Le siège social d'une entreprise

Tout comprendre sur le siège social d'une entreprise

L’établissement du siège social de son entreprise constitue l’une des premières décisions à prendre pour un dirigeant. De fait, il s’agit de l’adresse officielle de l’organe décisionnel de la société. Indispensable à l’immatriculation de l’organisation, le choix de sa situation géographique doit faire l’objet de toute son attention. 

En effet, la localisation du siège social peut avoir une incidence sur divers aspects de la société, tels que sa notoriété, son organisation administrative et juridique, mais aussi sa fiscalité. 

Découvrez différentes manières de domicilier votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un siège social d'entreprise ?

Il s’agit de l’adresse postale principale de l’organisation et assure, à ce titre, différentes fonctions.

Une adresse administrative

Le siège social d’une entreprise désigne l’adresse administrative à laquelle celle-ci peut être contactée par les tiers. Il fait référence à l’adresse postale où la structure concentre l’ensemble de ses pouvoirs de direction et de décision. C’est à cet endroit que les associés se réunissent en assemblée générale, ou que le dirigeant reçoit ses interlocuteurs en rendez-vous.  

Le siège social se distingue de l’adresse d’exploitation et ne correspond donc pas nécessairement au lieu où s’exerce concrètement l’activité. 

Une adresse commerciale

Dès sa création, le représentant légal est tenu de domicilier son entreprise, sans quoi sa demande d’immatriculation au répertoire des entreprises (RNE) et au registre du commerce et des sociétés (RCS) sera systématiquement rejetée. Le chef d’entreprise ne peut alors pas obtenir le numéro SIRET nécessaire pour facturer ses premiers clients.

L’adresse du siège social de la société doit donc figurer sur les statuts juridiques, ainsi que sur les différents documents administratifs et commerciaux, tels que :

• l’extrait Kbis ;
• les factures ;
• les devis ;
• les bons de commande ou de livraison ;
• les divers contrats de travail ou d’assurances ;
• le bail commercial ;
• les plaquettes commerciales ;
• etc.

Le siège social d’une entreprise est indissociable de sa représentation commerciale à l’égard des tiers. Sa localisation contribue au rayonnement de son image de marque, d’autant plus lorsqu’il se situe dans un quartier d’affaires prestigieux.

Une adresse fiscale et juridique

Le pays de domiciliation du siège social d’une société détermine également sa nationalité. De ce fait, sa situation géographique définit le droit qui lui est applicable, ainsi que le tribunal compétent en cas de litige. 

Choisir la domiciliation fiscale de sa structure n’est pas anodin et impacte également son imposition, notamment le montant de la cotisation foncière des entreprises. La CFE se calcule sur la base d’un coefficient qui diffère selon la commune de résidence fiscale de l’entreprise. En d’autres termes, le montant de la CFE peut varier d’une commune à l’autre de manière significative.

Par ailleurs, la localisation privilégiée permet parfois de bénéficier d’allègements fiscaux non négligeables, voire d’une exonération d’impôts sur les bénéfices. En effet, de nombreux dispositifs existent en ce sens et dépendent directement du lieu d’implantation. Ainsi, fixer son siège social et son activité au sein d’une zone France Ruralités Revitalisation (FRR) ou d’une zone d’Aide à Finalité Régionale (AFR) permet de réaliser des économies substantielles sur l’imposition de ses résultats.

La différence entre le siège social et l'établissement 

La première différence réside dans le fait qu’une organisation peut disposer de plusieurs établissements, alors qu’elle ne peut posséder qu’un seul siège social. Pour cause, ces deux notions ne se rapportent pas à la même fonction.

La fonction du siège social

Nous l’avons vu, le siège social constitue le centre névralgique de l’entreprise. Il centralise souvent les fonctions supports, comme le service des ressources humaines, la direction financière et comptable, ou encore le pôle marketing et commercial. 

