Se faire payer ses factures ne devrait pas demander autant d’énergie aux entrepreneurs et indépendants. Les retards de paiement sont légion et les relances deviennent une action quotidienne et surtout chronophage.
La situation est d’autant plus pénible et complexe lorsque le débiteur a fermement exprimé sa volonté de ne pas régler la dette. Heureusement, le créancier dispose de divers moyens pour recouvrer le paiement de ses créances. Découvrez les étapes à suivre pour obtenir le paiement de ses factures !
Prendre des précautions pour se faire payer ses factures
La première chose est de faire reconnaître à son client qu'un engagement bilatéral existe via un contrat (ou devis signé)
Précautions juridiques : comment demander pour se faire payer ses factures ?
Recours quand un client ne paie pas une facture
Pour obtenir le paiement de vos factures, vous devez pouvoir justifier d’un écrit consacrant l’accord passé avec le client et sur lequel figurent les modalités et le délai de paiement. Cet écrit peut prendre la forme d’un contrat, d'un devis ou encore d’une facture. Le document doit évidemment être signé de la main du débiteur. C’est un préalable nécessaire pour que vous puissiez être en droit de réclamer le paiement de votre créance.
Par ailleurs, et pour vous protéger juridiquement davantage, vous pouvez rédiger des conditions générales de vente. Vous pouvez y insérer une clause de réserve de propriété selon laquelle le transfert du bien n’aura lieu qu’au complet paiement de l’obligation, ou encore une clause pénale.
Recouvrement amiable des factures impayées : comment dire à un client de payer ?
En cas d’impayé , la procédure de recouvrement amiable pour les entreprises est la première action à privilégier pour recouvrer les sommes dues par le débiteur.
En effet, il est possible de demander au client de payer à l'amiable dans un premier temps. Le créancier dispose de diverses manières de se faire payer aimablement ses factures : relances téléphoniques et écrites, lettres de mise en demeure, assistance juridique, sociétés de recouvrement, huissiers…
Relances téléphoniques d'une facture non payée : comment réclamer le paiement ?
Lorsque les délais de paiement impartis n’ont pas été respectés par le client, le premier réflexe est de l’appeler. Ce premier contact d'avoir le client par téléphone, permet au créancier de comprendre les raisons de l’impayé (oubli, insolvabilité, facture non réceptionnée….) et de rappeler ses obligations au débiteur.
Si c'est un client fidèle dont la santé financière est critique, la relance téléphonique peut être l’occasion de rediscuter des modalités de paiement : allongement des délais de paiement par le biais d'un versement d'un acompte ou échelonnement de la dette.
En tout état de cause, l’appel doit absolument être courtois. Il est interdit de menacer ou d’exercer une quelconque pression sur le débiteur, sous peine de sanctions pénales. L’objectif est de trouver une solution amiable.
À l’issue de l’appel, il est conseillé d’envoyer un mail au client pour rappeler brièvement la conversation téléphonique et obtenir un écrit de sa part s’engageant à payer la facture. Vous pouvez également formuler une reconnaissance de dette et la faire signer par le débiteur. Cela permet de vous pré-constituer une preuve supplémentaire en cas de litige.
Lettres de relance pour une facture non réglée
Si l’appel téléphonique n’est pas suivi d’effet, l’entrepreneur peut rédiger une lettre de relance. La lettre doit notifier que la dette est arrivée à échéance et rappeler au débiteur son obligation de payer la facture. L’objectif est d’obtenir du client qu’il régularise la situation.
Une lettre de relance n’est pas un acte juridique à proprement parler. Aucune mention obligatoire n’est exigée.
Pour autant, le document peut rappeler le numéro de la facture, le montant, la date de paiement initiale et le délai légal de paiement et peut être accompagnée d’une copie de la facture. Par ailleurs, la lettre peut être envoyée par mail, courrier simple ou par lettre recommandée avec avis de réception.
Vous pouvez envoyer plusieurs lettres de relance. Toutefois, si elles restent sans effet, il convient d’interpeller le débiteur au moyen d’une mise en demeure.
