La domiciliation commerciale
La domiciliation commerciale : Définition
La domiciliation commerciale est une entreprise qui s’est spécialisée dans le fait de pourvoir des adresses à des entreprises, dans un but professionnel. Elle dispose pour cela d’un agrément préfectoral afin que cette société puisse avoir plusieurs adresses à disposition afin que des entreprises puissent s’y domicilier.
Cela permet pour un budget minime de pouvoir avoir une adresse choisie correspondant à l’image de l’entreprise.
Le créateur doit le garder pour un minimum de 3 mois ainsi il reste libre de partir ou de rester. Les baux sont renouvelables donc tant que l’un des deux parties le souhaite alors cela reste le siège social de l’entreprise accueillie. Le domiciliataire fournit alors au créateur en plus d’une adresse, une adresse administrative et fiscale donc qu’il puisse avoir une domiciliation d’entreprise.
Le chef d’entreprise est obligé de respecter plusieurs formalités administratives avant de pouvoir créer son entreprise que ce soit le choix de forme juridique, la rédaction des statuts et encore d’autres démarches. Le domiciliation d'entreprise autrement dit le choix du siège social fait partie de ces informations à avoir afin que la société soit reconnue par une identification ou son enregistrement.
L’entrepreneur pour une domiciliation commerciale signe un contrat de domiciliation devenant un justificatif au moment de la création. Cela nécessite qu’il ait demandé au propriétaire pour occuper les lieux et le contrat fait office d’attestation.
Les sociétés de domiciliation commerciale : garantes de votre adresse.
Ce sont tout simplement des professionnels de l’hébergement d’entreprise. Le plus souvent, ils seront à même de proposer des prestations associées au créateur, comme de recevoir son courrier par email, de gérer son standard téléphonique, louer de salles de réunion, de bureau pour recevoir ses collaborateurs ou ses clients, dans un cadre approprié avec tout le confort (mobilier, internet, accueil physique…) de manière ponctuelle ou permanente… un vrai secrétariat externalisé !
Les sociétés de domiciliation commerciale doivent impérativement répondre à un cahier des charges précis qui leur permet de bénéficier d’un agrément préfectoral. Si vous ne deviez vérifier qu’une seule chose sur votre contrat de domiciliation, ce serait celui-ci : le numéro de l’agrément doit figurer clairement sur le contrat ; faute de quoi, l’immatriculation de votre société (ou le transfert du siège social) vous sera toute bonnement refusée par le greffe du tribunal de commerce !
Astuce : consultez le site du SYNAPHE (syndicat national des professionnels de l’hébergement d’entreprise), afin de vous assurer du sérieux et de la qualité de service de la société de domiciliation.
Les démarches pour la domiciliation commerciale
Il existe plusieurs formalités pour faire une domiciliation commerciale car elle inclut en plus toutes les étapes d’une domiciliation d’entreprise.
Les démarches administratives pour la domiciliation d’entreprise
L’adresse de domiciliation va devoir être officialisée dans plusieurs documents.
Il faut donc d’abord déclarer l’adresse du siège social, au Centre de Formalités des Entreprises, l’adresse du domiciliataire au moment de la création de la société.
Il faut aussi la citer lors de la rédaction des statuts de l’entreprise ou encore d’une société. On doit retrouver cette adresse ensuite dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) où il faut faire un avis de création de l’entreprise.Il faut aussi l’inscrire sur les devis et les factures réalisées par l’entreprise.
Si le siège social de l’entreprise devait être changé, ce changement d’adresse devra être déclaré par l’entrepreneur le plus rapidement possible, cela peut être auprès du CFE ou du tribunal du commerce si l’activité est dans ce domaine.
Les démarches administratives pour la domiciliation commerciale
Le domiciliataire et le chef d’entreprise signeront pour finir un contrat de domiciliation commerciale pour que ce dernier puisse profiter des services proposés par l’entreprise domiciliataire. Le contrat comprend plusieurs clauses dont:
La présentation des identités des deux parties ainsi que celles de l’entreprise et celle domiciliataire
L’objet du contrat
Les prestations proposées par le domiciliataire
Les obligations de chacun des parties que ce soit la transparence sur certaines informations comme l'immatriculation du domiciliataire ou que l’entreprise locataire tienne informée des changements.
La durée de l’engagement
Le montant du loyer et les conditions de paiement
Le dépôt de garantie avec son montant et le nombre de loyers que cela représente
L’attribution de juridiction en cas de problème, il faut donner le tribunal de commerce de la ville où le domiciliataire est situé
L’élection de domicile
Si l’entrepreneur veut mettre fin au contrat de domiciliation commerciale, il doit informer son CFE et donner la nouvelle adresse du siège social de l’entreprise.
Il faudra donc aussi présenter la nouvelle adresse dans le JAL en faisant un avis de modification du siège social en précisant l’ancienne adresse et la nouvelle adresse.
