Immatriculation SAS : Les étapes à suivre

L’immatriculation d’une société par actions simplifiées (SAS) est un processus qui permet à la société de devenir légalement reconnue. Il s'agit d'une étape importante pour les entrepreneurs qui souhaitent créer une entreprise. L’immatriculation d'une SAS est régie par le Code de commerce français.

Podcast : Immatriculation de la SAS ? On vous donne les étapes à suivre

Pourquoi immatriculer une SAS ?

Immatriculer une SAS est une étape obligatoire dans le processus de création d'une société en France, qu'importe sa forme juridique d'entreprise. Elle marque la fin de la période constitutive. La structure possède alors une personnalité morale distincte qui lui est propre, lui permettant d’agir en son nom.

La procédure de demande d’immatriculation de la SAS implique de réaliser un certain nombre de démarches administratives. Celles-ci sont incontournables pour obtenir les documents nécessaires permettant à la structure de conclure des actes juridiques en son nom et de facturer ses premiers clients. 

Une fois l’enregistrement de la société effectué en ligne sur le site du guichet unique des formalités des entreprises, le président reçoit, dans un premier temps, un récépissé d’une validité d’1 mois. Celui-ci précise que la SAS est en cours de formation et permet d’ores et déjà à son responsable légal de poursuivre ses démarches liées à la création (souscription d’assurances obligatoires, etc.). Dans un second temps, il reçoit une notification confirmant l’immatriculation de la SAS, ainsi que les pièces suivantes : 

• un extrait Kbis de l’entreprise ;

• la notification du numéro SIRET de l’établissement ;

• le numéro de TVA intracommunautaire ;

• le numéro d’identification au répertoire Sirene (système national d’identification et du répertoire des entreprises et de leurs établissements) de l’Insee ;

• le numéro d’inscription au RCS (registre du commerce et des sociétés).

L’extrait Kbis correspond à la carte d’identité de la société et justifie de son existence légale. 

Le numéro SIRET, quant à lui, se compose de 14 chiffres et sert à identifier l’adresse de l’établissement en question. Il comprend le numéro SIREN de l’entreprise (comportant 9 chiffres immuables), et se trouve suivi du numéro NIC (5 chiffres) visant à distinguer les différents établissements des uns des autres. Le déménagement de l’un d’entre eux entraîne donc la modification de la terminaison du numéro SIRET. 

Le numéro de TVA intracommunautaire s’avère également très utile. Il concerne les entreprises assujetties à la TVA et domiciliées dans un État membre de l’Union européenne. Pour l’obtenir, il est possible d’en faire la demande auprès de son centre de services des impôts des entreprises (SIE). Dans le cadre d’une livraison de prestation dans un autre pays membre de l’UE, le numéro de TVA doit être apposé sur toutes les factures.

Il permet de faciliter le suivi de la TVA, ainsi que les transactions commerciales en termes de démarches auprès des douanes.

Le numéro d’identification des entreprises, plus communément appelé numéro Siren, est attribué par l’Insee et fait suite à l’inscription au répertoire Sirene. Il ne présente aucune valeur juridique, mais permet de consulter les informations (code APE, date de début d’activité, etc.) régulièrement mises à jour concernant une entreprise, ou d’obtenir son avis de situation.

Enfin, le numéro d’inscription au RCS concerne les entreprises exerçant une activité commerciale. Il présente l’intérêt de prouver son enregistrement au registre des commerces et des sociétés, et de garantir la conformité de son activité. 

Il est à noter que depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique concentre l’ensemble des démarches de création d’entreprise.

Ainsi, la simple demande d’immatriculation de la SAS donne lieu à l’inscription automatique de la société par la plateforme aux répertoires et aux registres afférents. De même, elle se charge de communiquer les informations relatives à la société aux divers organismes concernés (URSSAF, impôts, etc.).

Comment immatriculer une SAS ? Les étapes

Étape 1 : Réaliser les démarches en amont de l'immatriculation de la SAS

Rédaction des statuts

La rédaction des statuts est préalable à l'immatriculation de la S.A.S.