Demande de paiement par mises en demeure
Contrairement à la relance, une lettre de mise en demeure produit des effets juridiques. Cette sommation de payer constitue un préalable obligatoire à toute procédure judiciaire. Toutefois, pour être valable et efficace, une mise en demeure doit respecter certaines conditions de forme. En effet, l’écrit doit contenir les mentions obligatoires suivantes :
Mention “mise en demeure” ;
Date ;
Coordonnées du débiteur et du créancier ;
Résumé du litige et rappel des obligations du débiteur ;
Expression claire et ferme de la volonté du créancier d’obtenir la régularisation de la situation ;
Précision du délai de paiement (généralement 8 jours) ;
Signature de l’expéditeur.
De plus, la lettre doit rappeler qu’en cas de non-paiement, le débiteur s’expose à des pénalités de retard (intérêts de retard et indemnités forfaitaires) ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Enfin, vous pouvez adresser cette mise en demeure par courrier simple, mais il est fortement recommandé de l’envoyer par lettre recommandée.
Mise en oeuvre de l’assistance juridique du contrat d’assurance
Certains contrats d’assurance incluent une assistance juridique en cas de facture impayée0.. Les compagnies d’assurance proposent alors à leurs sociétaires de bénéficier de l’assistance de juristes qui peuvent les aiguiller dans leurs démarches. Il ne s’agit toutefois pas d’un service complet se chargeant de récupérer le montant des factures impayées à votre place, mais bel et bien d’un rôle de conseil afin de vous orienter.
Utile et pratique, cette solution connaît toutefois ses limites, surtout si le chef d’entreprise ou l’indépendant n’a que peu de temps à consacrer à cette tâche, ou que les impayés sont monnaie courante dans le flux de transactions.
Solliciter des professionnels du recouvrement pour non paiement
Pour le paiement facture en ligne
Les cabinets spécialisés dans le recouvrement de créances représentent une solution très prisée par les créanciers qui souhaitent se faire payer leurs factures. Ces experts en procédures et en négociations s’occupent de tout à votre place et vous n’avez alors plus à entrer en contact avec votre débiteur (à moins que vous ne le souhaitiez).
La plupart des agences de recouvrement privilégient avant tout le règlement à l’amiable en relançant le mauvais payeur et en lui proposant un plan de règlement. Si aucun accord ne se met en place entre les parties, alors le cabinet de recouvrement d’impayés peut mettre en place une procédure judiciaire.
L’avantage de cette formule est que vous ne déboursez pas de frais à l’ouverture du dossier, et que les honoraires ne sont dus qu’au moment où vous récupérez les montants dus. Il est possible de traiter avec certaines agences directement par Internet, sans se déplacer. Parmi ces prestataires, on peut notamment citer le Cabinet d’Ormane , Sefairepayer.com ou encore le Cabinet BRR.
Outre les sociétés de recouvrement, vous pouvez vous tourner vers un avocat spécialisé dans le recouvrement des créances. En effet, avant d’engager une procédure judiciaire, ce professionnel du droit tente généralement d’obtenir le règlement amiable de la dette.
Enfin, il est également possible de solliciter un huissier de justice pour le règlement de ses factures. Cela donne un caractère plus formel aux relances. La saisine d’un huissier est en effet possible, en dehors de toute procédure judiciaire, grâce à la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Toutefois, cette procédure n’est possible que si la créance à recouvrer est d’un montant inférieur ou égal à 5 000€.
Si le débiteur accepte de participer à la procédure et si les parties s’accordent sur les conditions de paiement, l’huissier de justice délivre un titre exécutoire. En revanche, en cas de refus du débiteur, il convient d’engager une procédure judiciaire.
Comment obliger un paiement par le recouvrement judiciaire des factures impayées ?
Si, malgré la procédure amiable, le défaut de paiement persiste, il est nécessaire d’emprunter la voie judiciaire. Pour recouvrer un impayé, trois types de procédures judiciaires sont possibles : injonction de payer, référé provision et assignation en paiement.
Injonction de payer
La procédure d’injonction de payer est une procédure accélérée et simplifiée permettant au créancier de recouvrer ses créances. Cette procédure est non contradictoire. Cela signifie que la décision de justice est rendue sur la base des seuls éléments apportés par le créancier. En effet, le débiteur ne comparaît pas devant le tribunal.
