Que ce soit pour refléter une évolution de vos activités, pour se repositionner sur un marché en mutation ou pour donner une nouvelle image à votre entreprise, un changement de dénomination sociale est une décision importante qui ne doit pas être prise à la légère.
Avant de vous lancer dans ce processus, il est important de prendre en considération plusieurs éléments clés, tels que la disponibilité du nom choisi, les coûts associés, les impacts sur la clientèle et les partenaires, et les démarches administratives nécessaires.
L'Expert-Comptable.com vous présente les différentes étapes à suivre pour un changement de dénomination sociale réussi et les précautions à prendre pour minimiser les risques et maximiser les opportunités.
Pourquoi changer de dénomination sociale ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut décider de changer de dénomination sociale :
Pour refléter un changement de stratégie. Si une entreprise décide de se concentrer sur de nouveaux produits ou services ou de cibler un nouveau marché.
Pour corriger une mauvaise image. Si une entreprise a une mauvaise réputation ou une image négative associée à son nom actuel.
Pour se conformer aux exigences légales. Une entreprise peut être tenue de changer de nom si elle ne respecte pas les exigences légales.
Pour fusionner avec une autre entreprise. Si deux entreprises fusionnent, elles peuvent décider de changer de nom pour refléter leur nouvelle entité combinée.
Quelle différence entre nom commercial et dénomination sociale ?
Le nom commercial et la dénomination sociale sont deux termes différents qui n'ont pas la même vocation.
La dénomination sociale, également connue sous le nom de raison sociale, est le nom officiel enregistré auprès des autorités compétentes pour identifier une entreprise. Elle est utilisée pour les entreprises constituées en société, telles que les SARL, les SA, les SAS, etc. Il s'agit d'un élément qui doit figurer sur tous les documents officiels de l'entreprise, tels que les contrats, les factures, les statuts, les registres, etc.
Le nom commercial ou nom d'enseigne, est utilisé par une entreprise pour commercialiser ses produits ou services. C'est le nom que les clients associent à l'entreprise. Le nom commercial peut être différent de la dénomination sociale, mais il doit être enregistré auprès des autorités compétentes.
Ainsi, la dénomination sociale est le nom légal d'une entreprise, tandis que le nom commercial est le nom sous lequel l'entreprise est connue du public.
Les éléments à prendre en considération avant de passer à l'action
Un changement de dénomination sociale peut avoir un impact non négligeable sur la poursuite d'activité. Avant de vous lancer n'hésitez pas à passer en revue tous les éléments à prendre en considération et notamment à tenir compte de :
L'impact sur la clientèle
Vérifier la disponibilité du nouveau nom potentiel
L'impact sur la clientèle
Un changement de dénomination sociale peut avoir un impact sur la clientèle de l'entreprise, car cela peut créer de la confusion et de l'incertitude chez les clients et les partenaires. Pour éviter ces désagréments, l'entreprise peut mettre en place des solutions via différents leviers :
La communication : Il est essentiel qu'elle soit claire et transparente pour minimiser l'impact sur la clientèle. Il est important d'informer les clients du changement de dénomination sociale et de leur expliquer les raisons derrière cette décision. Les clients doivent être rassurés que le changement n'affectera pas la qualité des produits ou des services de l'entreprise.
La continuité de l'entreprise : Un changement de nom peut être apparenté par les clients comme un changement de direction. Il est donc important de ne pas laisser de doute sur ce point et rassurer les clients. L'entreprise doit continuer à offrir les mêmes produits ou services de qualité que par le passé.
La gestion de la transition : Gérer efficacement la transition vers le nouveau nom pour minimiser les perturbations pour les clients. Pour cela, l'entreprise doit mettre à jour tous les documents commerciaux, les sites web, les médias sociaux, les supports marketing et les cartes de visite pour refléter le nouveau nom.
Le suivi après changement : Porter une attention particulière aux réactions des clients et répondre à leurs préoccupations. Il peut être utile de mettre en place un système de feedback pour permettre aux clients de fournir leurs commentaires et leurs préoccupations.
