L’adresse de domiciliation est importante lors de la création d’une entreprise, puisqu’elle donne la nationalité et le pays dans lequel l’entreprise paye ses impôts. La domiciliation commerciale de son entreprise est donc un acte mûrement réfléchi sur lequel peut dépendre la réussite de votre activité. Différents paramètres sont à prendre en compte dans le choix du lieu de domiciliation : stratégie commerciale, protection de la vie privée, réduction des coûts… L-Expert-Comptable.com vous donne les clés pour faire votre choix de domiciliation pour votre entreprise et les démarches à suivre pour la réaliser.
Où domicilier son entreprise?
Domicilier son entreprise chez soi
De nombreux entrepreneurs choisissent de domicilier leur entreprise chez eux , dans une logique de réduction des coûts, particulièrement dans les premières années de création de leur société, puisque cette démarche est gratuite. Au regard de la loi, le siège social de l’entreprise est donc au domicile personnel de son dirigeant. Plusieurs situations sont à distinguer.
Le cas où le représentant légal de l’entreprise est propriétaire
Si vous êtes propriétaire, il est possible de domicilier votre entreprise chez vous à condition que le bail ou le règlement de copropriété ne l’interdise pas expressément. Cependant, même dans le cas où cela est interdit par un bail ou un règlement de copropriété, la loi vous autorise à le faire pendant 5 ans à compter de la date de création de l’entreprise. Cela vous donne un délai pour trouver une autre solution de domiciliation pour votre société à usage strictement professionnel (local à usage commercial, bureau, société de domiciliation...).
Le cas où le représentant légal de l’entreprise est locataire
Si votre propriétaire est d’accord, vous devez le prévenir par courrier avec accusé de réception que vous domiciliez votre entreprise dans la maison ou l'appartement que vous louez.
Le cas où le représentant légal de l’entreprise est hébergé par un tiers
Là aussi, vous devez obtenir l’accord de votre hébergeur pour domicilier votre entreprise dans son lieu d’habitation
Les cas particuliers
Il faut faire attention dans les villes de plus de 200 000 habitants et les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne : l’entreprise ne pourra être domiciliée dans un lieu d’habitation que si celui-ci est la résidence principale du chef de l’entreprise qui est le représentant légal de la société (et pas celle de ses associés s’il en a par exemple). De plus, dans ce cadre-là, il est interdit pour l’entrepreneur de recevoir de la clientèle, de stocker des marchandises et de recevoir des tiers chez lui dans le cadre de son activité.
Les règlements de copropriété peuvent comporter certaines clauses indiquant le refus d’activités polluantes, bruyantes, le passage de clientèle ou la réception de marchandises par exemple. Il convient de prêter attention à ces clauses pour savoir si votre entreprise peut être domiciliée chez vous ou pas et si vous pourrez y exercer votre activité en toute tranquillité. Vous devez aussi prévenir votre syndic de la démarche de domiciliation de votre entreprise.
Enfin, ne confondez pas adresse de domiciliation et lieu d’exercice : vous pouvez exercer votre activité chez vous à domicile sans que votre adresse personnelle soit le siège social de l’entreprise à condition de ne pas causer de nuisances sonores.
Domicilier son entreprise chez soi : avantages et inconvénients
L’avantage majeur de domicilier son entreprise chez soi est économique : l’entreprise n’a pas à débourser d’argent pour louer un local professionnel. Ceci est particulièrement pour une entreprise qui n’a pas encore une situation financière stable puisque cette démarche lui permet de minimiser ses coûts fixes pour atteindre plus rapidement son seuil de rentabilité.
Cette option a aussi un avantage fiscal puisqu’il est possible de faire verser un loyer déductible à son entreprise.
Cependant, cette solution a aussi des inconvénients : manque de place pour travailler sur vous vivez dans un petit appartement ou pour recevoir des clients ou partenaires chez vous, plus de difficultés à être productif, peu possible de stocker des produits dans le cas d’une activité de vente de marchandises… Toutes ces difficultés peuvent vous amener à payer des loyers pour exercer votre activité aisément. Cela peut rapidement faire monter les dépenses et vous faire perdre du temps. De plus, votre vie privée va en être impactée : l’adresse du siège social étant aussi celle de votre domicile, elle sera forcément diffusée puisqu’elle apparaîtra sur des documents officiels.
Domicilier son entreprise dans des locaux commerciaux
Choisir de domicilier votre entreprise dans des locaux commerciaux est une solution intéressante si vous avez des employés ou si vous exercez une activité qui nécessite des locaux, comme la vente de marchandises, pour y entreposer les stocks.
Ce type de domiciliation permet de garder une séparation vie privée-vie professionnelle plus distincte que dans le cas précédent ; cependant, louer des locaux a un coût que l’entreprise doit pouvoir prévoir sur le long terme.
Domicilier son entreprise dans les locaux d’une autre société
Domicilier son activité dans une autre société, qu’on appelle société de domiciliation est une pratique courante chez les entrepreneurs.