C’est surtout l’endroit où siège son organe de direction, les éventuelles instances de contrôle et où se tiennent les assemblées générales des associés. Selon les besoins de l’organisation, il peut prendre différentes formes, tel que :  

• un immeuble comprenant des bureaux et des salles de réunion ;
• une pièce aménagée au domicile du dirigeant ;
• une simple boîte postale au sein d’une société de domiciliation ;
• etc.

Si le local le permet, l’exploitation commerciale de l’activité peut se dérouler à la même adresse, auquel cas le siège social fait également office d’établissement principal. Elle peut tout aussi bien s’exercer ailleurs, au sein d’un ou de plusieurs établissements. 

Le rôle de l’établissement

S’il est prévu que l’exercice effectif de l’activité s’effectue en dehors du siège social, le gérant doit donc déclarer l'existence d’un établissement. Celui-ci abrite tout ce qui contribue à l’exploitation concrète de l’activité : 

• les outils et les machines de production ;
• les ateliers ;
• le traitement des matières premières ;
• les stocks ;
• les postes de travail ;
• etc.

Cette entité peut se situer à proximité du siège social ou dans une zone plus éloignée. Elle jouit d’une certaine autonomie en termes de gestion, et dispose de son propre numéro SIRET.  

En revanche, sa capacité juridique se confond avec celle de la société, l’ensemble formant une personnalité morale unique. L’entreprise peut compter plusieurs établissements de catégories différentes : 

L’établissement principal

Comme son nom l’indique, il constitue le lieu principal où s’exerce l’activité commerciale, comme l’exploitation d’un fonds de commerce par exemple (restaurant, boutique, agence, etc.).

L’établissement secondaire

Il permet lui aussi l’exploitation effective de l’activité, tout en offrant à l’entreprise une présence extérieure à sa première zone de chalandise. Celle gagne alors en visibilité auprès d’une nouvelle clientèle, plus éloignée du siège social ou de l’établissement principal.

L’établissement complémentaire

Il occupe la même fonction que l’établissement secondaire, à ceci près qu’il se situe généralement au sein de la même zone de compétence du greffe que celui dont dépend le siège social de l’entreprise.

Où peut-on domicilier son entreprise ?

Le siège social est à votre société, ce que votre domicile est pour vous.

Vous pouvez par conséquent domicilier votre société à votre adresse personnelle ou bien dans des locaux dont vous seriez propriétaire ou bien locataire.

Au domicile du gérant

Seul le représentant légal de la société est autorisé à domicilier la société chez lui, et ce, sans limitation de durée. Il ne peut donc pas l’héberger au domicile d’un de ses associés. Pour ce faire, le gérant doit s’assurer qu’il respecte les conditions suivantes : 

• il est locataire ou propriétaire de son logement ;
• l’adresse envisagée doit correspondre à sa résidence principale ;
• aucune clause ne s’y oppose dans le contrat de bail, le règlement de copropriété, ni selon les règles d’urbanisme.

Dans le cas contraire, domicilier son entreprise chez soi reste possible, mais à titre provisoire et pour une durée maximale de 5 ans.

Vous pouvez retrouver toutes ces informations sur notre chaine YouTube : 

Société de domiciliation ou centre d'affaires

Ces sociétés ont pour objet de servir de siège social à d'autres entreprises en leur fournissant une adresse de domiciliation. Elles peuvent également proposer d’autres prestations, telles que : 

• un standard téléphonique ;
• un service de gestion de leur courrier, ou de leurs tâches administratives (établissement des devis, factures, etc.) ;
• un espace de travail dédié ;
• la participation à des séminaires ou des événements entre professionnels.

Ces cabinets de domiciliation doivent alors justifier d’un agrément préfectoral, gage de la qualité de leurs prestations. L’entrepreneur est libre de choisir l'établissement qui lui convient en se référant à la liste des centres d’affaires adhérant au syndicat Synaphe. Il doit alors conclure avec celui-ci un contrat de domiciliation pour une durée minimale de 3 mois.