Les statuts doivent donc être rédigés avant l'immatriculation par les associés (actionnaires) de la société. Les statuts vont contenir les éléments concernant la société et sa création ainsi que les règles qui vont régir la vie de la société.

Les principaux éléments sont le capital social, la dénomination sociale, le lieu du siège social, mais également les règles applicables en cas de conventions réglementées ou de cessions d'actions.

Choisir les dirigeants

Une S.A.S. est dirigée par des personnes physiques et/ou morales appelées présidents. Les statuts de la SAS précisent la nomination d'un président par les associés lors de la création de l'entreprise ou par l'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) au cours de son existence.

Un président réalise les opérations suivantes :

• contrats conclus avec la société et opérations courantes ; représentation vis-à-vis des tiers

• actes engageant le patrimoine de la société

• détermination de la politique d’investissement, de la stratégie financière de la société,

• organisation des affaires sociales,

• management et gestion des ressources humaines et des salariés (comprenant les embauches et les licenciements),

• convocation aux assemblées générales.

Sur le plan légal, une SAS est limitée à un seul président. Cependant, d'autres personnes peuvent accéder aux mêmes prérogatives sans être désignés sous le titre de "président". La loi autorise en effet les associés d'une SAS à instaurer des postes de directeurs généraux, et contrairement à la présidence, il n'existe aucune restriction concernant le nombre de directeurs généraux pouvant être désignés au sein de la SAS.

Dépôt du capital social de la SAS

Le capital social correspond aux apports réalisés par les associés lors de la création de la société. Les informations telles que le montant du capital social, sa répartition ou encore la valeur nominale de chaque action.

Il n'existe aucune contrainte quant au montant minimal ou maximal du capital social d'une SAS, ce qui implique qu'il est fixé au minimum à 1€.

Lorsque la société est en cours de formation jusqu'à son immatriculation, le capital social est déposé sur un compte au notaire en attente de la création. Il peut être libéré sur appel de directoire ou du conseil de surveillance.

Une fois la société définitivement créée grâce à l'immatriculation, le capital social est déposé dans les comptes de la société.

Les associés peuvent contribuer au capital social de trois manières différentes : en numéraire, en nature ou en industrie.

Établir le siège social

Le siège social d'une S.A.S. est le lieu d'activité de la société. Il est choisi par les fondateurs et est mentionné dans les statuts. Il peut être déplacé sous ratification de la prochaine assemblée générale extraordinaire (A.G.E.). Concernant l'immatriculation, le département du siège social va déterminer le registre du commerce des sociétés (R.C.S.) où réaliser l'immatriculation.

Vous avez la possibilité d'immatriculer votre SAS à votre domicile personnel, que vous soyez propriétaire ou locataire. En tant que locataire, il vous suffira de soumettre une demande écrite à votre propriétaire, en l'absence de clauses contraires dans le bail, la demande devrait être approuvée automatiquement.

Étape 2 : Le dossier d'immatriculation de la SAS

Publier une annonce dans un Journal d’Annonces Légales (JAL)

L'annonce de constitution de la SAS doit être diffusée dans un journal spécifiquement habilité à publier des annonces légales dans le département où l'entreprise est en cours d'immatriculation.

Son objectif vise à informer les tiers de la naissance de la société.

Le choix du journal d'annonces légales est une décision laissée à l'appréciation des associés de la SAS, qui ont la liberté de sélectionner celui qui correspond le mieux à leurs exigences.

Cette démarche est soumise à des frais, dont le montant varie en fonction du département. Pour une SAS, le coût de cette formalité varie entre 193€ et 226€.

Constituer un dossier de création de SAS

Il s'agit de la dernière étape du processus. Un dossier, constitué de diverses pièces justificatives, doit être déposé au greffe du Tribunal de commerce.

