Qu'est-ce que la date de clôture d'un exercice comptable
Définition et principes
Lors de la création d’une société, les associés la composant (qu’il y en ait qu’un seul ou plusieurs) doivent choisir une date de clôture d’exercice. Cette date permettra l'établissement des documents comptables annuels tels que le Bilan ou le Compte de résultat. La décision pour cette date est importante car elle peut permettre à l’entreprise de bénéficier d’avantages fiscaux si cette date est bien optimisée. Le choix du jour de clôture n’est pas définitif et peut être changé à tout moment au cours de la vie de votre société. Suite à la clôture d’un exercice, votre Expert-comptable dispose de trois mois pour l’établissement des comptes annuels et quinze jours supplémentaires sont attribués aux entreprises ayant leur jour de clôture au 31 décembre.
Principes et règles de la première année comptable d’une société
Selon les règles qui entourent l’exercice comptable, une entreprise doit vérifier au minimum tous les douze mois son inventaire ainsi que la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine. Cela correspond à l’élaboration du Bilan de clôture.
Le premier exercice comptable a pour particularité d’avoir une durée de plus ou moins douze mois. Il n’y a pas de minimum concernant la date du premier exercice mais seulement un maximum correspondant au 31 décembre de l’année suivante de celle de la création. Il est cependant impossible de choisir une date variable pour la clôture comptable, comme par exemple de choisir le premier lundi de chaque décembre comme clôture de l’exercice comptable.
Les sociétés civiles et immobilières (SCI) ne sont pas limitées pour le choix de leur date de clôture des comptes sociaux.
Clôture de l’exercice comptable : les exceptions pour certains types de société
Les BNC
Les entreprises titulaires des Bénéfices non commerciaux (BNC), professions libérales, font partie des exceptions à cette règle.
Ces entreprises n’ont pas la possibilité de choisir leur date de clôture qui se fixe obligatoirement le 31 décembre.
De plus, lorsqu'une entreprise fait partie d’un groupe, les dates d’ouverture et de clôture du premier exercice comptable sont alors imposées selon celles des autres sociétés du groupe.
Les micro-entreprises ou auto-entreprises
Il faut rappeler qu’une micro-entreprise n’est pas obligatoire soumise au choix d’une date de clôture de premier exercice comptable. En effet, les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs ne sont pas soumis au régime de l’imposition sur le revenu (IR) ou de l’imposition sur les sociétés (IS). Ils n’ont donc pas l’obligation de tenir une comptabilité et par conséquent de choisir une date de clôture.
Comment bien choisir la date de clôture de son premier exercice comptable
La date de clôture d’un exercice comptable la plus commune : le 31/12
Les entreprises ont le choix d’établir la clôture de leur exercice comptable à n’importe quelle date de l’année. Cependant il est en effet très courant de voir une entreprise clôturer son activité le 31 décembre. Cette date correspond à la fin de l’année civile ce qui est un bon repère pour la majorité des entrepreneurs.
Il peut-être parfois intéressant de choisir une date de clôture différente du 31 décembre :
Pourquoi personnaliser sa date de clôture d’exercice comptable
Il est important de bien choisir la date de clôture de son exercice comptable. Cela permet d’optimiser aux mieux les possibilités de l’activité d’une société. Le choix doit donc tenir compte de plusieurs critères non négligeables.
- s’adapter à un pic d’activité
Il est en général conseillé de clôturer son activité juste après un pic d'activité c'est-à-dire au moment où l'activité de l’entreprise est au plus faible. Cela aura pour conséquences d’établir un bilan à la date où la trésorerie est la plus importante ainsi que des stocks en faibles quantités des suites de la hausse d’activité. Avoir des stocks en plus faible quantité permet de réduire les travaux d’inventaire ce qui limitera les écritures à passer. Il est déconseillé pour les entreprises, tels que les petits commerces, de clôturer au 31 décembre car c’est le moment où leur activité est la plus importante.
- bénéficier d’optimisations fiscales et sociales
Le choix de la clôture de son premier exercice comptable permet certaines optimisations fiscales. Vous pouvez être exonéré de la cotisation foncière des entreprises (CFE) pour la première année d’activité. Si au premier janvier l’entreprise n’a toujours pas terminé son premier exercice, elle sera alors exonérée.
Il existe aussi la LFI, Loi de Finance initiale, qui est en fin d’année civile et à l’inverse la LFR, Loi de Finances Rectificatives, qui est en début d’année civile. Ces lois affectent les distributions de revenus et permettent donc d’optimiser la distribution des dividendes dans l’entreprise. Ces dispositions doivent donc être prises en compte au moment du choix de la clôture du premier exercice comptable.
Une entreprise est soumise à certaines obligations de déclarations et peut donc choisir sa date de clôture en fonction de celles-ci.
Sur le plan social, la déclaration annuelle des salaires (DADS), nécessitant des salariés, est facilement réalisable avec une clôture de l’exercice comptable au 31 décembre.
