires représentant au moins 5% du capital.

A quel endroit l'assemblée générale des SARL et des SA doit-elle avoir lieu ?

L'endroit où les assemblées générales des SARL et des SA doivent se tenir est indiqué dans les statuts. Généralement, ce sera au siège social de la société. Toutefois, un endroit différent pourra être choisi s'il est clairement précisé sur les convocations et s'il peut accueillir l'ensemble des associés et des actionnaires.

Comment une assemblée générale au sein des SARL ou des SA doit-elle se dérouler ?

Afin de s'assurer du bon déroulement des assemblées générales, cinq étapes indispensables doivent être scrupuleusement respectées.

1. La feuille de présence

L'existence de cette feuille de présence n'est pas une obligation légale mais elle pourra être utile pour attester de la présence de tous les associés et de tous les actionnaires dans le cas d'un éventuel litige ultérieur.

2. L'élection d'un président de séance

En règle générale, le président de séance est nommé par les statuts. Toutefois, si les statuts n'évoquent pas cette nomination, les associés et les actionnaires devront élire ce président.

3. La vérification du quorum

Le quorum représente le nombre minimal de membres, qu'ils soient présents ou représentés, nécessaires pour qu'une assemblée générale ait lieu.

Le quorum doit impérativement être vérifié avant le début de chaque assemblée générale extraordinaire (AGE) :
- Dans une SA, les actionnaires présents devront posséder au minimum le quart des actions de la Société Anonyme.
- Pour les SARL, il faut faire une distinction entre les sociétés constituées avant ou après le 4 août 2005. En effet, aucun quorum n'est prévu pour les SARL créées avant le 4 août 2005 tandis que pour les SARL créées après cette date, il faudra que les associés présents possèdent au moins un quart des parts sociales.

Lors d'une assemblée générale ordinaire (AGO), la vérification du quorum est plus simple :
- Dans une SA cotée en bourse, le nombre d'actionnaires, présents ou représentés, doit représenter au minimum 1/5ème des actions de la société. En revanche, pour les SA non cotées en bourse, le quorum est généralement fixé au sein des statuts.
- Dans une SARL, il n'y aucun quorum de prévu pour les AGO.

4. Le vote

Lors du vote des décisions collectives, les associés et les actionnaires devront se conformer aux règles de la majorité requise :
- Dans la SA, les décisions collectives prises en AGO sont adoptées à la majorité simple et celles prises en AGE doivent nécessiter les 2/3 des votes. Il faut également noter que, depuis une loi du 19 juillet 2019, les abstentions, les votes blancs ainsi que les votes nuls ne sont plus comptabilisés pour le calcul de la majorité.
- Dans la SARL, les décisions collectives prises en AGO sont adoptées si les associés représentent plus de la moitié du capital social. Concernant les décisions prises en AGE, elles seront adoptées à la majorité des 2/3 des parts sociales des associés présents.

5. La rédaction d'un procès-verbal

Peu importe le type d'assemblée générale, la rédaction d'un procès-verbal est une étape obligatoire car ce dernier devra être transmis au greffe du tribunal compétent. De plus, pour être valable, plusieurs formalités doivent être présentes sur ce procès-verbal : la date et le lieu de l'assemblée, l'identité et la fonction du président de séance, l'identité et le nombre de parts sociales des associés et d'actions des actionnaires, la signature du gérant de la société pour la SARL, la signature des membres du bureau de l'assemblée pour la SA...