Les pièces à joindre sont les suivantes :

• Un exemplaire des statuts signés par les associés, avec un exemplaire de la décision de nomination du ou des dirigeants sociaux,

• Une attestation de parution de l’annonce légale dans un JAL,

• Un exemplaire du rapport du commissaire aux apports (en cas d’apport en nature),

• Un formulaire « M0 » complété et signé,

• Une copie d’une pièce d’identité du président et des éventuels directeurs généraux,

• Un justificatif de domiciliation de la SAS,

• Une déclaration sur l’honneur de non condamnation et une attestation de filiation,

• Une déclaration des bénéficiaires effectifs,

• Un exemplaire du certificat de dépôt des fonds (en cas d'apport en numéraire),

Une fois le dossier validé par le greffe et la société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM), la SAS recevra dans les plus brefs délais :

• Son extrait Kbis

• Son numéro Siren / Siret

• Son numéro de TVA intracommunautaire

• Son code APE

Étape 3 : Déposer le dossier d'immatriculation

Une fois que toutes les démarches préalables ont été effectuées et que le dossier d'immatriculation est complet, il est temps de le déposer pour officialiser la création de la SAS.

1. Lieu de dépôt : Le dossier doit être déposé au greffe du Tribunal de commerce du département où se situe le siège social de la SAS. Si la société exerce une activité artisanale, elle devra également être immatriculée au Répertoire des métiers (RM) de son département.

2. Vérification du dossier : Avant le dépôt, assurez-vous que toutes les pièces justificatives sont présentes et conformes. Tout manquement ou erreur peut entraîner un retard dans le processus d'immatriculation.

3. Frais de dépôt : Le dépôt du dossier est généralement soumis à des frais. Ces frais varient en fonction du département et du type d'activité de la société. Il est conseillé de se renseigner au préalable auprès du greffe concerné.

4. Réception de l'extrait Kbis : Après le dépôt et la validation du dossier par le greffe, la société recevra son extrait Kbis. C'est le document officiel attestant de l'existence juridique de la société. Il contient des informations essentielles comme le numéro Siren, le code APE, ou encore le numéro de TVA intracommunautaire.

Quels sont les documents à fournir pour immatriculer une SAS ?

Pour monter un dossier d’immatriculation de SAS en bonne et due forme, le président est tenu de réunir de nombreuses pièces administratives. Certaines peuvent différer selon la nature de l’activité exercée ou sur la base d’autres critères. Toutefois, l’ensemble des documents requis sont les suivants : 

• l’exemplaire original des statuts juridiques, daté et signé par l’ensemble des associés ;

• le justificatif de domiciliation du siège social de la SAS (contrat de bail, contrat de domiciliation, facture EDF, quittance de téléphone, etc.) ;

• le pouvoir signé dans le cadre d’une délégation de la réalisation des formalités par un tiers (un expert-comptable par exemple) ;

• la déclaration des bénéficiaires effectifs ;

• l’autorisation d’exercer une activité réglementée par l’autorité compétente le cas échéant ;

• le certificat du dépositaire des fonds précisant le nom des souscripteurs, le nombre d’actions qu’ils détiennent et le montant des apports réalisés par chacun d’entre eux ;

• l’attestation de parution de l’avis de création de la SAS dans un journal d’annonces légales (JAL) ;

• la copie de la pièce d’identité du représentant légal s’il s’agit d’une personne physique, accompagnée d’une attestation de non-condamnation signée et d’un certificat de filiation ;

• selon la situation, la copie de l’acte de vente du fonds de commerce, du contrat de location gérance, ou de gérance mandat, ainsi que l’attestation de parution au JAL relative à l’acte en question.

Lors de la constitution du capital social de la SAS, les associés sont libres de réaliser leurs apports en numéraire, mais également sous la forme d’apports en nature. Dans ce cas, ils sont tenus de procéder à l’estimation des montants qu’ils font entrer au capital social. Bien que les associés soient autorisés à le faire eux-mêmes (par acte sous seing privé), il est vivement recommandé de désigner un commissaire aux apports, plus à même de s’en charger de manière objective. En effet, une erreur d’estimation peut se révéler lourde de conséquences pour l’entreprise. 

Tout savoir sur le capital social :

Les associés ayant recours aux services d’un commissaire aux apports ont alors l’obligation de joindre le rapport de ce dernier à leur dossier. Il en est de même dans le cadre de la désignation d’un commissaire aux comptes (CAC).

Dans ce cas, l’exemplaire de la lettre d’acceptation de désignation de ce dernier doit figurer parmi les documents à fournir, ainsi que le justificatif de son inscription sur la liste officielle des CAC.