Les principales motivations de ce choix sont souvent :
La localisation de la société de domiciliation
Son adresse peut être stratégique et peut offrir de la visibilité à votre activité. C’est particulièrement le cas pour les sociétés de domiciliation situés près ou dans les grands centres d’affaires. De plus, certaines sociétés de domiciliation ont parfois des bureaux dans lesquels il est possible de travailler moyennant un petit loyer pour quelques heures/jours
La protection de votre vie privée
Votre adresse personnelle n’apparaît pas sur les documents officiels de votre entreprise
Un faible coût
Cette solution est peu coûteuse au regard de tous les avantages proposés. Il faut cependant bien vérifier que la société de domiciliation est une boîte de domiciliation et non pas une boîte postale ; dans ce cas, les avantages sont peu intéressants pour un entrepreneur
Les démarches à suivre pour obtenir une attestation de domicile
Notion de siège social ou adresse de domiciliation
Le siège social est l’adresse administrative et légale d’une entreprise, que l’on appelle aussi l’adresse de domiciliation. C’est l’adresse qui va apparaître sur le formulaire d’immatriculation qui va être transmis au Centre de Formalité des Entreprises (CFE). C’est aussi l’adresse de réception de son courrier.
Le siège social n’est cependant pas à confondre avec le lieu d’exercice de l’entreprise, qui est l’adresse où est concrètement exercée l’activité de l’entreprise. Les deux adresses peuvent être distinctes ou réunies en un même lieu.
Le siège social d’une entreprise donne sa nationalité. C’est de cela que dépend le montant des impôts et taxes que l’entreprise va payer (à partir de son bénéfice imposable), régulé par Service des Impôts des Entreprises (SIE) et le tribunal de commerce compétent. C’est pour cela que de nombreux grands groupes disposent d’un siège social à une adresse différente que les adresses de ses magasins ou entrepôts, dans le but de payer le moins d’impôts possibles.
Le bénéfice imposable de votre entreprise peut diminuer si vous engagez des frais pour la domiciliation de votre entreprise dans votre logement, en y facturant un loyer, de l’électricité et du chauffage entre autres. Cependant, le loyer doit être proportionnel à la surface consacrée à votre activité dans votre habitation : si vous travaillez dans votre chambre par exemple et que celle-ci représente 15% de la surface de votre appartement, la proportion du loyer pris en charge par l’entreprise ne doit pas être supérieure à 15% pour que l’administration fiscale l’admette. Il en est de même pour vos autres dépenses.
Vous devrez déclarer ce loyer dans la déclaration globale de vos revenus pour le paiement de l’impôt sur le revenu des personnes physiques.
Documents nécessaires à l’attestation de domicile pour la création d’entreprise
L’attestation de domiciliation est un document obligatoire pour l’immatriculation d’une entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés ( RCS ). Elle est à déposer au Centre de Formalité des Entreprises ( CFE ) compétent au moment de l’immatriculation de celle-ci, après avoir rempli le formulaire P0 d’immatriculation. Si vous passez par un Expert-Comptable, il faudra lui envoyer directement.
Les pièces et informations nécessaires à la création d’attestation de domicile pour votre entreprise varient en fonction des situations :
si votre entreprise est domiciliée chez vous : il faut que vous écriviez une attestation sur l’honneur, sur papier libre.
si vous êtes locataire : il vous faudra une autorisation d’hébergement de votre propriétaire et un justificatif de domicile comme une facture de gaz ou d’eau par exemple.
si vous êtes propriétaire : il vous faudra rédiger vous-même cette attestation pour prouver que votre entreprise est domiciliée à votre adresse
si vous êtes hébergé chez un tiers : celui-ci doit vous fournir une attestation de domicile en y joignant un copie de ses papiers d’identité, si celui-ci est d’accord pour que vous domiciliez votre entreprise à son adresse
si votre entreprise est domiciliée par une société de domiciliation : un contrat de domiciliation doit être signé par cette société, qui sera considéré comme une attestation de domiciliation.
si votre entreprise est domiciliée dans un local commercial (qui ne vous appartient pas) : il vous faudra une attestation de domiciliation de la société à qui appartient le local commercial (comme un contrat de domiciliation), qui doit obligatoirement être signée par un des mandataires sociaux de la société ; la pièce d’identité de ce mandataire social et un extrait K-bis de la société qui accepte la domiciliation de l’entreprise ; si le local vous appartient, seul un justificatif de domicil de moins de 3 mois (facture d’électricité par ex) sera nécessaire
Suivant les situations de l’entreprise, les justificatifs de domicile pourraient être demandés par le greffe du Tribunal de Commerce ou le Centre de Formalités des Entreprises au moment de l’enregistrement de l’entreprise.
Comment changer d’adresse de domiciliation de votre entreprise (démarches + coûts)
Vous devez publier dans un JAL (Journal d’Annonces Légales) l’avis de modification avec l’ancienne et la nouvelle adresse de domiciliation, jusqu’à un mois après la date du changement.
Pour changer d’adresse de domiciliation de votre entreprise, il suffit de le déclarer au Centre de Formalités des Entreprises ce qui peut se faire en ligne.
Les documents nécessaires à ce changement d’adresse sont :
l’acte de modification de l’adresse
les statuts mis à jour de l’entreprise
un justificatif de domiciliation des nouveaux locaux (une facture d’eau par exemple)
l’attestation de parution dans le JAL
le formulaire M2 pour une personne morale ou P2 pour une personne physique : ces formulaires servent à prévenir les administrations de tout changement lié aux entreprises. Il doit être déposé au CFE, qui préviendra l’URSSAF, les impôts et le Registre du commerce et des sociétés (RCS) qui mettra à jour l’immatriculation de l’entreprise
Le coût de transfert de siège social varie entre 100 et 500 euros en fonction du type d’entreprise : il comprend les frais de greffe du Tribunal de commerce, d’annonce légale et les frais de chambre en cas d’inscription au Tribunal des Métiers (pour certaines activités uniquement).
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