Cette possibilité permet à la société d'avoir une adresse plus prestigieuse, localisée géographiquement dans un secteur plus attractif.

La location d'un local commercial

Il s'agit de conclure un bail commercial pour exercer une activité commerciale ou artisanale, ou un bail professionnel s’il se destine à accueillir un professionnel en libéral. Sachez que le bail commercial a une durée de 9 ans avec une possibilité de donner votre congé sans motif particulier au bout de 3 et 6 ans. C’est ce qu’on appelle la résiliation triennale.

Le bail professionnel, quant à lui, est conclu pour une durée minimale de 6 ans. Au terme de ce délai, sans manifestation de l’une des parties, il est reconduit de manière tacite. Ce contrat de location peut faire figure de siège social, ce qui présente l’avantage de gérer son activité indépendamment de sa vie privée. En revanche, il convient de s’assurer que le local privilégié soit conforme aux règles relatives aux établissements recevant du public (ERP) s’il en a la vocation.

L’achat ou la location d’un fonds de commerce

Il est également possible d’envisager l’acquisition d’un fonds de commerce pour domicilier le siège social d’une entreprise. Cette solution est plus coûteuse et exige de disposer des moyens nécessaires à la mise en œuvre du projet.

Si tel n’est pas le cas, la location-gérance d’un fonds de commerce peut s’avérer plus raisonnable. Dans ce cas, le local loué peut devenir l’adresse de votre structure, dans la mesure où le propriétaire ne l’exploite pas.

Qu’il s’agisse d’un achat ou d’une location, le choix du local doit s’opérer de manière stratégique. Pour pérenniser votre activité, celui-ci doit comporter les caractéristiques suivantes : 

• se situer dans un quartier dynamique et passant ;
• se montrer à bon espace de ses concurrents ;
• être proche d’un accès routier ;
• être bien desservi par les transports en commun ;
• disposer de places de stationnement.

L’abonnement à un espace de coworking

Le concept de coworking consiste pour plusieurs entreprises à partager le même espace de travail. Il n’impose pas la conclusion d’un bail, et présente l’avantage de partager également les différents équipements de travail. Il est possible de domicilier son entreprise à l’adresse de cet espace, quelle que soit la nature de leur activité (commerciale, libérale, artisanale).

De plus, cette solution offre plus de flexibilité aux entrepreneurs, puisqu’il est possible de réserver son espace de travail pour une journée, une semaine ou au mois en contrepartie du versement de frais d’adhésion, souvent moins importants qu’un loyer. Toutefois, l’espace de coworking ne convient pas à toutes les activités, notamment celles nécessitant de faire usage de machines spécialisées ou de stocker de la marchandise.

L’adhésion à une pépinière d’entreprises

Celles-ci ont vocation à proposer un hébergement et un accompagnement pour les très jeunes sociétés (immatriculées depuis moins de 6 mois). L’entrepreneur peut donc y établir le siège social de son entreprise, tout en bénéficiant d’autres prestations, telles que : 

• un secrétariat ;
• le partage d’équipements de travail ;
• un accompagnement personnalisé ;
• un réseau de partenaires et d’investisseurs ;
• des ressources documentaires et pédagogiques.

Il faut savoir que la durée du bail est relativement courte, soit 3 ans, mais l’hébergement peut courir dans certains cas jusqu’à 4 ans. L’entrepreneur verse un loyer à la structure d’accueil et profite de ce dispositif en attendant de consolider son activité et de prendre son envol. Il devra alors décider d’une autre adresse de domiciliation de son entreprise.

La mise à disposition de locaux

Enfin, une autre alternative existe et consiste pour une société déjà existante, de mettre ses locaux à disposition d’une autre société pour son siège social. Cependant, la domiciliation d’entreprise ne doit pas constituer l’activité principale de l’hébergeur. 

