Étape importante lors de la création de son entreprise, la domiciliation professionnelle est le choix d’une adresse postale, qui deviendra l’adresse administrative et fiscale, et qui figurera sur tous les documents officiels (Kbis, statuts etc).
Plusieurs options sont possibles pour votre domiciliation, au domicile du gérant, dans un local professionnel dédié ou encore dans une société de domiciliation. Tour d’horizon des avantages et inconvénients de chacune de ces options.
Qu’est-ce que la domiciliation ?
Quelle que soit la taille, la structure juridique ou la nature de son activité, tout entreprise doit déclarer une adresse physique pour son siège social lors de sa création.
Sans adresse physique, pas d’immatriculation délivrée par le Centre de Formation des Entreprises (CFE). La domiciliation est donc la détermination d’une adresse administrative pour votre société, qui peut se distinguer de l’adresse d’activité.
En effet, l’adresse administrative va permettre d’identifier la société, de recevoir son courrier, et d’établir le siège social. À ce titre, l’adresse du gérant peut tout à fait servir de domiciliation pour la société.
L’adresse d’activité peut être un “établissement secondaire” ouvert par la société, un entrepôt, un atelier ou tout autre espace au sein duquel sera véritablement réalisé l’objet social (par exemple, un consultant informatique peut établir la domiciliation à son adresse personnelle, et pourtant exercer son activité au sein des locaux de ses clients).
La domiciliation d’une entreprise
Domiciliation à l’adresse personnelle du gérant
Il est possible de domicilier son entreprise à son domicile personnel si aucune clause ne l’empêche dans les contrats signés par ailleurs (notamment dans le cas de prestations de services réalisées dans les locaux de ses clients, ou encore si le bail n’exclut pas ce cas de figure).
Cette option présente l’avantage d’être peu coûteuse pour l’entreprise, et permet au gérant de se verser un loyer à titre personnel. A noter qu’il n’est pas nécessaire d’être propriétaire de son domicile pour héberger sa société, un locataire peut tout à fait domicilier sa société.
Toutefois, les éventuels déménagements du représentant légal chez qui la société est domiciliée auront pour conséquence un transfert de siège social, formalité qui engendre des honoraires juridiques et des frais de débours auprès du greffe, et ouvrir un établissement secondaire dans le cas où vous utilisez un second local pour entreposer du stock par exemple, si votre domicile ne le permet pas.
Attention, la domiciliation à domicile est limitée à 5 ans, à compter de l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, à cette échéance la société doit avoir pris son propre bail commercial ou s’être rapprochée d’une société de domiciliation.
Auprès d’une entreprise de domiciliation
Certaines sociétés sont spécialisées dans la domiciliation professionnelle, et fournissent des services additionnels à cette activité. Ainsi, en plus d’héberger le siège social de votre entreprise, ces sociétés "boîtes postales” proposent un service de gestion de courrier, une mise à disposition de salles de réunion ou encore des espaces de travail.
Les deux entreprises sont reliées par un contrat de domiciliation, précisant les mentions suivantes :
La durée initiale du contrat est fixée à minimum 3 mois.
L’engagement du domiciliataire d’être immatriculé au RCS durant la durée d’occupation des locaux.
L’engagement du domicilié d’utiliser les locaux exclusivement comme siège de l’entreprise.
Recourir à une société de domiciliation présente plusieurs avantages, tel que préserver l’adresse personnelle du gérant du grand public, éventuellement profiter d’une adresse prestigieuse à moindre coût, ou encore s’épargner les tâches administratives chronophages telles que le standard téléphonique ou l’accueil.
Ces services présentent un coût, qui peut osciller entre 10€ et 100€ HT pour la domiciliation simple, et le même tarif pour les services additionnels.
Dans un local professionnel dédié
Dans le cas où l’activité de l’entreprise requiert d’avoir un local dédié (vente au particulier, ateliers de fabrication, entrepôt de stockage de marchandises), ou si le gérant souhaite louer ou acheter un bureau pour sa société dans le cadre de prestations de services, la domiciliation peut se faire dans cet espace. L’entreprise peut être propriétaire, locataire ou simple occupante de cet espace.
Il faut cependant s’assurer qu’aucune réglementation, disposition légale ou contractuelle ne s’oppose à cela, que ce soit sur le bail commercial ou dans les règles d’urbanisme.
Attention, dans le cas où votre activité est commerciale, le bail commercial est conclu pour une durée de 9 ans, alors qu’il est d’une durée au moins égale à 6 ans dans le cadre d’une profession libérale (on parle alors de bail professionnel).
Dans une pépinière d’entreprises
Dernière solution, la domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprise si votre projet est en phase de gestation, de recherches de financements ou que votre société est sur le point d’être immatriculée.