Sur le plan fiscal, les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu doivent déclarer une liasse fiscale au 31/12 et à la date de clôture de leur exercice s'il diffère de la fin de l’année civile. Cela aura pour effet de créer une situation intermédiaire. En ce qui concerne les entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, la date limite est le 31 décembre de l’année suivant la création.
- s’adapter aux disponibilités de son Expert-comptable
Il faut aussi rappeler que la date de clôture de l’exercice comptable génère un travail conséquent pour l’Expert-comptable de la société. Il faut donc prendre en compte les disponibilités de celui-ci. Beaucoup de sociétés clôturent le 31 décembre ce qui génère une grande quantité de travail pour les Experts-comptables de janvier à mai de l’année suivante. On appelle ça la période fiscale. Il est donc conseillé de choisir la clôture de son exercice en dehors de cette période afin d’obtenir son Bilan et son Compte de Résultat dans des délais plus brefs.
Comment changer de date de clôture d’exercice comptable
A quel moment changer sa date de clôture d’exercice comptable ?
Une date de clôture est initialement choisie lors de la création de la société. Mais elle peut tout à fait être modifiée au cours de la vie de la société.
On peut donc modifier la durée d’un exercice en le rallongeant ou en le réduisant.
Il est possible de modifier la date de clôture seulement si cette décision est prise avant la fin de l’exercice en cours et avant le début de la nouvelle date choisie. Dans une société, cette décision doit être prise en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).
En ce qui concerne les sociétés unipersonnelles, seul l’associé unique peut prendre cette décision.
Les formalités pour changer sa date de clôture d’exercice comptable
La modification de la date de clôture de l’exercice doit être déposée au Greffe du tribunal de commerce du lieu de siège social de l’entreprise. Les documents à déposer au Greffe sont :
- le formulaire de déclaration de modification (M2)
- une copie des statuts mis à jour, certifiée conforme par le représentant légal
- une copie du procès-verbal de l’AGE, certifiée conforme par le représentant légal
Le changement de date de clôture entraîne une modification des statuts qui devra faire l’objet d’une insertion au journal d’annonces légales (JAL). Cette insertion au JAL devra s’effectuer dans le département du siège social de la société et dans le mois de la modification. Le coût d’une modification des statuts peut varier entre 150 et 1500 euros. Ce prix varie en fonction du nombre d’associés dans la société.
La modification de la durée de l’exercice comptable permet d’éviter une perte en augmentant la durée de l’activité, de sortir des revenus en évitant l’application d’une nouvelle loi ou de s’aligner sur une activité saisonnière.
Pour rappel, les entreprises relevant des Bénéfices non Commerciaux (BNC) ne peuvent pas changer de date de clôture car elle est obligatoirement fixée au 31 décembre.
Pour conclure, le choix de la clôture du premier exercice comptable dépendra de l’entreprise de son activité et de ses objectifs. Elle aura aussi la possibilité de changer cette date à tout moment de la vie de la société.
Le choix de la date de clôture des comptes d'une entreprise doit être fait en tenant compte des incidences sur la présentation des comptes annuels de l'entreprise. En effet, certaines entreprises ont tout intérêt à choisir une date de clôture qui correspond à la fin de la saison. Ceci concerne particulièrement celles qui ont une activité saisonnière. L'intérêt est de présenter des comptes avec un niveau de stock bas et une trésorerie améliorée. Il faut donc fixer sa date de clôture sur son cycle d'exploitation.
Les entreprises en difficulté qui ont pris des mesures correctives ont intérêt à modifier la date de clôture de leurs comptes afin de bénéficier des effets positifs de ces mesures. L'intérêt est donc de présenter des comptes annuels qui tiennent comptes des actions menées et de leurs résultats. Il faudra donc retenir une date de clôture postérieure à celle retenue antérieurement.
Il est en effet possible d'optimiser sa fiscalité en retenant une autre date de clôture que le 31 décembre. En effet, la loi de finance pour l'année à venir ayant lieu à fin décembre, les nouveautés fiscales sont en règle générale accordées aux exercices clos à compter du 1er janvier de cette même année. Par ailleurs, afin de payer moins d'impôt, le choix d'une date de clôture en milieu d'année peut être intéressant. Ce choix pourra être retenu lorsque les bénéfices sur l'année civile sont élevés.
La décision de modification de la date de clôture des comptes annuels doit être prise en assemblée générale extraordinaire. Il peut être décidé de raccourcir ou alors de rallonger la durée de l'exercice comptable. Néanmoins, il conviendra de respecter la règle légale qui impose la tenue d'une assemblée générale d'approbation des comptes annuels une fois par année civile.
Premièrement, il n'est pas conseillé de changer sa date de clôture régulièrement. Deuxièmement, il faut éviter de réduire la durée d'un exercice comptable de plus de trois mois avant de voir requalifiée cette modification d'abus de droit par les services des impôts.
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