Les autres lieux de domiciliation
Il existe énormément d’autres lieux de domiciliation, il existe les centres d’affaires mais cette solution est relativement onéreuse cependant les services prestigieux explique le prix. Dans les lieux attractifs financièrement, le créateur ou l’entrepreneur peut domicilier son entreprise de chez lui, dans des espaces de coworking ou encore dans une pépinière d’entreprises.
La domiciliation chez soi
L’entrepreneur individuel que ce soit l’auto-entrepreneur, l’artisan ou le commerçant pour commencer son activité, peut vouloir réduire ses frais en demandant une domiciliation d’entreprise chez lui.
Selon l’activité, l’entrepreneur n’a pas forcément besoin d’un local avec du matériel spécifique, donc il peut faire ça dans son logement cependant il doit vérifier dans son bail ou dans son règlement de copropriété, si c’est autorisé. En effet, il peut être précisé par le propriétaire s’il est locataire que son logement serve de lieu de siège social.
Il faut donc directement demander au bailleur de signer un accord pour que logement serve d’adresse du siège social. La période est limitée à 5 ans après le créateur d’entreprise doit louer un logement plus adapté.
Le Greffe du tribunal de commerce entrera en contact avec l’auto-entrepreneur pour connaître sa nouvelle adresse pour le lieu de son activité, cela se fera 3 mois avant que les 5 ans soient passés.
La domiciliation dans les espaces de coworking
La domiciliation en espace de coworking répond à plusieurs règles:
Elle doit faire l’objet d’un contrat écrit
La durée minimale du contrat est de 3 mois mais ensuite n’a plus de limite dans le temps, il faut juste qu’un accord soit passé entre le propriétaire et l’entrepreneur
Il faut obtenir l’accord du propriétaire pour que le lieu devienne le lieu de domiciliation de l’entreprise
La société doit équiper ses locaux afin que l’entreprise ou autrement dit les salariés, pour faire leur travail dans de bonnes conditions comme avoir des salles de réunion, des petites salles pour se parler en plus petit groupe.
Le coût des espaces varie en fonction du lieu géographique, de la qualité des locaux, de la privatisation ou non des locaux. La manière de payer est aussi réglée entre le propriétaire et l’entrepreneur, cela peut se faire avec un tarif horaire, journalier, hebdomadaire,...
La domiciliation dans une pépinière d’entreprise
L’avantage principal avec les pépinières d’entreprises, c’est l’accompagnement dont bénéficie les futurs chefs d’entreprises ou bien les créateurs. Les locaux sont partagés entre plusieurs sociétés ce qui permet d’agrandir son réseau.
Il a à disposition des équipements et des espaces communs pour un tarif concurrentiel, ce qui peut fortement intéresser pour une domiciliation fiscale.
Pour autant, établir sa domiciliation en pépinière d’entreprise représente un engagement dans la longueur car le bail signé entre le créateur et le comité d’agrément sera d’environ 3 ans minimum.
Il faut aussi respecter certaines conditions comme l’existence de l’entreprise, elle doit être encore en construction ou vient juste de se créer donc ce n’est pas une solution pour tout le monde.
La domiciliation commerciale : Quels avantages ?
Un lieu de travail productif
La domiciliation commerciale permet d’avoir une adresse professionnelle et d’avoir un espace conçu pour travailler dans les meilleures conditions. En effet, les salariés peuvent bénéficier de salles de réunions ou des espaces de travail afin qu’ils aient la possibilité d’être seuls pour se concentrer.
Cela apporte de la crédibilité si l’entrepreneur accueille des clients grâce aux bureaux et aussi par la formule proposée par le domiciliataire comme le secrétariat téléphonique, bureaux équipés, accessibles même pour des jeunes entreprises.
Protéger sa vie privée
Faire le choix de la domiciliation commerciale, c’est aussi dissocier votre domicile (personnel donc) de votre société (professionnelle). Quoi de plus désagréable que de retrouver un client mécontent (cela arrive) devant sa porte le matin de bonne heure ?
L’adresse de votre siège figure sur l’ensemble des documents émis par votre société : facture, devis, carte de visite, cachet commercial, mais également les documents officiels tels que votre kbis, vos statuts… et bien plus avec Google My Business par exemple !
Il s'agit bien là de séparer ce qui vous concerne de ce qui concerne la société, de protéger ainsi votre vie privée.
Comment est géré mon courrier ?
Il est géré comme bon vous semble ! En effet, vous pouvez soit venir le retirer (gratuitement) dans votre centre d'affaires, soit vous le faire réexpédier par voie postale, ou encore, pour les centres les mieux équipés, directement sur votre boîte email (souvent appelé le « Scan To Poster ").
Votre société de domiciliation vous fera, dès le démarrage de la prestation, signer une procuration postale afin de pouvoir retirer, pour vous, vos recommandés, colis, etc.
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