En outre, dès lors que ce dernier n’est pas propriétaire des lieux, l’accord préalable de son bailleur est indispensable avant la mise à disposition d’un local.

Quels sont les documents à fournir lors de la déclaration du siège social ?

Les pièces à fournir pour un siège social d’entreprise à son domicile

Le choix de l’adresse du siège social de l’entreprise doit être désigné dès le début des formalités de création de l’entreprise. En effet, le lieu de domiciliation doit obligatoirement figurer sur les statuts juridiques, document indispensable à l’immatriculation.

Pour ce faire, certaines pièces justificatives sont requises et diffèrent selon le mode de domiciliation privilégié. Ainsi, le gérant souhaitant installer sa société sur son lieu de résidence principale doit fournir un justificatif de domicile de moins de 3 mois. Il peut s’agir : 

• d’une facture d’électricité, d’eau ou de gaz ;
• d’une quittance de loyer ;
• de l’avis d’imposition ou de taxe d’habitation ;
• tout justificatif attestant de la jouissance de l’habitation.

Le chef d’entreprise doit également prendre soin de notifier son choix de domicilier sa société à domicile auprès de son bailleur ou auprès de son syndicat de copropriété.

Le document à fournir pour une domiciliation en centre d’affaires

Dans l’hypothèse que celui-ci fasse appel à une société de domiciliation, celle-ci est tenue de lui fournir une attestation de domiciliation à joindre à son dossier. 

Les justificatifs à transmettre pour un siège social en local commercial

Dans le cadre d’un établissement de siège social au sein d’un local commercial, la demande d’immatriculation de la société devra s’accompagner de la copie du titre de propriété ou du contrat de bail. 

Il en est de même pour une domiciliation de siège social dans une pépinière d’entreprises. Toutefois, vous devrez également ajouter à ce contrat de bail, la convention signée qui vous lie à la structure d’hébergement.

Désigner un espace de coworking comme siège social

Enfin, domicilier son entreprise dans un espace de coworking implique de fournir la copie du contrat signé entre l’entrepreneur et la société propriétaire des locaux qu’elle met à sa disposition. Il faut savoir que celle-ci doit avoir obtenu l’agrément délivré par la préfecture du département concerné.

Bénéficier d’une mise à disposition d’un local

Établir son siège social dans un local mis à disposition par une autre entreprise contraint l’entrepreneur de signer avec celle-ci un contrat précisant les modalités de ce partage des lieux. Une copie du contrat de mise à disposition doit alors être jointe à la demande d’immatriculation de la structure.

Quels sont les enjeux liés à la localisation du siège social d'une société ?

Un enjeu de réputation

La situation géographique du siège social revêt une grande importance pour une entreprise. Tout d’abord, celle-ci témoigne du prestige que l’organisation souhaite faire rayonner sur sa marque. Pour ce faire, installer son pouvoir décisionnel sur une avenue illustre ou dans un quartier réputé est tout indiqué pour gagner en crédibilité auprès des clients et rassurer les investisseurs. 

Un enjeu juridique

D’un point de vue plus pragmatique, l’adresse du siège social d’une entreprise est déterminante à bien des égards, à commencer par la nationalité attribuée à la structure. En effet, établir son siège social de société soumet d’emblée celle-ci aux dispositions légales du pays qui l’accueille. 

En France, la zone privilégiée définit également le périmètre du tribunal compétent en cas de contentieux, mais également lorsqu’il s’agit d’accomplir des démarches administratives auprès du greffe. Toutefois, il faut savoir que la plupart d’entre elles s’effectuent en ligne sur le site du guichet des formalités des entreprises et ne nécessitent plus de s’y déplacer.

Un enjeu publicitaire

Le lieu d’établissement du siège social conserve son importance en matière de publicité lors d’éventuelles modifications des statuts. De fait, l’entreprise a l’obligation de publier l’avis de constitution ou tout autre changement significatif dans un journal d’annonces légales situé dans le même département que le siège social.