Si le juge estime que la requête est justifiée, il rend une ordonnance portant injonction de payer. L’ordonnance revêtue de la formule exécutoire vaut titre exécutoire. Par conséquent, si le débiteur ne règle pas spontanément la facture à réception de l’ordonnance, un huissier de justice mettra en œuvre une procédure de saisie sur les biens du débiteur.
Référé-provision
Le référé-provision est une procédure accélérée permettant au demandeur de solliciter le prononcé urgent de mesures provisoires tendant à préserver ses droits. Dans le cadre de cette procédure, le juge ne se prononce pas sur le fond du litige, de sorte que la décision rendue n'est pas définitive. L'ordonnance à un caractère provisoire.
Le référé-provision permet au créancier demandeur de recouvrer un impayé parle biais d'une provision. Pour engager une telle procédure, la condition d'urgence n'est pas à démontrer. En revanche, la créance, objet du litige, ne doit pas être sérieusement contestable. Autrement dit, l'obligation doit être manifestement sérieuse et ne doit pas faire de doute dans l'esprit du juge.
Assignation en paiement
Si le recours de la procédure d'injonction de payer ou le-provision ne vous permet pas d'obtenir le règlement de vos factures, vous devez envisager une assignation au fond. L'assignation en paiement est une procédure contentieuse contradictoire qui donne lieu à un procès. Chacune des parties présente ses arguments au juge. Si le tribunal considère que le défaut de paiement est injustifié, il peut prononcer des mesures d'exécution forcée à l'encontre du débiteur récalcitrant.
Il est vrai que c'est une procédure longue et onéreuse. Cependant, à l'issue de la procédure, le créancier peut obtenir des dommages et intérêts si le juge fait droit à sa demande.
etc.). Cet engagement stipulera clairement quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect des obligations et que la prestation ne sera réalisée qu'après paiement d'une provision. Dans ce cas il n'y a pas de problème de non règlement de la facture qui sera émise une fois que vous aurez rempli votre part du contrat avec la mention « Réglée ».
A défaut et une fois que vos volontés se sont exprimées et donc dans le cas où il n'y aurai pas de règlement de provision, émettez une facture qui indiquera clairement au client le délai de paiement que vous lui octroyez (restez dans la limite maxi et légale des 60 jours à compter de la date d'émission de la facture), le montant de l'escompte s'il avait été négocié, le prix net et unitaire ainsi que le nombre d'unités prévues, les remises accordées ainsi que les pénalités applicables si le client ne respecte pas le délai convenu.
Pour mieux comprendre les enjeux de la gestion du poste client, lire l'article Qu'est-ce que le Besoin en Fonds de Roulement (BFR)?
Si ça ne suffit pas pour se faire régler ses factures
Il faut relancer ses clients pour essayer de se faire régler ses factures et en se prévalant des clauses que vous aviez pris soin de faire figurer dans les conditions générales de vente.
C'est notamment la clause de réserve de propriété qui intervient s'il s'agit de marchandises ou encore l'application d'intérêts moratoires ou encore une clause pénale etc... Pour aller plus vite et gagner en temps car « le temps c'est de l'argent » cherchez à transiger si la marge était très largement suffisante et si le client est de bonne foi.
Par contre si aucun accord amiable n'est possible ou si le client qui est devenu votre débiteur vous fait des promesses qu'il ne tient pas, vous pouvez vous diriger vers la voie contentieuse pour vous vous faire régler vos factures.
Tout d'abord il faut bien évaluer le coût d'une telle procédure car celle-ci est souvent onéreuse par rapport au montant des factures et donc il faut généralement privilégier la requête en injonction de payer ou l'externalisation du recouvrement via un huissier de justice qui saura quoi faire en fonction de la nature de la créance et des caractéristiques de mon client.
Ou sinon et afin d'éviter d'avoir à gérer quoi que ce soit en matière de recouvrement, faire appel à un cabinet spécialisé en recouvrement de créances, et avec qui vous aurez la certitude de vous faire régler vos factures dans un délai tout à fait raisonnable.
Alors avant tout, prévoyez, et dans le pire des cas analysez ! Mais surtout ne soyez pas laxistes car de la santé de votre entreprise dépend celle des autres !
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