Vérification de la disponibilité de la nouvelle dénomination sociale et du nom de domaine
Avant de procéder à un changement de dénomination sociale, il est important de vérifier la disponibilité du nouveau nom. Il s'agit de ne pas contrevenir à des droits de propriété intellectuelle.
La vérification doit s'effectuer dans plusieurs domaines et il est parfois conseillé de faire appel à un avocat spécialisé en propriété intellectuelle ou à un conseil en propriété intellectuelle (CPI).
Quelques étapes à suivre pour effectuer cette vérification
Vérifier les registres de noms commerciaux : Vous pouvez commencer par effectuer une recherche en ligne sur les registres de noms commerciaux pour vérifier si le nouveau nom que vous souhaitez utiliser est déjà enregistré par une autre entreprise dans votre pays ou région. Ces registres peuvent être consultés en ligne sur les sites web des organismes gouvernementaux compétents.
Vérifier les marques déposées : Vous pouvez également effectuer une recherche d'antériorité pour vérifier si le nouveau nom que vous souhaitez utiliser est déjà une marque déposée par une autre entreprise. Il peut s'agir d'une marque française, internationale ou européenne, plusieurs bases de données sont consultables sur le site internet de l'INPI, l'OMPI ou l'EUIPO.
Vérifier les noms de domaine : Il est également important de vérifier si le nom de domaine correspondant au nouveau nom que vous souhaitez utiliser est disponible. Vous pouvez effectuer cette recherche en ligne sur des sites web spécialisés dans la recherche de noms de domaine. Cependant, la protection des données rend plus difficile un accès à toutes les informations concernant les noms de domaine (fiches Whois plus limitées)
Comment faire un changement de nom d'entreprise : procédure et formalités ?
Le changement de dénomination sociale se déroule en cinq étapes.
Étape 1 : Prise de décision en fonction du statut juridique
La décision de changer de dénomination sociale doit toujours être prise lors d'une assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire). Cependant, les modalités varient d'une forme juridique à l'autre.
Le changement de dénomination social en SARL et EURL
En SARL, le changement de dénomination sociale est décidé par les associés réunis en assemblée générale extraordinaire. Le gérant doit donc convoquer les associés afin de décider la modification.
Si la société ne comporte qu’un seul associé (EURL ou SARL unipersonnelle), la décision est prise par l’associé unique.
Le changement de dénomination social en SASU et SAS
En SAS, le changement de dénomination sociale est décidé par l’organe qui s’est vu confié statutairement ce pouvoir de modification. La décision n’est donc pas forcément prise par décision collective des associés.
Si la société ne comporte qu’un seul associé (SASU), la décision est prise par l’associé unique.
Le changement de dénomination social en Société Anonyme (SA)
En SA, le changement de dénomination sociale est décidé par les actionnaires réunis en assemblée générale extraordinaire. L’organe compétent doit convoquer l’assemblée des actionnaires afin de décider la modification.
Étape 2 : Rédaction de l'acte de décision du changement de dénomination sociale
Le procès-verbal d’assemblée (ou des décisions de l’associé unique en cas de société unipersonnelle) doit contenir les deux décisions suivantes :
la décision relative au choix de la nouvelle dénomination sociale de la société,
la mise à jour corrélative des statuts.
L’acte doit également contenir l’ancienne dénomination sociale de la société.
Étape 3 : Mise à jour des statuts
Le changement de dénomination sociale implique une modification des statuts par les associés réunis selon les modalités prévues par la loi ou les statuts.
Étape 4 : Publication d'un avis de modification dans le journal des annonces légales
L'avis de modification doit ensuite être publié dans un support d'annonces légales en mentionnant l'ancien et le nouveau nom de la société.
Étape 5 : Déclaration au guichet des formalités des entreprises
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les déclarations de modification et notamment celle du changement de dénomination sociale doivent s'effectuer sur le site du Guichet électronique des formalités d’entreprises.