Cette situation, transitoire (la durée d’engagement au sein de ces structures est souvent réservée aux premiers mois / années d'existence de votre société), permet de minimiser les coûts et de s’immerger dans un univers d’effervescence entrepreneuriale. Les locaux mis à disposition sont généralement adaptés à la taille d’entreprises naissantes, permettant un rassemblement de start-up et jeunes entreprises innovantes dans un même lieu.
La domiciliation d’une association
La domiciliation d’une association répond aux mêmes critères que la domiciliation d’une entreprise, à savoir déterminer une adresse administrative et fiscale à un organisme associatif. Sans cette domiciliation, l’association ne pourra pas être créée et immatriculée.
La domiciliation répond également au besoin de déterminer la préfecture et sous-préfecture de rattachement, déterminer la juridiction territorialement compétente, réceptionner le courrier, accueillir les réunions du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale.
En résumé, le siège social permet à l’association d’exister, de déterminer les lois et territorialités applicables, et de disposer d’un lieu précis.
Ce lieu, au même titre que la domiciliation d’entreprise peut être choisie en différents endroits :
Au domicile personnel du président de l’association
Dans un local appartenant à la collectivité publique de rattachement (dans le cas d’une association locale par exemple)
Dans une maison d’associations
Au sein d’un local loué ou possédé par l’association
En passant par les services d’une société de domiciliation
Comment transférer son siège social ?
Il est tout à fait possible de modifier l’adresse de son siège social au cours de la vie d’une entreprise, afin de le faire passer d’une solution précédemment évoquée à une autre.
Pour effectuer un transfert de siège social, 3 étapes sont nécessaires :
Modifier les statuts de l’entreprise, afin de faire évoluer l’adresse de celle-ci sur les documents officiels. Cette décision, selon le statut juridique de la société, est prise par le gérant, le conseil d’administration, etc.
Publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales, dans un délai d’un mois à partir de l’acte modificatif, indiquant l’ancienne et la nouvelle adresse.
Déclarer la modification des statuts auprès du CFE dont dépend territorialement le nouveau siège social.
Afin de minimiser les risques d’erreurs, et faciliter votre quotidien, il est recommandé de faire appel à votre cabinet d’expertise comptable pour effectuer ces démarches, vous pouvez vous renseigner auprès de L-Expert-Comptable.com pour rencontrer votre expert-comptable en ligne.
Vous bénéficierez alors d’un accompagnement efficace, pour une formalité sans prise de tête.
Les avantages de domicilier son entreprise
Faire appel à une entreprise de domiciliation procure plusieurs avantages qui peuvent ne pas être négligeables lors de la création de sa société.
Le premier avantage se situe au niveau du coût du service, puisque la domiciliation représente une charge entre 10 et 70€ HT environ par mois, alors que la location d’un local dédié peut représenter des frais de plusieurs centaines d’euros.
Ensuite, en plus de la prestation principale de domiciliation (et donc de réception de courrier), des services complémentaires peuvent être proposés, tels que la gestion du courrier, la mise à disposition d’espace de réunion pour accueillir les clients et fournisseurs par exemple, un accueil physique et téléphonique pour vous faire gagner du temps, ou encore un secrétariat complet.
Enfin, le dernier avantage est la possibilité offerte de bénéficier d’une adresse prestigieuse, dans certains quartiers recherchés pour votre société sans avoir à débourser des sommes importantes. Un gain d’image pour votre structure, et la préservation de la vie privée du gérant, puisque son adresse personnelle n’est pas reprise dans la société.
Comment faire domicilier son entreprise ?
Pour domicilier votre entreprise, rendez-vous dans la société de votre choix, en choisissant soigneusement l’adresse selon la proximité et l’image que vous souhaitez donner à votre entreprise.
Dans un second temps, choisissez l’offre qui vous convient le mieux, et qui répond le mieux à vos besoins et attentes, plusieurs formules sont possibles !
Transmettez les documents nécessaires, demandés par l’entreprise de domiciliation, signez le contrat, et votre domiciliation est validée. Une fois l’ensemble des documents transmis, vous recevez votre attestation de domiciliation qui pourra vous être demandée par différents organismes ou pour certaines démarches administratives.
Une société de domiciliation c’est quoi ?
Une entreprise de domiciliation est une entreprise qui propose une adresse administrative aux entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés.
Afin de proposer ce service, un agrément préfectoral est nécessaire, et pour cela un dossier doit être déposé en préfecture. En plus du service de domiciliation, les entreprises concernées proposent souvent des services annexes, qui peuvent être utiles à votre entreprise.
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