Un enjeu fiscal

Nous l’avons vu, toutes les organisations sont redevables de la cotisation foncière des entreprises (CFE). Le calcul de cet impôt intègre différents critères, comme la surface dédiée à l’exploitation de l’activité, le chiffre d’affaires réalisé, mais surtout, le taux applicable à la commune de résidence de l’entreprise. Ainsi, à chiffre d’affaires égal, ou à surface égale, le montant de la CFE diffère en fonction du lieu de domiciliation de l’entreprise. 

De plus, il existe de nombreux dispositifs d’aides fiscales à destination des entreprises qui choisissent d’établir leur siège social au sein d’une zone sinistrée (ZAFR, ZFRR, etc.). Elles ont pour but de dynamiser l’économie et l’emploi de régions définies comme étant en difficulté en allégeant considérablement la fiscalité des entreprises sur la CFE, mais aussi sur l’imposition sur les bénéfices.

Les étapes de la déclaration du siège social d'une entreprise 

Si fixer l’adresse du siège social de son entreprise est obligatoire dès les prémices de sa création, il est également possible de la modifier en cours d’existence. C’est ce qu’on appelle le transfert du siège social.

Désigner le siège social dans les statuts juridiques

Qu’il s’agisse d’une création d’entreprise ou d’un transfert de siège social d’une société existante, la première étape réside dans la désignation de l’adresse du siège social dans ses statuts juridiques. C’est au cours de l’assemblée générale extraordinaire (AGE) que les différents associés conviennent du lieu de domiciliation de la structure.

Leur décision fait l’objet d’une notification dans le procès-verbal de l’assemblée. Celle-ci compte parmi les pièces à joindre à la déclaration.

Publier l’avis dans un journal d’annonces légales

Dès lors que la localisation du siège social de l’entreprise est déterminée en AG, le représentant légal dispose d’un délai d’1 mois pour l’officialiser et la rendre opposable aux tiers. 

Pour ce faire, il est tenu de publier l’avis de constitution ou de modification sur un support habilité à recevoir les annonces légales : le JAL. Celui-ci doit se situer dans le même département que celui du lieu de domiciliation du siège social en question.

Déclarer le siège social via le guichet unique des entreprises

Pour finir, le gérant a 1 mois pour effectuer la déclaration du siège social de son entreprise. Cette démarche s’effectue en ligne, sur le site du guichet unique de l’Inpi, et implique de joindre au dossier les éléments suivants : 

• un exemplaire de l’acte de décision ;
• un exemplaire des statuts juridiques mis à jour ;
• le justificatif de jouissance des locaux (contrat de bail, attestation de domicile, etc.) ;
• l’attestation de publication de l’avis au journal d’annonces légales du département de domiciliation de l’entreprise.

Peut-on changer de siège social ?

Oui, il est évidemment possible de déménager son entreprise et de procéder au transfert de son siège social au cours de son existence. Plusieurs raisons peuvent motiver ce choix, telles que : 

• le besoin de développer l’activité et de disposer de locaux plus spacieux ;
• le décès du dirigeant ou son changement de résidence pour l’entreprise domiciliée à son domicile ;
• le terme du contrat de bail commercial ou professionnel ;
• la révocation du dirigeant ;
• etc.

Sauf clauses statutaires spécifiques, la décision de transférer le siège social d’une entreprise appartient à l’ensemble des associés et doit être convenue au cours d’une assemblée générale.

Comment changer le siège social d'une entreprise ?

La procédure consistant à changer de siège social d’une entreprise s’apparente à celle de la désignation du lieu de son domiciliation lors de sa création. Elle implique de réunir les associés ou les actionnaires en assemblée générale extraordinaire en vue de délibérer de la future situation géographique de leur société. 

La décision finale portant sur le transfert et la nouvelle adresse de l’entreprise sont alors soumises au vote des associés. Elle doit être notifiée dans le procès-verbal d’AG, et aboutir sur la mise à jour des statuts juridiques.