Un certain nombre de pièces justificatives seront demandées avant que le dossier sait ensuite transféré au greffe du tribunal compétent. Il fera l'objet d'une insertion automatique au Bodacc et le rendra opposable aux tiers.
Les documents nécessaires au changement de dénomination social
Exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l'original par le représentant légal
Attestation de parution de l'avis dans un support d'annonces légales
Que faire après son changement de dénomination social ?
Une fois le changement de dénomination sociale effectué il est important d'effectuer les formalités annexes résultantes du changement comme immatriculer les véhicules de la société à son nouveau nom, protéger légalement la nouvelle dénomination sociale et de s'assurer de sa protection dans le temps, ainsi que de suivre l'impact du changement auprès de sa clientèle.
Protéger sa nouvelle dénomination sociale
Dénomination sociale. Le dépôt de marque vous permettra de protéger votre nom contre l'utilisation non autorisée par d'autres entreprises dans tous les secteurs d'activité, pas seulement dans votre propre secteur.
Surveiller l'utilisation de votre nom. Il est important de surveiller l'utilisation de votre nouvelle dénomination sociale pour détecter toute utilisation non autorisée par d'autres entreprises. Vous pouvez utiliser des outils de surveillance en ligne pour surveiller l'utilisation de votre nom sur le web, ou faire appel à un professionnel qui se chargera d'assurer une veille.
Prendre des mesures légales en cas d'utilisation non autorisée. Si vous constatez qu'une autre entreprise utilise votre nouvelle dénomination sociale sans autorisation, vous pouvez prendre des mesures légales pour faire cesser cette utilisation et obtenir des dommages et intérêts. Vous pouvez engager un avocat spécialisé en propriété intellectuelle pour vous aider à prendre les mesures nécessaires.
Immatriculer les véhicules au nouveau nom de la société
Dans le cas où vous possédez un ou plusieurs véhicules au nom de la société, un changement d'immatriculation sera alors requis. Pour immatriculer les véhicules de votre entreprise au nouveau nom de la société, vous devez obtenir un certificat d'immatriculation, fournir les documents nécessaires, payer les frais d'immatriculation et mettre à jour tous les documents du véhicule.
Il est important de s'assurer que tous les documents sont mis à jour pour éviter toute confusion ou tout problème juridique ultérieur.
Faire un suivi auprès de ses partenaires et clients
L'impact non négligeable que peut générer un changement de dénomination sociale sur l'activité de l'entreprise nécessite de prendre le plus de précaution possible. Notamment prévenir vos partenaires et clients afin de leur éviter toute confusion ou malentendu. Pour cela, plusieurs moyens sont possibles :
Envoyer un courrier électronique ou une lettre
Mettre à jour votre site web
Mettre à jour vos documents de marketing
Mettre à jour vos contrats
Rester disponible pour répondre aux questions : Assurez-vous de rester disponible pour répondre aux questions de vos partenaires et clients concernant le changement de dénomination sociale de votre entreprise.
Quels sont les coûts d'un changement de dénomination social ?
Les coûts d'un changement de dénomination sociale peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'entreprise, sa forme juridique, le secteur d'activité, le nombre de documents et de supports à mettre à jour, et le pays dans lequel l'entreprise est immatriculée...
Le montant des formalités quant à lui s'élève environ à 350 euros (publication au journal d'annonces légales, enregistrement auprès du greffe).
Déléguez les procédures de changement de dénomination social à des spécialistes
Soumis à une procédure stricte et de nombreuses formalités, il peut être judicieux de faire appel à des spécialistes pour s'occuper de cette démarche. L'Expert-Comptable.com s'occupe de tout pour vous et saura également vous conseiller sur nouvelle dénomination sociale qui reflète l'image et les objectifs de votre entreprise, ainsi qu'à vérifier la disponibilité du nom choisi.
Ils peuvent également vous aider à préparer les documents nécessaires pour modifier les statuts de votre entreprise et à les soumettre aux autorités compétentes.
5f59.png){kind=small}