Il ne reste plus au dirigeant qu’à publier l’avis de modification auprès d’un journal d’annonces légales, avant de procéder à la déclaration du transfert via le site du guichet des formalités des entreprises. Attention, en cas de changement de département, la parution de l’annonce légale doit être effectuée à 2 reprises : 

• dans un JAL du département de départ ;
• dans un JAL du département d’accueil.

Comment bien choisir son siège social d'entreprise ? Nos conseils d'experts-comptables

Le chef d’entreprise doit porter une attention particulière quant au choix du lieu de domiciliation du siège social de sa société. Celui-ci est déterminant pour le bon déroulement de l’activité. Nous tenterons ici de vous fournir des pistes de réflexion intéressantes pour vous guider dans votre décision, bien que, rappelons-le, un transfert de siège social reste toujours possible par la suite.

Bien étudier son projet entrepreneurial

Avant toute démarche de création, il appartient à l’entrepreneur de faire le point sur les ressources dont il dispose et d’étudier soigneusement ses besoins : a-t-il besoin d’espace, d’une simple adresse administrative, de flexibilité ? Différentes solutions s’offrent à lui en fonction de ses priorités. 

Deux critères sont à prendre en compte par la suite pour mener sa réflexion : 

• la localisation géographique ;
• le mode de domiciliation.

La situation géographique du siège social d’une entreprise doit répondre aux besoins bien spécifiques de l’activité exercée. Par exemple, le dirigeant d’un commerce de proximité accordera une plus grande attention à la qualité de son environnement qu’un prestataire de services digitaux.

Prendre un certain nombre de précautions avant de domicilier son entreprise

Une fois les contours du projet bien définis, il s’agit de procéder à certaines vérifications pour éviter toute déconvenue : 

• Si vous envisagez de faire appel à une société de domiciliation, assurez-vous que celle-ci soit détentrice de l’agrément préfectoral et d’un numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS).
• Veiller à obtenir l’accord de votre bailleur ou de votre copropriété si vous souhaitez domicilier votre société sur votre lieu de résidence.
• Vérifiez que l’ensemble des normes de sécurité soient respectées avant d’établir votre activité dans un local commercial, notamment en matière d’accueil du public.
• Faites l’arbitrage entre les avantages et les inconvénients propres à chaque dispositif de domiciliation (coût, durée du bail, services annexes, équipements partagés, etc.).
• Montrez-vous sélectif quant aux caractéristiques de la zone de chalandise visée (accès routiers, attractivité touristique, concentration de concurrents, pouvoir d’achat moyen par habitant, etc.).
• Prenez connaissance du taux de CFE appliqué dans les différentes communes envisagées, ainsi que de votre éligibilité aux aides fiscales proposées.
• Identifiez raisonnablement vos besoins en termes de surface, d’équipement ou de services annexes et précisez les prestations choisies dans votre contrat de bail.

Ne restez pas en proie au doute et n’hésitez pas à prendre conseil auprès de professionnels. Chez L-Expert-Comptable.com, nos collaborateurs vous accompagnent à toutes les étapes de la création de votre entreprise et définissent avec vous la meilleure solution pour la domiciliation de son siège social.

FAQ sur le siège social d'entreprise 

Comment avoir un siège social ?

La désignation du siège social d’une entreprise est indispensable dès les premières formalités de création. Pour cela, il suffit de déclarer l’adresse de celui-ci lors de la demande d’immatriculation auprès du guichet unique de l’Inpi et d’y joindre l’attestation de jouissance du lieu (contrat de bail, justificatif de domicile ou attestation de domiciliation).

Comment trouver le siège social d'une entreprise ?

L’adresse du siège social d’une entreprise doit figurer sur son extrait Kbis, ainsi que sur l’ensemble de ses documents administratifs et commerciaux (factures, devis, correspondances, etc.).